האבולוציה של כלי ניהול משימות והמעבר למגה-טסקינג




עומס המשימות שיש לנו הוא לא אנושי... הרבה הרבה מעבר למה שיכול היצור האנושי להכיל, וזה הולך וגדל עם השנים... ואנחנו מנסים להתפתח בשיטות, בכלים ובטכניקות לניהול משימות, רובנו - לא ממש בהצלחה.


פרנסיס ווייד הרצה בכנס הבינלאומי PRODUCTIVITY SUMMIT 2019 שמתקיים בסופ"ש הזה 4-5 באוקטובר 2019, על כמה מהתובנות המעניינות שלו במעבר מעידן המולטי-טסקינג לעידן המאתגר של המגה-טסקינג, ובכלל - על ההתפתחות של המערכת שלנו לניהול משימות עם השנים.

אתם מוזמנים לצפות בהרצאה:

https://www.youtube.com/watch?v=5udQOlXU5do&feature=youtu.be


ובינתיים, משתפת אתכם ברשימות האישיות שלי מההרצאה (זה לא תרגום 1:1 אבל לגמרי מעביר את המסר):


היום יש לנו יותר משימות מאי פעם. זה קשור בין היתר לטכנולוגיה המתפתחת, לציפייה התרבותית מאיתנו לזמינות תמידית, ולזה שאנחנו מתרגמים את המידע הרב שאנו נחשפים אליו למשימות שאנחנו קובעים לעצמנו.

בשורה התחתונה: פעם היו לנו משימות, אפילו רבות, אבל שהיו ניתנות איכשהו לשליטה. לא עוד. מנהלים, בעלי תפקידים אינטנסיביים בארגונים, בעלי עסקים - רבים מאיתנו חווים לא אחת איבוד שליטה והרגשה של תהום משימות אין-סופית.



הצפת המשימות מביאות אותנו למסע תמידי אחר שיטה שתעזור לנו לשלוט בכל הכאוס הזה. בהרצאתו מתאר פרנסיס ווייד את ההתפתחות שלנו על ציר הזמן, ואת הבחירה בכלי לניהול עצמי בהתאם:

בילדות אנו מתחילים לספוג את הרעיון של זמן, ועד גיל 12 לערך אנו מבינים שהוא משאב. כלי הניהול העיקרי של המשאב הזה בילדות הוא הראש. אני צריך לעשות משהו, זוכר ועושה. מגיל 13 לערך אנחנו מתחילים לפתח טכניקות בסיסיות שמתבססות פחות על זכירה בראש - רושמים בדף, במחברת, ביומן, ולקראת גיל 18-20 הטכניקות האלה מתעצבות לכדי מערכת ניהול משימות.


מערכת ניהול המשימות כוללת עקרונית שני שלבים:

שלב לכידת מידע - לאן אנחנו קולטים את כל המידע שאנו מקבלים,

ושלב ריקון המידע ע"י טיפול בו באחת מחמש דרכים:

- נקיטת פעולה מיידית (נכנסת משימה ומיד מבצעים אותה)

- שיבוץ ליומן

- הכנסה לרשימה

- תיוק

- מחיקה


אלא שאז... אנחנו מגיעים לשלב באבולוציית ניהול המשימות שלנו שבו מערכת ההתנהלות שבחרנו/פיתחנו לעצמנו כבר לא מחזיקה מעמד תחת עומס המשימות.

המחקר מראה שנקודת התפנית הזאת קורית כשכמות המשימות הממוצעת שלנו בין 50 משימות ל200 משימות. כלומר, כל אחד מאיתנו חווה אותה בסף מסוים ביחס לעצמו. מה שקורה בנקודת המפנה הזו היא שאנו מבינים שהשיטה שפיתחנו לריבוי משימות, כבר לא תופסת בעומס החדש, שווייד מכנה Mega-Tasking. היאחזות בשיטה הקודמת שלנו בנקודה זו עלולה להביא להפחתת פרודוקטיביות ולערעור השפיות שלנו.. ואנחנו חייבים לבחון אותה מחדש ולחדש מודל... כי הקיים כבר לא מספק את הסחורה.


אז מה עושים?


אבחון עצמי

ראשית, אנחנו חייבים לאבחן את הבעיה, להבין מה דפוס ההתנהלות שלנו, במה אנחנו חזקים ובמה פחות בתוך ה"סיסטם" שיצרנו.

