הסדנאות שלנו בארגונים
תפריט הדרכות ניהול זמן בעולם העבודה החדש
על פי האבחון שנערוך ואיתור צורכי המשתתפים, נבנה תוכנית במינונים הנדרשים, מתוך עולמות תוכן של ההתמחות שלנו כמפורט מטה. ניתן לבחור יחידה אחת מהן, או לשלב כמה מהיחידות בתוכנית מותאמת.
כמו כן ניתן ניתן לשנות את המשכים לרזולוציות שונות (הרצאה - שעה וחצי, סדנה - ארבע שעות):
1 | "לנהל את הזמן במקום שהוא ינהל אותי" | איך לנהל את עצמי ולהגיע למה שחשוב לי באמת?
2 | "סדר במשימות, בראש ובנשמה" | איך להתארגן נכון בצורה שתאפשר לי להספיק הרבה יותר?
3 | "הוואטסאפ – מגזלן זמן לעוזר אישי" | איך למצות את הוואטסאפ ככלי עזר בניהול משימות?
4 | "ממתכוונים לעושים" | איך לנהל בלת"מים, ולהצליח לתעדף משימות בעידן של הצפה?
5 | "כל דבר בעתו" | מתי עדיף לעשות מה, ואיך לתכנן נכון את היום כדי שנמצה אותו יותר?
6 | "הוקוס פוקוס" | איך להפסיק לקפוץ מדבר לדבר ולהתנהל נכון בסביבה עתירת הסחות דעת?
7 | "בלת"מ ונשלם" | ניהול משימות מתפרצות
8 | "אינבוקס זירו בשיטת חי/מת" | איך לנהל ביעילות את ערמות המיילים?
9 | "מדחיינות - להתנפלות" | איך להיפטר ממשימות תקועות שאנחנו דוחים ודוחים? היום, לא מחר.
10| "ניהול זמן בטשטוש גבולות" | איך לגרום לעבודה מהבית לעבוד, ולהיות הרבה יותר פרודוקטיביים?
11 | "לחיות בנחת בעידן של לחץ" | איך להיות שלווים יותר ולהירגע מבפנים בעידן המוטרף?
12 | "מישיבות - לתוצאות"! | איך להפוך ישיבה מבזבוז זמן לבוסט של אפקטיביות?
פירוט על יחידות הלימוד בכל נושא - ראו כאן מטה: ניתן לבחור גם נושאים מתוכה להרצאות קצרות יותר או לסדנאות רחבות יותר, בכל רזולוציה והרכב נושאים שישרתו את הצורך שלכם.
פירוט יחידות הלימוד מהן תוכלו להרכיב לכם הדרכה:
1 | "לנהל את הזמן במקום שהוא ינהל אותי" | איך להגיע למה שחשוב לי באמת?
עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. כולנו מכירים את "הדחוף והחשוב" ויודעים שצריך לעבוד על החשוב... אבל בפועל זה לא תמיד קורה.
-
איך "מנהלים חיים"?
-
איך להבין בכלל מה חשוב לנו באמת?
-
איך מתנהלת "פגישה עם עצמי"? טקס הפע"ע - הרגלים של ניהול עצמי
-
איך מחזירים את חווית השליטה לחיינו?
-
איך מתנהלים בתפיסת "האני השלם" - עבודה, משפחה ועצמי?
-
איך להתעלות מעל השוטף והסטרס היומי לרגעי חשיבה מזוקקים של מה הדבר הנכון לעשות ואיך?
2 | "סדר במשימות, בראש ובנשמה" | איך להתארגן כדי להספיק יותר?
בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. אנו פועלים וחיים בתוך "ערמות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעות וואטסאפ, של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן .
-
מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש"... ואיך כן?
-
איך לעשות סדר בראש, במשימות ובנשמה באמצעות מערכת לכידה יעילה?
-
מה ידני ומה דיגיטלי?
-
איך לגרום לכל חומרי הגלם שאספנו כדי לעשות איתם משהו - להפוך למשימות שקורות?
3 | "הוואטסאפ – מגזלן זמן לעוזר אישי" | איך למצות אותו בניהול משימות?
הוואטסאפ הוא כלי שכולנו משתמשים בו כל הזמן - אבל לא תמיד מודעים... לכמה שהוא כלי סופר-שימושי שמצד אחד - אנחנו לא יכולים בלעדיו, ומצד שני - אנחנו לא יכולים איתו... סדנה מעשית שעושה סדר ומסבירה איך נכון להשתמש בוואטסאפ בצורה שתשתפר לנו את איכות החיים והעבודה לאיך ערוך!
