חיפוש
  • טלי סגל

סבבה: "Forward to Shraga", אבל מה יהיה עם הזמן של שרגא למשימות של עצמו?

עודכן ב: 23 מאי 2019




אתם מכירים אותם גם אצלכם: את זאת שהיא הפסיכולוגית של המחלקה, את זה שהוא המגשר בענף, את זה שעושה מצגות יפות, את זאת שהיא הארכיון הארגוני של החברה, ואת זה שמבין במחשבים ויודע תמיד לחלץ אותנו מבעיות במחשב או להסביר לנו איך מגדירים את 'הדבר הזה' באווטלוק, או איך עושים את 'הדבר ההוא' באקסל... יש כאלה בכל ארגון.

עובדים שמשמשים "מוקדי עלייה לרגל" ועוזרים לכולם הם תופעה ארגונית נפוצה שעושה טוב לכל סובביהם, אבל הם עצמם משלמים מחיר כבד: העזרה הזאת, או ליתר דיוק: הקושי לסרב - פוגעים בהם מאוד גם בתפקיד הרסמי שלהם וגם בחייהם הפרטיים, כי בסופו של דבר זה בא על החשבון הזמן שלהם - ופוגע בהם בעבודה ובבית.


באחד המפגשים שלי עם עובדים ומנהלים באחת החברות עלתה הסוגיה הבאה:

אורן (שם בדוי) הוא עובד ותיק, שיש לו ערך רב בחניכה של עובדים חדשים רבים בחברה (תפקיד א-פורמלי). הוא מוצא את עצמו באין-ספור הדרכות אישיות שהוא נותן לעובדים חדשים במהלך השבוע (גם עובדים שלא כפופים אליו או לא ממש חברים שלו). כולם אוהבים אותו, כולם מעריכים אותו, וכולם יודעים: 'הוא יידע להסביר לי הכי טוב!', אבל תכל'ס... כל הנכונות שלו לעזור לכולם גורמת לו להיאלץ להשלים שעות רבות בערב ולהשאיר את המשימות הכבדות שלו לשבתות, ולא אחת - גם למנהל הישיר שלו לעקם פרצוף. שורה תחתונה: מצד אחד - הוא רוצה להמשיך כי הוא מבין שזה חשוב לחברה, כי יש לו הרבה מה לתת, כי הוא מרגיש משמעותי, וכי הוא לגמרי מגיע ממקום טוב של נתינה. מצד שני - המחיר שהוא משלם על זה הן בבית והן בתפקיד הפורמלי שלו - הוא בלתי נסבל!


מה דעתכם? מה הייתם מציעים לנשמה-טובה כזה לעשות?


לפניכם כמה המלצות שנתתי לאורן ולעובדים דומים לו שפגשתי בעבר, חלקם תובנות שלי וחלקם כאלה שאספתי מחוכמת ההמונים של השטח מהמפגש עם מאות אנשים במצטבר איתם עלה הנושא.

אתם יותר ממוזמנים להוסיף משל עצמכם...


ובכן, בהסתכלות יבשה על הסיפור שלו, זה נראה שהדבר הכי נכון לעשות במונחי ניהול זמן זה להגיד לאותו עובד "עצור!", שיתמקד בעבודה שלו ורק אם יוותר לו זמן שיעזור לאחרים... אבל כשחקנית נשמה, שמאמינה בנשמה של מנהלים ועובדים בארגון, זאת לא הייתה באמת אופציה במקרה הזה... אין ספק שיש לו הרבה מה לתרום, ושזה עושה טוב גם לו, גם להם וגם לחברה...

אז איך בכל זאת? הפתרון לדעתי הוא כן להמשיך לעזור לחבר'ה, כי בסופו של דבר הסיפוק, התרומה לחברה וההנאה שלו מהדבר הזה הם לא מבוטלים בחשיבותם, אבל הוא חייב להתחיל לשים גבולות לעצמו וגבולות להם לגבי המינונים. יש כמה דרכים לעשות זאת, בואו נראה כמה:


1. לרכז פניות לשעת קבלה - ככלל, מבחינת הפרודוקטיביות שלנו במהלך יום העבודה כדאי לשבץ "זמן קבלת קהל" בשעות הצהריים. במקרה הספציפי הזה, בגלל האווירה הנעימה והא-פורמלית בחברה, אפילו לא חייבים להגדיר את זה רשמית בשם "קבלת קהל" כי זה באמת רק חזרה לחבר, אבל כן לנתב אותם לשם. בגלל שמדובר בסוף בחברים ולפעמים לא נעים להגיד "לא עכשיו, תבוא בצהריים" אפשר לעשות זאת בחן ובנועם, משהו כמו "אני באמצע משימה שאני חייב בה ריכוז, אני לגמרי רוצה לעזור לך - תוכל להגיע בצהריים, אחי?.."