באבחון הבעיה אנחנו נוטים לחפש תשובות בחוץ: אצל מומחים לניהול זמן, בשאלונים מקצועיים (יש לו אחד כזה שהוא מציע), קוראים ספרות מקצועית וכו'. אבל התשובה שלנו לא טמונה במקורות חיצוניים – אף אחד לא יודע טוב מאיתנו – האבחון צריך להיות פנימי ומותאם לנו.

אנחנו אלה שצריכים לפצח את המערכת של עצמנו: להעריך את עצמנו בלכידה, בריקון, במענה בערוצים השונים. במיוחד חשוב להבין את החוזקות שלנו – מה כן עובד לנו, וממנו לצאת הלאה.


האימון האישי

וגם כשמחליטים על שינויים במערכת – צריך לעשות את התהליך בחוכמה, בסוג של אימון עצמי מדורג. מדובר בהקניית סט הרגלים חדש, שזה אף פעם לא פשוט, לכן חשוב לעשות סדרי עדיפויות ולקחת כל צעד בעתו, בתוכנית הטמעה מסודרת ומתוזמנת לעצמנו.


נקודות התפתחות בחיי מערכת לניהול משימות

ווייד מתאר את התפתחות המערכת שלנו לאורך ההתבגרות וההתפתחות שלנו, על פני שש תפניות עיקריות בחיי ה"סיסטם" שלנו לאור הגדילה בכמות המשימות, יש קצת הלוך-חזור בדרך של נסייה וטעייה, אולם זה הרעיון:

1. התחלנו בילדותנו בניהול משימות בראש. זכרנו בע"פ את מה שהיה עלינו לעשות, והסתדרנו.

2. עם גדילת כמות המשימות התחלנו לשכוח דברים והבנו שהראש לא מאוד יעיל בריבוי משימות, עברנו לדף.

3. אחרי הדף עברנו לאפליקציות פשוטות לניהול משימות כמו גוגל-קיפ ואני-דו, שמאפשרות לכידה, ארגון, סדר וחיפוש בצורה נוחה.

4. כמות המשימות הפכה להיות "גדולה" על האפליקציות הבסיסיות לניהול משימות ועברנו לאפליקציות חכמות יותר כמו Wunderlist, Todoist, Amazing Marvin, כאלה שעוזרות גם בסדרי העדיפויות ומסדרים את המשימות לפי הקשר.

5. הסוויץ' הבא מגיע כשאנחנו מבינים שתהיה רשימה חכמה ככל שתהיה, בסוף מה שקורה מה שנכנס ללו"ז... והמיקוד עובר אל ניהול משימות ביומן. אם בעבר נהגנו להכניס ליומן רק פגישות ודברים שקבענו על צד ב', כעת התפתחה תפיסת סגירת הבלוקים ביומן: הכנסת משימות עצמיות מסוגים שונים כמו זמן פנאי, זמן למשימות מורכבות, זמן הכנה לפגישות, זמן לניהול זמן וכו'.

6. ואז הגענו למבוי סתום חדש: היומן כל כך מפוצץ במשימות, שכל היום אנחנו עסוקים בלהזיז, לעדכן, לגרור בלוקים שלא קרו במועדם בגלל בלת"מים כאלה ואחרים, מה שמביא אותנו לעידן של היומן הגמיש, זה שעוזר לנו ו"מסדר את עצמו" בצורה אופטימלית (ווייד מתייחס ספציפית לאפליקציה SkedPal שהומלצה לו ע"י מלאני ווילסון שמדברת על רעיון הלו"ז הגמיש גם גם בפודקסט שלה).


ווייד מסיים בשאלה למחשבה: מה לדעתכם תביא האבולוציה של ניהול המשימות בהמשך?


ממני אליכם,

אני רוצה לשתף אתכם גם בכמה תובנות שלי מתוך מה שאני רואה בשנים האחרונות, מתוך המפגש עם מאות אנשים, השיח איתם והחקר שאני עושה בתחום:


ראשית, שאני מאוד מסכימה עם ווייד שללא ספק הייתה קפיצה איפשהו בשנים האחרונות לנקודה שבא אין לנו יכולת לספוג את כל המשימות שלנו, ואנו מאוד מתקשים, רובנו, למצוא מערכת ניהול משימות שמאפשרת לנו חוויית שליטה וניהול עשייה אפקטיבי. חשוב לי להדגיש את זה לכל אותם אנשים שאני פוגשת שקורסים תחת לחץ פנימי, תסכול ודאגה. הרוגע מתחיל בהבנה העמוקה של המציאות של ימנו. זה לא אתם... לרובנו יש יותר משימות ממה שאי פעם נצליח להגיע אליהם, גם לי. החוכמה היא להתייחס לזה כמאגר משימות שמתוכו אנחנו בוחרים, הוא הפלטפורמה של קבלת החלטות על סדרי עדיפויות. ככה זה, וזה בסדר, שחררו את ה"להספיק הכול", פשוט שחררו. קחו את מה שאתם כן יכולים לעשות, שזה לבנות מערכת שתוכל לעזור לכם לעשות בחירה יותר יעילה וקלה.


