מה זו וואטסברת?
הוואטסברת (חיבור המילים "מחברת בוואטסאפ"), כשמה כן היא: קבוצה עם עצמי שמשמשת לי כמו מחברת דיגיטלית, שבה אני יכולה לשמור את המחשבות שלי, הודעות חשובות, קישורים לאתרים מעניינים, תמונות, הקלטות, טיוטות, הזמנות, רשימת קניות, קישורים לפוסטים בפייסבוק, נושאים לטיפול, סרטונים, רעיונות... רק תבחרו.
מחברת בוואטסאפ מאוד פשוטה לפתיחה ולשימוש, אולם מסתתרת מאחוריה הרבה "פסיכולוגיה של ניהול עצמי" - מהמיקום שלה, דרך הצבע, ועד המענה שלה על צורך אמיתי (התמודדות עם הכאוס בוואטסאפ ובמידע חיצוני שנרצה לשמור).
גם מי מכם שכבר יש לו/לה קבוצה עם עצמו/ה - קראו עד הסוף, יש כאן המלצות שעשויות לשפר לכם את הקיימת.
בשביל מה צריך את זה?
בעומס המידע שיש לנו, צורת ההתארגנות שלנו הופכת להיות קריטית - גם במובן של ניהול זמן ושליפת מידע מהיר ובצורה נוחה, וגם במובן של הרגשה נינוחה יותר וחוויית שליטה - הכול במקומו.
"תיאוריית הלופים הפתוחים", הידועה גם כ"אפקט זייגרניק", הוצגה על ידי הפסיכולוגית הרוסית בלומה זייגרניק ב–1927 ומאז תוקפה שוב ושוב במחקרים חדשים יותר - קובעת שהמוח מקצה מקום בזיכרון למשימות שלא הושלמו, אבל מרפה בקלות ממשימות שהושלמו. המציאות הדיגיטלית מטביעה אותנו בלופים פתוחים. כל התראה, מייל, פופ־אפ, וואטסאפ פותח לנו לופ חדש בראש - ואנו חושבים עליו שוב ושוב עד שנסגור את הטיפול בו. חלק מהאנרגיה המנטלית שלנו מתועל כדי להחזיק את הלופ הזה בזיכרון עד לסגירת המשימה. הצטברות של לופים פתוחים יוצרת תחושה מוחשית של דחק מנטלי.
אנחנו צריכים מקום בטוח שנוכל להוריד את המחשבות שרצות לנו בראש, כדי להרגיש יותר שליטה בהן, ופחות מתח של זכרתי/לא זכרתי? מה אני מפספס/ת?..
בעולם הידני - מחברת היא כלי מצוין לכך, ובסביבה הדיגיטלית - אחותה הוואטסברת יכולה לעשות עבודה מצויינת. זה לא שאי אפשר להשתמש בכלים טובים אחרים כמו notes או google keep, אבל הוואטסאפ הוא סביבה נוחה, בשימוש תדיר, שדרכה במילא עובר חלק גדול מהאינפורמציה שאותה נרצה "ללכוד", להוריד מהראש למקום פתוח כדי להוריד מהעומס הקוגניטיבי הזה.
לא תבינו כמה זה חזק עד שלא תנסו!
איך זה נראה?
הוואטסברת צבועה בצבע חלק ובולט מאוד לעין (לא תמונה - אלא עיגול בצבע אחיד, טריק פסיכולוגי שפשוט עובד, היד לומדת לתייק לבד דברים).
הוואטסברת נעוצה באופן כזה שתמיד תהיה ראשונה ברשימת הצ'אטים ולא נצטרך לבזבז זמן בחיפוש. הבולטות שלה מאפשר נגישות שלה והעברה קלה של מידע לתוכה (ראו צילום מסך ימני בתמונה).
בנוסף, ניתן להוציא את הוואטסברת אל מסך הבית, לגישה ישירה גם מבלי להיכנס לתוך הוואטסאפ, מה שמאפשר כניסה ללא הסחות דעת נוספות (של הודעות חדשות שנכנסו), והרחבת הנגישות ליותר משלוש קבוצות שניתן לנעוץ.
