סַדְנַת נִהוּל יָעִיל שֶׁל מֶיְלִים בְּשִׁיטַת ח"י-מ"ת Inbox Zero

מייל ח"י-מ"ת: עוברים לעבוד עם אינבוקס ריק!

חלק א: לשלוט בטכנולוגיה או שהיא תשלוט בנו

אחת הבעיות המרכזיות כיום בנושא ניהול המשימות שלנו הוא שיש לנו שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. מבין המסיחים – הטכנולוגיה היא "המלכה". במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל ההתמכרות שלנו למכשיר. הפייסבוק, המיילים, הוואטסאפ, הטלוויזיה, משחקים – תופסים את מקומם וגורמים לנו לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז משווע של שעות... !

בין הכלים המעשיים הניתנים בנושא זה:

  • המיקבול - מתי כן ומתי לא

  • מולטי-טאסקינג וסוויץ'-טסקינג

  • צמצום הסחות דעת

  • יצירת סביבת עבודה תומכת ריכוז ופרודוקטיביות

  • הימנעות משודדי זמן סביבתיים

 

חלק ב:  ח"י מ"ת - טיפול בהסחות דעת מתפרצות

במהלך היום שלנו צצים לנו שוב ושוב – עשרות ולעתים מאות "מתפרצות" – מיילים, שיחות טלפון, הודעות בוואטסאפ, אורחים לא צפויים שנכנסים אלינו למשרד "רק לשאול משהו"... – כל אלה מקשים עלינו לעמוד בתכנון שלנו ולהספיק את המשימות שהיה חשוב לנו להספיק היום. אז איך מתמודדים עם מתפרצות? בהרצאה אסביר על שיטת ח"י מ"ת, ואדגים אותה על ניהול מיילים – הנקודה הכואבת ביותר מקומות העבודה. אם אני לא ננהל את המיילים הם ינהלו אותנו...  כדי שלא נהיה חלק מהסטטיסטיקה שאומרת שבמקומות עבודה 28% מהזמן אנשים עוברים על מיילים, ובמקום לדפדף בהם שוב ושוב פשוט נתחיל לעבוד, צריך לעצור וללמוד איך עושים זאת. השיטה שאני מביאה מבוססת על שילוב של שני מקורות עיקריים: "לגרום לדברים לקרות" של דיוויד אלן, ו- inbox-zero של מרלין מאן. 

בין הכלים המעשיים הניתנים בחלק זה:

טיפול בשודדי זמן מתפרצים –

  • התמודדות עם ריבוי הסחות בנייד

  • טיפול בריבוי דואר אלקטרוני בשיטת מייל ח"י מ"ת:

    •  תיהלוך מייל נכנס – שמשפר מהירות ואיכות תגובה ובקרת משימות. 

    •  תיוק יעיל בתיבת הדוא"ל.

    •  הגעה לאינבוקס ריק ושימורו ריק לאורך זמן.

חלק ג: עבודה אישית (אופציונאלי) 

עבודה מעשית עם מחשבים אישיים - ליצירת תשתית ח"י מ""ת באינבוקס וריקון האינבוקס לאפס.

... סדנת מייל ח"י מ"ת  - האושר שאחרי

אינבוקס ריק בג'ימייל בטלפון אחרי ח"י מ"ת

סדנה מעשית - מייל ח"י מ"ת

אינבוקס ריק באווטלוק אחרי ח"י מ"ת