הכלים המעשיים הניתנים בהרצאה זו:
-
הוואטסברת - כל מה שצריך כדי לשדרג את הקבוצה עם עצמי בוואטסאפ, ולהפוך אותה ממקום שזורקים אליו דברים לשמירה לכלי עזר של ממש בניהול משימות.
-
שימוש יעיל בפונקציות של חיפוש, הקלדה קולית וייצוא מהוואטסאפ.
-
כלי עזר בעבודה עם בוטי - כמו למשל:
- המרת הודעה קולית להודעה כתובה
- קבלת מידע על תמונה
- המרת תמונת מלל לטקסט
- שליחת פקס מתוך הוואטסאפ
- המרת PDF לקובץ WORD
- שליחת הודעת וואטסאפ למספר מבלי לשמור אותו באנשי הקשר
- קבלת תזכורות
-
"וואטסאפ זירו" - לעבוד עם אפס הודעות בוואטסאפ...
4| "ממתכוונים - לעושים!" | איך לנהל רשימות מול בלת"מים ולהצליח לתעדף?
לעתים גם כשמנהלים עם רשימת משימות - זה לא ממש זה...
חלקנו מכינים רשימה ופשוט מתעלמים ממנה... חלקנו שנים אנו עושים רשימות ולא מבינים למה אנחנו ממשיכים להעתיק משימות מיום ליום בהספק חלקי.. ביחידה זו נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה.
-
איך לעבוד עם רשימה כך שהיא תעבוד?
-
ידני או דיגיטלי?
-
איך מתמודדים עם אורך המשימה?
-
מה עושים עם רשימות תקועות?
-
איך לעשות סדר עדיפות?
-
איך לתמרן בין משימות מתוכננות לבלת"מים?
5 | "כל דבר בעתו" | מתי עדיף לעשות מה, ואיך לתכנן נכון את היום טוב יותר?
יומן הוא כלי יסודי בניהול זמן, ורובנו משתמשים בו בניהול העצמי השוטף, אך גם בהקשר זה - לרוב הפוטנציאל העצום של השימוש ביומן מתפספס ולא מאפשר את מיצוי התועלות של השימוש בו.
בחלק זה נלמד מהם המשימות שהכנסתן ליומן תקדם אותנו לפרודוקטיביות גבוהה יותר; איך להשתמש נכון ביומן וכיצד השילוב של היומן והדוא"ל יכול לשפר את הביצועים שלנו בתחומי החיים השונים.
-
איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
-
איך משתמשים ביומן כמקדם משימות עצמיות, ולא כאלה שנכתוב ואז נתעלם מהן?
-
איך היומן יכול לעזור לנו בניהול בקרה ומעקב?
-
זיהוי הכרונוטייפ (דפוס השעון הביולוגי האישי) ואיך הוא משפיע על תכנון היום שלנו?
-
מתי הזמן הנכון ביותר ביום לבצע איזה סוג של משימה, לפי מודל "פצחן הזמן"?
-
מהו הזמן הטוב ביותר למשימת דחיינות?
-
איך משלבים פנימה ביעילות משימות עצמיות מול משימות שתלויות באחרים בעבודה ובבית.
6 | "הוקוס פוקוס" | איך להפסיק לקפוץ מדבר לדבר ולהתנהל נכון בסביבה עתירת הסחות דעת?
הטכנולוגיה היא אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. עם ההסחות טכנולוגיות נמנים המיילים, הפייסבוק, הוואטסאפ והפיתויים האחרים שהמסכים סביבו מציבים בפנינו. חוץ מהטכנולוגיה יש לנו גם הסחות דעת אנושיות - של אחרים שפונים אלינו, ושל המחשבות של עצמנו. במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת האלו שגורמים לנו לקפוץ כל היום מדבר לדבר וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז משווע של שעות... !
-
מה עומד מאחורי ההתמכרות שלנו לטכנולוגיה?
-
היכן היא מתבטאת בעידן המודרני בכלל ובחייהם של משתתפי הסדנה בפרט?
-
מה המחיר שאנו משלמים על הסחות דעת – בזמן, בלחץ, באיכות וביחסי אנוש?
-
מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותם?
-
איך נוכל לעזור לעצמנו לא להפריע לעצמנו?
-
איך נוכל לייצר סביבת עבודה תומכת ריכוז ופרודוקטיביות?
-
איך להגיד לאחרים "לא עכשיו" ולהישאר בחיים?