ושנית, אני לא בטוחה שהאבולוציה שווייד תיאר מאפיינת את הישראלי המצוי. עדיין זו תשתית מצוינת שאפשר להסביר באמצעותה גם את הרעיון שאנחנו נמצאים בשלבים אחרים (כל אחד מאיתנו בשלב אחר).


גם במילה "שלבים" אני מטילה ספק. ההסתייגות העיקרית שלי בעניין היא לגבי התפיסה שלו של ניהול משימות ידני כדבר שהוא "טרום מערכת":

- אני חייבת להודות שאחת ההפתעות שהיו לי כשהתחלתי להעביר סקרים בנושא וללמוד את המערכות לניהול עצמי של עשרות אנשים בשבוע – הרוב המוחלט של האנשים עדיין מתנהל בידני, בדף/מחברת/פתקים ועט.

- לגבי סדר ההתפתחות. אני יכולה להעיד על עצמי, ועל עוד מנהלים רבים שאני נפגשת איתם, שאחרי התנסות בכמה כלים דיגיטליים מוצאים את עצמם בסוף חוזרים אל העט והדף.

- ההתפתחות האבולוציונית בכלים לאו דווקא מעידה על פרודוקטיביות במבחן התוצאה. אני פוגשת אנשים סופר-טכנולוגיים, שמבחינת ניהול המשימות שלהם הם לא מגיעים לתחושת השליטה המיוחלת, ולעומתם אנשים פרודוקטיביים מאוד שמתנהלים בכלים "מיושנים". אין כאן טוב ורע – הכול תלוי באיך מתנהלים! אנשים רבים שואלים אותי על כלי כזה או אחר, או מבקשים ממני המלצה על כלים. באותה רוח, אני חייבת להודות, שלצד כל ההמלצות, והשיתוף בסיסטם האישי שלי כדוגמה, בשורה התחתונה: לא הכלי הוא מה שיהפוך אתכם לפרודוקטיביים יותר או פחות או לרגועים יותר או פחות, אלא אופן השימוש שלכם בו: ההתמדה בלכידה מסודרת, והכי חשוב – התהליך של ניהול המשימות, סדרי עדיפויות ותכנון, מה שאנחנו מכנים בסדנה – פע"ע (הפגישה עם עצמי).


מה דעתכם?

____________________________________________


על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מייסדת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן להדרכת ניהול זמן וניהול  עצמי, באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק הרבה יותר וברוגע....






לפרטים נוספים וליצירת קשר להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים: דוא"ל:  talisegal@bobazman.com , או בטלפון: טלי - 052-9276510, ויקי - 050-7166772

ולא רק לארגונים, גם לאנשים פרטיים יש סדנאות מעת לעת, בדקו כאן: https://www.bobazman.com/public-workshops

אתר האינטרנט שלנו:  https://www.bobazman.com/

בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן https://www.bobazman.com/testimonials

ערוץ היו-טיוב שלנו: https://bit.ly/2ZmzZxu

בלינקדין תמצאו אותנו בדף:  Tali Segal www.linkedin.com/in/taly-segal-029a7669

הדף של "בו בזמן" בפייסבוק:  "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל" https://www.facebook.com/bobazman.talysegal/

ועוד בפייסבוק, גם הקבוצה שלנו: "להספיק הרבה יותר וברוגע - קהילת ניהול זמן" https://www.facebook.com/groups/264062024425438/

קורס דיגיטלי, לדחיינים שבינינו - נפטרים מהדחיינות לאחת ולתמיד בקורס של בו בזמן באתר הקורסים myco:  מדחיינות להתנפלות  https://lp.vp4.me/jmio

יאללה.. לכו להספיק יותר, וברוגע :)

Featured Posts
בקרוב יהיו כאן פוסטים ששווה לחכות להם!
שווה להמשיך ולעקוב...
Recent Posts
Archive
Search By Tags
Follow Us
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square