2. לפתוח יומן - לא להשאיר את זה כאמירה עמומה של "תבוא בצהריים" אלא להגדיר שעה מסוימת, ולתת למזכירה לנהל את זה.. במקרה של אורן - נכון, בהתחלה זה ייראה מוזר כי הם התרגלו להיכנס אליו מתי שבא להם.. אבל הם מהר מאוד יתרגלו (באחריות!) ... ויעריכו אותו לא פחות: גם כי בשורה התחתונה אנשים מבינים שיש לו חיים, וגם כי אחת שהוא קבע איתם לשעה שנוחה לו - הוא יעשה את זה מתוך מקום של פניות ובכיף - וזה יורגש, הוא יתארגן בהתאם כך שההדרכה אפילו תהיה יותר מוצלחת, לא 'על הדרך', וגם הם עצמם ירגישו יותר נוח ופחות מפריעים.


3. לחבר דומים - במקרה של אורן מדובר בפונים רבים, לפחות שניים שלושה אנשים לפחות שפונים אליו מדי יום, סה"כ משהו כמו שעתיים ביום. החברה שלהם חידשה לאחרונה את שורותיה ורבים זקוקים לחניכה שלו כמי שהוא בין הוותיקים היחידים שנותרו. במקרים כאלה כדאי לבדוק אם יש נושאים דומים שמשותפים לכמה נעזרים, מהן השאלות הנפוצות, ולכוון שניים שלושה עובדים להגיע באותה שעה יחד כדי שיילמד אותם יחד גם כדי לחסוך זמן וגם כדי שלא ייהפך לתקליט שחוק של עצמו. אם הנושא רוחבי בכל החברה - מומלץ אפילו להתנדב ולעשות הכשרה מסודרת וממוסדת, כך גם המנהלים יוקירו לו תודה, כי הוא נותן פתרון לצורך אמיתי.

גרסה נוספת לחיבור דומים: forward להוא שהיה אצלי אתמול – אם "שרגא" מסביר למישהו משהו, ולמחרת מישהו מבקש ממנו עזרה באותו עניין – ניתן להפנות אותו לבחור הקודם שהיה פה בעניין הזה. הדבר הזה יעצים ויחזק את שניהם, ויפנה זמן למיודענו אורן המנטור.


4. למצוא את המילים - אחת הבעיות ביישום של הדברים האלה היא ה"לא נעים" הזה... עובדים כמו אורן הם בדרך כלל עובדים מאותגרי-אסרטיביות, שלא נעים להם להגיד למבקשי העזרה 'לא עכשיו'. לכן, חשוב במקרים האלה למצוא את המשפטים שעובדים כאלה "חיים איתם בשלום". (מחזירה אתכם לדוגמה בסוף סעיף 1).


5. אתם רק מדמיינים שאני בפנים - כן - זה לגיטימי לנעול את הדלת! בהרבה ארגונים מקדשים את מדיניות הדלת הפתוחה, אבל בעידן הזה המושג הזה, שמקבל אינטרפטציות שונות לגמרי ממה שהוא אמור להיות במקור, הוא דבר הרסני לפרודוקטיביות האישית והארגונית. נכון - זה חייב להיעשות באלגנטיות. נכון – אי אפשר להשתמש בכלי של הנעילה שלוש פעמים ביום, וגם לא בטוח ששלוש פעמים בשבוע יעבור בשלום... אבל פה ושם או רק כשבאמת יש לנו משימת עומק שמחייבת ריכוז-על, ממש לא נורא לנעול את הדלת לשעה. אגב, אם רוצים לתת לזה לגיטימציה ארגונית-ניהולית אפשר להפיק שלטי-תלי-דלת כמו במלונות עם משפט חביב כמו "אני מאוד רוצה לעזור לכם יקיריי, אבל לא עכשיו בבקשה, חזרו אח"כ".


6. להיעזר בחיץ אנושי - למי שיש מזכירה - היעזרו בה גם כדי להדוף מסיחים מבקשי עזרה כשאתם על אותה משימת עומק... וגם כאן אני מדגישה.. במידה! אנחנו לא רוצים להיות לא זמינים רוב היום... נצלו את זה לרגעי שיא של עבודה, או לשעות שאני תמיד ממליצה עליהן למשימות עומק: 0900-1100 בבוקר.