-
איך לייצר רציפות במשימה?
7| "בלת"ם ונשלם" | איך לנהל משימות מתפרצות?
אם עד לפני עשור ניהול זמן היה במהותו "איך לתכנן", ופה ושם היו לנו בלת"מים שהיינו צריכים להתמודד איתם, בעולם העבודה החדש – הבלת"מ הפך להיות "הרגיל", זה לא עוד "כיבוי שריפות" אלא העבודה עצמה... המהפכה הטכנולוגית העבירה את ערוץ קבלת המשימות להיות דרך מיילים והודעות מיידיות – ותכל'ס... אם אם לא נתכנן כלום – היום שלנו יתמלא בעבודה רק מהטיפול במשימות המתפרצות שנוחתות עלינו מכל עבר. מיומנות ניהול המשימות המתפרצות היא מיומנות קריטית בעולם העבודה החדש, ואנו ב"בו בזמן" פתחנו את שיטת ח"י/מ"ת במיוחד בשביל סגנון העבודה הזה.
-
איך מתכננים את הבלתי מתוכנן?
-
איך עושים טריאז' למשימות בלת"מ?
-
איך מקבלים החלטות בזמן אמת על עדיפויות בין משימות מתפרצות?
-
מתי לטפל במתפרצות?
8| "אינבוקס זירו בשיטת חי/מת" | איך לנהל ביעילות את ערמות המיילים?
בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.
-
כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?
-
האם, ואיך כדאי לתייק מיילים?
-
מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?
-
איך ניתן להיעזר במייל לבקרה ומעקב?
-
איך מגיעים בפעם הראשונה במהרה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה?
-
איך משמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?
9| "מדחיינות - להתנפלות" | איך להיפטר ממשימות תקועות?
דחיינות – מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - אצל אחד זה בלימודים, אצל אחד זה בשיפוץ הבית, אצל השלישי בפרויקט בעבודה, אצל הרביעי בחיפוש זוגיות ואצל החמישי - בכל התחומים...
לא, זה לא אבוד! יש מספר כלים שיכולים לעזור לנו להתמודד עם התופעה, ולהתגבר על הנטייה האנושית הזאת שגורמת לנו בכל פעם מחדש לתסכול, לכעס עצמי, לאכזבה של אנשים אחרים מאתנו, לבזבוז של כסף, להזנחת הבריאות שלנו, ולאי-הגשמת השאיפות שלנו והיעדים שלנו לטווח. נבין את התופעה האנושית שנקראת "דחיינות" ואת הסיבות לה, את המחיר שכולנו שמשלמים על הדברים שאנו דוחים (רמז - "החיים עצמם"), וכיצד אנו מתחילים לפס את דרכנו החוצה בעזרת המודעות הזאת.
בסדנה זו יילמד המודל המעשי "מדחיינות להתנפלות", אשר פותח על ידי טלי סגל, מייסדת ומנהלת "בו בזמן". זהו מודל מעשי המאגד בתוכו מספר "טיפוסים" - פסיכולוג, שוטר, מזכיר, בליין וכבאי - אשר יאפשרו לכל אחד להבין טוב יותר את הסיבות לדחיינות ובעיקר ללקט את הכלים המעשיים הנכונים ביותר לכל אחד באופן אישי. במהלכו של חלק זה של ההדרכה, כל המשתתפים יוכלו לבנות לעצמם את הפתרון המותאם להם באופן אישי על בסיס המודל, כך שבסוף ההדרכה תהיה בידיהם תכנית אישית שתאפשר להם לשים קץ לדחיינות לאחת ולתמיד!
-
אילו מהמשימות שאנחנו לא מגיעים אליהן קשורות בדחיינות ואילו לא?
-
למה זה קורה לנו בכלל? על מה אנחנו נופלים?
-
·מה הגישה הבטוחה להפחתת דחיינות?
-
יש סיבות רבות לדחיינות – איך הבנת הסיבה במקרה ספציפי מקדמת את הביצוע?
-
איך להתמודד עם חוסר משמעת עצמית?
-
מה עושים במקרים שבהם אנחנו סתם שוכחים, כשהמשימה לא חודרת את סף ההצפה שלנו?
-
איך אפשר להפוך משימת דחיינות להנאה?
-
מה עושים כשאנו עומדים מול משימה – ופשוט אין לנו כוח?
10 | "ניהול זמן בטשטוש גבולות" | איך לגרום לעבודה מהבית לעבוד?