אפשר להגדיר כמובן רק וואטסברת אחת, אבל אפשר גם יותר. על מסך הבית של הטלפון שלי, לצורך ההמחשה, ניתן לראות קיצורי דרך לעשר וואטסברות (ראו תמונה שמאלית), מה שמאפשר לי לשמור דברים בצורה מסודרת ונגישה:
לבנה - "מצפן" (מחשבות שלי לטווח הרחוק),
ירוקה - "בו בזמן" (חומר של העבודה, כמו רעיונות לפיתוח, רשימות של משתתפים בהדרכה, טיוטה של ניסוח הודעה..),
ורודה - "משפחה ואני" (לענייני סידורי משפחה ופנאי, מידע על חוגים, הודעות חשובות מתוך קבוצות בתי הספר של הילדים, הזמנות לאירועים),
סגולה - "לימודים" (לשם אני "דגה" את כל ההודעות החשובות מתוך כל הקשקשת בקבוצת התואר שלי, לוח מבחנים, הנחיות לעבודהף קישורים חשובים שקשורים בלימודים),
כחולה - "בית המדרש" (קבוצת הקניות של המשפחה - שם אני לא לבד, אלא עם הילדים, וזה נקרא "בית המדרש" כי הם כל הזמן דורשים...),
כתומה - "לפוסטים" (חומרים שארצה להשתמש בהם לכתיבת פוסטים - מלל ותמונות),
תכלת - "למצגת" (חומר שארצה לשלב במצגת המאסטר של ההדרכות שלי - תמונות, ציטוטים, נתונים וכו'),
שחורה - "to-go" (דברים מעניינים באוודיו - קיצורים לסרטונים, הקראת ספרים, פודקסטים, הרצאות טד וכו'. הקבוצה הזאת משמת לי מעין "רדיו" לנסיעות, ומעבירה לי שעות רבות של נסיעה בלמידה ובהקשבה לדברים שמעניינים אותי).
אדומה - "לצפייה" (המלצות על סרטים, סדרות וכו' - משותפת עם בו זוגי)
צהובה - "דיאטה" (מעקב אכילה, מתכונים, שקילות..., משותפת עם הדיאטנית שלי שמדי פעם "מיישרת" אותי תרתי משמע)
כך למעשה תוכלו לייצר לעצמכם על שולחן העבודה מערכת תיוק קלה, נגישה, שימושית מאוד לכל דבר שחשוב לכם... ים של אפשרויות!
איך פותחים וואטסברת?
אז קדימה... זה בגדול התהליך ולמי שצריך אז גם צילמתי כמה מסכים, שיהיה ברור גם ויזואלית:
1. פתיחת קבוצה עם עצמי:
תפריט 3 נקודות בתוך הוואטסאפ > קבוצה חדשה.
בוחרים חבר (זמני, נסיר אותו עוד מעט).
בוחרים שם לוואטסברת (בהקלדת נושא הקבוצה), אישור.
2. הסרת החבר הזמני
נכנסים לתוך הוואטסברת, וע"י הקשה על שמה - מגיעים לדף הניהול שלה.
גוללים מטה – אל שמות חברי הקבוצה. לוחצים על החבר לחיצה ארוכה, ובוחרים "הסר/י את.."
3. קביעת צבע מובחן
נכנסים לתוך הוואטסברת, וע"י הקשה על שמה - מגיעים לדף הניהול שלה.
נכנסים לעריכת התמונה בראש הדף (אנדרואיד - ע"י לחצי קצרה על האייקון של שלושת האנשים, אייפון - ע"י לחיצה על האייקון של המצלמה בפינה).
בוחרים מקור לתמונה: "חיפוש באינטרנט"
בחלון החיפוש מוחקים את שם הקבוצה, וכותבים שם של צבע המועדף עליכם - כחול, אדום... ולוחצים על חיפוש (זכוכית מגדלת)
בוחרים תמונה אחת מהאפשרויות שמתקבלות (ריבוע של צבע חלק, להזכירכם), וסיום.
4. נעיצת הקבוצה
עוברים למסך הראשי של הוואטסאפ (היכן שכל הצ'אטים).
באנדרואיד: לוחצים לחיצה ארוכה על הצ'אט/הוואטסברת שרוצים לנעוץ (מסומנת באפור), ואז לוחצים על סימן הנעץ למעלה.