7. יש לנו 10 דקות, בסדר? - גם כשאתם יושבים עם מישהו לעזור לו במשהו - הגבילו זאת בזמן, מראש. זכרו את חוק פרקינסון: המשימה מתאימה את עצמה לזמן שניתן לה. אם תגדירו 10 דקות – תמצאו שאתם מתכנסים באמת לעשר דקות, אם לא - אז אותה משימה בדיוק יכולה להימרח על חצי שעה. תיאום ציפיות על 'כמה זמן יש לי לשבת איתך' - חשוב!


8. חבר'ה קיבלתי החלטה, אני צריך שתעזרו לי בזה... - כשאנשים כמו אורן שמתרגלים לעזור לכולם קולטים יום בהיר אחד שאי אפשר להמשיך ככה - כדאי להם לעשות תיאום ציפיות עם הסביבה מראש (בדיון מחלקתי, במייל, בסמול-טוק של ארוחת צהריים או בפתק על הדלת...). בסופו של דבר זה יאפשר שינוי חלק יותר ויתקבל בנועם ובהבנה ע"י החבר'ה וגם עניינית - ינתב אותם ל"מתי כן מתאים לי לעזור לכם".


9. מיצוי יציאות - אורן סיפר לי שבאופן כללי נשאר לו מעט זמן עבודה כי גם יש לו כמה דיונים בשבוע מחוץ למשרד. ביחד עם מדיניות הדלת הפתוחה שלו - אתם מבינים שלא באמת נשאר לו "זמן עבודה" פרופר... המלצתי לו להרחיב את חלון הזמן לעבודה מחוץ למשרד, בפרט כאשר יש לו פגישת חוץ. בתכנון בלו"ז – מעבר לשעת הפגישה החיצונית עצמה, ולזמן הנסיעה הלוך וחזור, קחו לכם עוד שעה-שעתיים בחשבון, שתעבירו אותה עם עצמכם באותו מקום שבו התקיימה פגישת החוץ, או בבית קפה ליד, שבו עם לפטופ והעניקו לעצמכם זמן פז של שקט מזוקק לעבודה. רוב האנשים מצליחים להתרכז טוב יותר במקום זר מאשר במשרד שלהם, בגלל שיש להם פחות הסחות דעת ופיתויים מהסוג ששולחן העבודה שלנו והאנשים סביבו מזמנים לנו. הדבר נכון שבעתיים אם אנחנו חולקים משרד עם עובדים נוספים או עובדים באופן-ספייס. מוזמנים לקרוא אח"כ את מה שכתבתי בנושא הזה בבלוג-בזמן: "איך לעבוד בסביבה עתירת הסחות-דעת אנושיות ולהישאר בחיים?".


10. תיאום ציפיות עם הבוס - באופן כללי מול בוס שמעלה את זה נגדך במשוב (ולפעמים בצדק רב, כשזה לא במידה - אין ויכוח שזה לא לעניין), ובפרט אם מעניין אותך להתפתח מקצועית בנושא שבו אתה עוזר לכולם, מומלץ להגדיר את זה עם המנהלים כחלק מהגדרת התפקיד בין אם פורמלית (קרי: הגדרת היקף שעות שמיועד לזה) ובין אם א-פורמלית (לקבל את ברכת הדרך ממנו, זה גם לא מובן מאליו). אין ספק שמבחינה ארגונית העובדים האלה תורמים גם בעזרה בפועל, וגם ליצירה של אווירת-משפחה וסיוע הדדי שכל מנהל היה רוצה אצלו [אגב, את הסעיף הזה הוספתי מתוך התגובות, תודה לנועה דנציג].


ולסיום.. לפינת ההפניה הספרותית: אני מאוד ממליצה בעניין הזה לקרוא ולהיעזר בספר "להגיד לא ולהישאר בחיים" של סוזן נוימן. היא מאוד מעשית ועוזרת למצוא את המילים ולהטמיע את התפיסות הרצויות במצבים כאלה של אתגר כזה באסרטיביות.

יאללה, תנו לנו קצת מהרעיונות שעובדים לכם במצבים האלה...




על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מייסדת, מנהלת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן להדרכת ניהול זמן וניהול  עצמי, באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק הרבה יותר וברוגע....

לפרטים נוספים וליצירת קשר להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים: דוא"ל:  talisegal@bobazman.com

אתר אינטרנט:  bobazman.com בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן

לינקדין:  Tali Segal

טלפון: 052-9276510

הדף של "בו בזמן" בפייסבוק:  בו בזמן – טלי סגל – סדנאות ניהול זמן

ועוד בפייסבוק: להספיק הרבה יותר וברוגע - קבוצת בוגרי סדנאות והרצאות בו בזמן.

קורס דיגיטלי, לדחיינים שבינינו - נפטרים מהדחיינות לאחת ולתמיד בקורס של בו בזמן באתר הקורסים myco:  מדחיינות להתנפלות