חלק א | "לגרום לעבודה מהבית - לעבוד" - על התמודדות עם טשטוש גבולות
ביחידת לימוד זו - כלים מעשיים להצבת גבולות לעצמנו בעבודה מהבית, ולהתמודדות איתם באופן שיקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלכם במשך היום, ויאפשר להפריד בין "זמן עבודה" ו"זמן בית" בצורה טובה יותר, ולאזן את שעות העבודה שלכם. איך לשים גבולות לעצמנו בעבודה מהבית, ולאזן טוב יותר בין עבודה ומשפחה? איך לארגן את סביבת העבודה שלי כך שתאפשר לי להספיק יותר? איך לתאם ציפיות עם המשפחה ובכל זאת להצליח לעבוד עם ילדים קטנים בבית?
-
איך להחזיר את כמות שעות העבודה הרגילה שלנו, ועדיין להספיק יותר?
-
מסגור באמצעות ניהול זמנים
-
מסגור באמצעות ניהול תודעת הפרדה
-
לעבוד נכון במקום הנכון
-
תכנון זמן תומך גבולות
-
התנהלות בסביבה המשפחתית
חלק ב | על מיצוי פרודוקטיביות בעבודה במודל היברידי
ביחידת לימוד זו - כלים מעשיים לשיפור משמעותי בפרודוקטיביות, בהספק ובתחושת השליטה במשימות בעבודה חלקית מהבית וחלקית מהמשרד, אל מול "ההצפה" שרבים מאיתנו חווים אותה כיום. הכלים הניתנים בחלק זה הם לניהול משימות יעיל ומותאם אישית, לצמצום הסחות הדעת, ולתכנון יעיל על פני היום.
-
כיצד ליצור סביבת עבודה שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות?
-
איך לטפל בהסחות דעת המשלבות הסחות דעת מן העולם בחוץ ביחד עם הסחות הדעת הביתיות?
-
עבודה בספרינטים מחזוריים
-
תקשורת בין אישית במודל היברידי
11 | "לחיות בנחת בעידן של לחץ"
איך להיות שלווים יותר ולהירגע מבפנים בעידן המוטרף?
את סדנת האיזון אנו מקדישים להשלמה של נושא ההתנהלות במקום העבודה, ע"י התייחסות לעצמי ולמשפחתי. הסדנה כוללת שני חלקים - הראשון - איזון פנימי ביני ובין עצמי ודרכים להתמודד עם הלחצים והמציאות שמאתגרת את הרווחה הנפשית שלנו, והשני - איזון מול המשפחה.
הסדנה יכולה לעבור בהקשר אישי - עבור העובד/המנהל עצמו, או בהקשר ניהולי - של השפעת המנהלים על ה well-being של העובדים שלהם.
חלק א | על ניהול לחצים ופיתוח חוסן אישי
הזמן הוא דבר יחסי וסובייקטיבי. אנחנו יכולים לחוות אותו אחרת בסיטואציות שונות, ואנשים - בפרשנותם - יכולים לחוות אותו אחרת באותה סיטואציה. הדבר נכון גם למידת הלחץ ואי השקט שאנו חווים כבני אדם שונים - באותה סיטואציה. איך נוכל להשפיע על מה שאנחנו מרגישים ועל חוויית הלחץ והעומס הפנימית שלנו? יש שפע של גישות ושיטות לעשות זאת, אנו נתמקד בשניים: אחד מכוון לטווח הקצר: פיתוח תפיסה של תודעת שפע בזמן (מעולמות החשיבה החיובית) - שמאפשר לנו לחוש יותר טוב כאן ועכשיו בסיטואציה נתונה, והשני לטווח הבינוני והארוך: תדלוק - שמאפשר לנו לחזק את החוסן שלנו ולצמצם את השחיקה שאנו חווים.
-
קול הפנימי ותודעת שפע זמן
-
תדלוק - מה מתאים למי? ואיך גורמים לו לקרות תכל'ס?
חלק ב | על איזון בית עבודה
בהדרכה זו הדגש הוא על היכולת לשלב בין תחומי חיים שונים ובין התפקידים שכל אחד מאיתנו נושא בחייו – תפקידים מקצועיים, תפקידים משפחתיים ותפקידים נוספים. איך אפשר להספיק "גם וגם וגם" – תוך שקט פנימי והרגשה של שליטה בחיינו? ביחידת לימוד זו המשתתף עושה בירור אישי בנושא איזון בית עבודה, מקבל החלטות ומלקט כלים ברמה האישית.
