5 טיפים של אלופים לשיפור הפרודוקטיביות

היום שלנו מלא במחויבויות ומשימות, והניסיון לאזן בין העבודה שלנו לבין הבית במיוחד בעונות עמוסות, יכול להיות מאוד מאתגר. עם זאת, הצעד הראשון בניהול זמן הוא לקחת אחריות: בסופו של דבר לכולנו יש את אותה כמות זמן, ועדיין יש אנשים פרודוקטיביים יותר...

אני רוצה לשתף אתכם הפעם בחמש המלצות של אנשי מקצוע מוערכים בתחום, ולהביא בפניכם כתבה שפורסמה אתמול, שבה הם התראיינו ושיתפו את הפרקטיקות שהם תופסים כחשובות ביותר (את המקור באנגלית תוכלו למצוא כאן).

ניהול זמן נועד לממש את סדרי העדיפויות שלנו, אז בואו נראה איך אפשר להיות חדים על סדרי העדיפויות שלנו לא רק בכוונה, אלא גם במימוש.

לפתח מודעות טובה יותר על מה אנו משקיעים את זמננו בפועל

לורה וונדרקם, מומחית ניהול זמן, שכתבה מספר ספרים בנושא, אומרת שעם תכנון נכון וסדרי עדיפויות, נוכל לקבל את הכל. הדרך הטובה ביותר לנהל את זמנך טוב יותר היא להיות מודע בכל רגע מה אנחנו עושים איתו.

היא מציעה להחזיק יומן ולרשום בו כל מה שעושים כל יום, בתדירות רישום גבוהה ככל שנוכל. הידיעה על מה הזמן הולך פירושו אפשרות קבלת החלטות ניהול זמן ולעשות שיפורים על סמך נתונים מדויקים - מטרת הרישום היא למנוע מאיתנו לספר לעצמנו סיפורים.

אגב תוכלו להעמיק היכרותכם עם לורה וונדרקם בהרצאת טד בנושא ניהול זמן – בה היא מסבירה איך להצליח להכניס לחיים שלכם את מה שבאמת חשוב לכם.

העיקר להתחיל בעיקר

פרופ' בוב מיליגן מאוניברסיטת קורנל, מסביר שהזמן הוא אלסטי מאוד - איננו יכולים להרוויח זמן רב יותר, אך הזמן יודע להתאים את עצמו למה שאנו צריכים לעשות בו. אם אנחנו רוצים להשיג הרבה יותר – הרי שצריך להיות מאוד זהירים לגבי שעות השיא היצרניות שלנו, ולא לבזבז אותן על דברים לא חשובים.

רוב האנשים יצרניים יותר בשעות הבוקר – כדאי לנצל את זה ולתכנן כך: לקבוע את המשימות החשובות ביותר בשעות החיוניות האלה. פרופ' מיליגן מדגיש כי התכנון על שעות האיכות צריך להיות בתכנון ביומן כבר בשבוע לפני כן.

דע בכל נקודת זמן - מה הדבר שעליך לעשות עם סיום המשימה הנוכחית

בימים עמוסים, כשאנחנו חייבים לסיים משימות גדולות/פרויקטים דחופים - הסטרס מניע אותנו. אבל מה קורה בנפילת המתח שאחרי סיום הפרויקט? אם אין תכנון מפורש ברוב המקרים מתבזבז זמן רב על ניסיון להבין מה קורה הלאה, במקומות עבודה רואים שגם מנהלים וגם העובדים שלהם פחות יעילים בנקודות מעבר בין פרויקטים.

ההמלצה היא לנהל רשימת משימות גם לעצמך וגם לצוות שלך מראש "לרגע שאחרי" – להימנע חלונות זמן עמומים בשבוע שלנו. היכן שהתכנון עמום – הביצוע עגום...

טפח את עצמך ואת סובביך

לורה וונדרקם קוראת לנו להקפיד לשמור על רמת האנרגיה שלנו, ומצביעה על אחת התופעות החשובות ואולי הפחות מודעות ע"י רוב האנשים לדעתי: "שינה ופעילות גופנית לא לוקחים זמן; הם מפנים זמן!"

הפסקות הן דבר חשוב מאוד, וצריך לוודא שאנחנו לוקחים מספיק מהם – לעצמנו, למשפחה שלנו, לעובדים שלנו.

מיליגאן מוסיף בהקשר הזה שכדאי לשים לב ולברר עם העובדים שלנו אם יש להם דברים קריטיים שהם צריכים ללכת אליהם, כמו מסיבת יום הולדת או מפגש משפחתי – ולוודא שזה קורה...

לורה וונדרקם מציעה להשאיר בין לבין המשימות החשובות חלונות זמן קטנים פתוחים, לא למלא את היומן שלנו בצפיפות. חלונות זמן ריקים שכאלה מזמנים הזדמנויות טובות ופניות לנצל אותן: דברים נפלאים ייכנסו לחייך אם רק תשאיר להם קצת מקום להיכנס.

היא ממליצה להקדיש חמש או עשר דקות בסוף היום לקרוא או לקשקש קצת עם חבר טוב "לרגעים קטנים יש כוח גדול", היא אומרת.

תכנית יומית חכמה

ג'ו הורנר, כלכלן מאוניברסיטת מיזורי, מוסיף לרשימת ההמלצות שלנו את מטריצת אייזנהאואר המפורסמת. אותה מטריצה שעוזרת לנו לתעדף משימות על ידי שיבוצן לרביעים על בסיס חשיבות ודחיפות.

ברמה הפרקטית, הוא ממליץ לתכנן את היום שלנו ע"י הבהרת מה הדברים החשובים ביותר שיש לנו לעשות היום – ולקחת לעצמנו חמש דקות כל בוקר למלא רשימת תכנון יומי בדף שבו ארבע עמודות:

· "לפני הכול" (על החשוב והדחוף);

· "ליומן" (חשוב אבל פחות דחוף);

· "להאציל" (דחוף אבל פחות חשוב);

· "לא לעשות" (לא חשוב, לא דחוף).

היתרון שזה רשום בדף הוא שניתן להכניס את זה לכיס ולבדוק אותו כמה פעמים במהלך היום, אם עובדים כך – אז מצליחים לתזמן טוב יותר ופחות דברים מרשימת הדחוף והחשוב נופלים כך.

[המלצה שלי היא לשים את הדגש דווקא על הדברים החשובים שאינם דחופים – שם טמונה ההצלחה האמיתית שלנו בתפקידי החיים המשמעותיים – בבית ובעבודה].

בקישור זה תוכלו למצוא דף כזה בגרסת דפוס – לשימושכם.

על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)