באייפון: מושכים את השורה של הוואטסברת הצידה, ונחשף הנעץ שעליו יש ללחוץ.
5. הוצאת קיצור דרך אל מסך הבית של הטלפון שלכם -
באנדרואיד:
חוזרים למסך הראשי של הוואטסאפ (רשימת הצ'אטים).
לחיצה ארוכה על הוואטסברת (מסומנת באפור).
בתפריט שלוש הנקודות למעלה, בוחרים ב"הוסף קיצור דרך לצ'אט", ומאשרים שוב ב"הוסף".
יוצאים אל מסך הבית, מחפשים את הוואטסברת, וגוררים אותה למקום שנוח לכם (מומלץ אל המסך הראשי או אל האופציות בתחתית המסך שנגישות מכל מסך).
באייפון:
בוידאו הבא יש שתי דרכים לעשות זאת, ראו בתיזמונים הבאים: דרך א: 5:59 או דרך ב: 7:20 (ועל הדרך עוד כמה טיפים של וואטסאפ שווים לאייפוניסטים).
כמה פשוט - ככה פרקטי ועושה סדר!
הקלדה קולית
בגלל שאני "לוכדת" בתוך הוואטסברת הרבה מחשבות, תזכורות וטקסטים של עצמי - כדי לחסוך בזמן ולהפוך את זה להיות יותר נוח - אני משתמשת בהקלדה הקולית: אני מדברת לתוך הוואטסברת, והמקלדת של גוגל מקלידה את מה שאני אומרת (עדיף בהרבה על פני הודעות קוליות, שאז צריך לחזור ולהקשיב להם אח"כ...).
איך עושים את זה?
נכנסים לוואטסברת >> נכנסים לחלון הקלדת הודעה >> בוחרים במיקרופון של ההקלדה הקולית (שימו לב - זה לא המיקרופון של ההקלטה בעיגול הירוק שליד חלון ההקלדה, אלא מיקרופון אחר - בצבע שחור וממוקם בסיסת הקלידים במקלדת) >> ומתחילים לדבר...
ההקלדה הקולית יכולה לזהות גם פקודות עריכה כמו: פסיק, נקודה, סימן שאלה, סימן קריאה, מירכאות, נקודה-פסיק, נקודותיים, פתח סוגריים, סגור סוגריים, מקף, כשתגידו להם את המילים האלה יעשו את הסימן ולא יכתבו את המילה.
וכשתגידו "שורה חדשה" הסמן יקפוץ לשורה הבאה.
אמנם יש מדי פעם בעיות של זיהוי והגהה - אבל זה הולך ומשתפר עם הזמן, גם במכיוון הפיתוח של גוגל, וגם באינטראקציה מולכם - האפליקציה לומדת לזהות את המילים השגורות ש לכם, את האינטונציה שלכם, ואת התיקונים שתיקנתם בעבר.
קבלו הסבר גם בוידאו קצר:
שמירת תוכן הוואטסברת
וואטסברות שנועדו לעבודה, מדי פעם נרצה לגבות אותן, או להעביר אותן לגרסת מסמך כדי לעבוד עליהן בצורה נוחה יותר. הגיבוי חשוב גם כשמחליפים מכשיר טלפון ורוצים לתעד את המידע שהצטבר בוואטסברות.
את הגיבוי של הוואטסברת עושים כייצוא של הצ'אט - אני באופו אישי שולחת אותו אל המייל, ויש לי תיקיית מיילים של גיבויים מהוואטסאפ, אולם אפשר כמובן לשמור בכל מקום שתחפצו בו:
נכנסים לתוך הוואטסברת >> תפריט 3 נקודות >> עוד >> ייצוא צ'אט >> לבחור עם/בלי מדיה (אני בדרך כלל מבקשת לכלול מדיה, לשמירת התמונות) >> בחירת המקום לשליחת הצ'אט (אני בוחרת את המייל שלי ושולחת לעצמי).
תעבירו את הפוסט הזה לוואטסברת שלכם.. שיהיה לכם זמין כשתרצו להעביר אותו הלאה :)
על הכותבת:
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