למנהלים - פרק זה יכול להיות מוכוון ברמה הטקטית - לתרומת המנהל לחוויית איזון בקרב העובדים שלו, וברמה האסטרטגית - לגיבוש מדיניות איזון בית עבודה ארגונית (הסדנה מביאה לידי ביטוי תובנות רבות גם מעולם המחקר, שפותחה ע"י טלי סגל וויקי סנילביץ במסגרת התואר השני שלהן באיזון בית-עבודה, עם הסמכה ליעוץ לארגונים על מדיניות בנושא זה).
-
"השמש האישית"
-
הסגנון ההורי במודל "הקיפוד והשועל"
-
ניהול משימות אחוד (מודל מקורי: "האני השלם")
-
שיפור איכות הנוכחות ההורית.
-
סגנונות הבעת אהבה לבני זוג ולהורים/ילדים ע"ב מודל "חמש שפות אהבה"
לִבְחֹר נָכוֹן, לְהַסְפִּיק יוֹתֵר, וּבְנַחַת.
12 | "מישיבות - לתוצאות"! | איך להפוך ישיבה מבזבוז זמן לבוסט של אפקטיביות?
רבים תופסים את ריבוי הישיבות ואורכן כבזבוז זמן, ולרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משגרת העבודה היומיומית – ולעתים נראות להם ארוכות מדי, תחושה שהזמן נמרח, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה, שמנהל הדיון כבר החליט לפני הדיון, כוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל "מוזמני עציץ").
חלק א | "הכנה טובה - ישיבה טובה": היערכות לקראת ישיבה
בחלק הראשון – נתמקד בהיערכות לקראת הישיבות, בדגש על השיקולים לקביעת ההחלטות הבאות:
-
האם לקיים או לא לקיים ישיבה?
-
איך קובעים מטרות לישיבה?
-
מה ומתי הזמן האופטימלי לקיום ישיבה?
-
מהי כמות המשתתפים האופטימלית?
-
איך מחליטים מי כן יזומן ומי לא?
-
איך קובעים אג'נדה/תוכנית/סדר דוברים לישיבה?
-
מה ההבדל בין זימון למצע? (כולל קבלת פורמט לדוגמה).
חלק ב | "ישיבה על ההגה": על הובלה וניהול של הישיבה, ותהליך הסיכום ומעקב הביצוע
הגיע מועד הישיבה ו....
הכלים המעשיים שניתנים בחלק זה מתייחסים לניהול הישיבה בפועל ולסיכום בעקבותיה:
-
מהם ההכנות של הדקה התשעים?
-
מה צריכים לכלול דברי ה פתיחה לישיבה?
-
איך מובילים ישיבה – מבחינת התוכן, מבחינת הזמנים, ומבחינת ניהול אווירת דיונית?
-
כיצד מטפלים בהתנגדויות?
-
כיצד מתמודדים עם הסחות דעת תוך כדי הישיבה?
-
מה כולל סיכום הישיבה ע"י מוביל הדיון?
-
מהם העקרונות שיבטיחו סיכום דיון שבאמת יקדם את ההחלטות שהתקבלו? (דגשים למסכם, כולל פורמט לסיכום)
-
כיצד עושים בקרה ומעקב יעיל אחרי מימוש ההחלטות?
מנהלים/ות, מנהלים/ות משאבי אנוש ומנהלי/ות הדרכה,
יחד, נתפור חליפה מותאמת בדיוק עבורכם:
-
התאמה לצורך המדויק שלכם על בסיס אבחון מקדים שנערוך
-
בחירה של התמהיל המתאים לכם - בתוכן ובמתכונת
-
מענה קל-ליישום לעובדים, למנהלים בדרגים שונים, או בשילוב
-
התאמה ליישום עבור מקצועות ועולמות תוכן שונים
-
הדרכות הן לאלה שעובדים מהבית והן לאלה שממשיכים לנסוע למקום העבודה בתקופה הזאת.
-
בחירת המנחה המקצועי והאיכותי המתאים/מה לכם ביותר
-
לימוד כלים שיחדשו גם למי שמי שעבר סדנאות ניהול זמן בעבר
-
תוכן עם בסיס אקדמי מוצק, כולל עם הבנת הרציונל שעומד מאחורי כל כלי/המלצה
אנחנו כאן, כל צוות "בו בזמן" - שכולל 40 מנחים בארץ ובעולם - בעברית, אנגלית וערבית - נשמח לספר לכם מה באמתחתנו ולהגיע גם אליכם :)
טלי סגל, הנהלת "בו בזמן", ונבחרת המנחים שלנו
"בו בזמן", כי ניהול זמן זה מקצוע!
