תכנית הדרכות בּוֹ-בָּקוֹרוֹנָה

מנהלים/ות, מנהלים/ות משאבי אנוש ומנהלי/ות הדרכה,

אנו נשארים כאן איתכם, וממשיכים בהדרכות ניהול זמן שלנו לארגונים גם ב"שגרת החירום" הנוכחית.

פיתחנו עבורכם תוכנית הדרכת ניהול זמן איכותית, מחדשת ומאוד פרקטית, במיוחד לימי הקורונה.

 

מאז תחילת התקופה במרץ 2020 ועד היום - הדרכנו כבר אלפי משתתפים בהדרכות שלנו, שנהנו מהמקצועיות, שמישבו את המנחים שלנו במשובים גבוהים מאוד, וישמחו גם להמליץ לכם עלינו. 

נתפור יחד חליפה מותאמת בדיוק עבורכם: 

  • ביחד, נתפור  חליפה מותאמת בדיוק עבורכם: 

  • התאמה לצורך המדויק שלכם על בסיס אבחון מקדים שנערוך

  • בחירה של התמהיל המתאים לכם - בתוכן ובמתכונת

  • מענה קל-ליישום לעובדים, למנהלים בדרגים שונים, או בשילוב

  • התאמה ליישום עבור מקצועות ועולמות תוכן שונים

  • הדרכות הן לאלה שעובדים מהבית והן לאלה שממשיכים לנסוע למקום העבודה בתקופה הזאת.

  • בחירת המנחה המקצועי והאיכותי המתאים/מה לכם ביותר

  • לימוד כלים שיחדשו גם למי שמי שעבר סדנאות ניהול זמן בעבר

  • תוכן עם בסיס אקדמי מוצק, כולל עם הבנת הרציונל שעומד מאחורי כל כלי/המלצה

אנחנו כאן, כל הצוות של "בו בזמן" - שכולל 30 מנחים בארץ ובעולם - בעברית, אנגלית וערבית - נשמח לספר לכם מה באמתחתנו ולהגיע גם אליכם :)

מאחלים לכולנו בריאות וחזרה מהירה לשגרה,

טלי סגל, הנהלת "בו בזמן", ונבחרת המנחים שלנו

"בו בזמן", כי ניהול זמן זה מקצוע!

תפריט הדרכות ניהול זמן לתקופת הקורונה

בתוכנית קיימות חמש יחידות לימוד. ניתן לבחור אחת מהן, או לשלב כמה מהיחידות בתוכנית מותאמת. 

כמו כן ניתן ניתן לשנות את המשכים לרזולוציות שונות (הרצאה - שעה וחצי, סדנה - שלוש שעות):

  1. הדרכת ניהול זמן בעבודה מהבית: "עבודה מהבית – איך בכל זאת..."

  2. הדרכת ניהול זמן ומשימות: "ממתכוונים – לעושים!"

  3. הדרכה להתנהלות יעילה בסביבה טכנולוגית: "וואטסאפ ודוא"ל: מגזלני זמן – לכלי ניהול זמן"

  4. הדרכה לצמצום דחיינות: "היום, לא מחר"

  5. הדרכה לניהול אפקטיבי של ישיבה בזום: "מישיבות - לתוצאות"

את תמהילי תוכניות ההדרכה והתמחור - תוכלו למצוא כאן.

פירוט על יחידות הלימוד בכל נושא - ראו כאן מטה: משך כל סדנה שלוש שעות, וניתן לבחור גם נושאים מתוכה להרצאות קצרות יותר.

1 | הדרכת ניהול זמן בעבודה מהבית: "עבודה מהבית – איך בכל זאת..."
חלק א:
"איזון בית עבודה – גם מהבית" | על התמודדות עם טשטוש גבולות

ביחידת לימוד זו - כלים מעשיים להצבת גבולות ולצמצום הסחות הדעת בעבודה מהבית, ולהתמודדות איתם באופן שיקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלכם במשך היום, ויאפשר להפריד בין "זמן עבודה" ו"זמן בית" בצורה טובה יותר, ולאזן את שעות העבודה שלכם.

  • איך לשים גבולות לעצמנו בעבודה מהבית, ולאזן טוב יותר בין עבודה ומשפחה?

  • איך לארגן את סביבת העבודה שלי כך שתאפשר לי להספיק יותר?

  • איך לנהל תקשורת אפקטיבית עם העולם מחוץ לבית?

  • איך לתאם ציפיות עם המשפחה ובכל זאת להצליח לעבוד עם ילדים קטנים בבית?

 

חלק ב:

"איך להספיק יותר - בפחות זמן" | על מיצוי פרודוקטיביות בסביבה הביתית

ביחידת לימוד זו - כלים מעשיים לשיפור משמעותי בפרודוקטיביות, בהספק ובתחושת השליטה במשימות בעבודה מהבית אל מול "ההצפה" שרבים מאיתנו חווים אותה כיום. הכלים הניתנים בחלק זה הם לניהול משימות יעיל ומותאם אישית, לצמצום הסחות הדעת, ולתכנון יעיל על פני היום.

  • מה המחירים שאנחנו משלמים על מולטי-טאסקינג וסוויץ'-טסקינג?

  • כיצד ליצור סביבת עבודה שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות?

  • איך לטפל בהסחות דעת המשלבות הסחות דעת מן העולם בחוץ ביחד עם הסחות הדעת הביתיות?

  • איך למצות את האפקטיביות של העבודה מהבית על ידי תכנון מותאם אישית של זמן העבודה מהבית?

  • איך להחזיר את כמות שעות העבודה הרגילה שלנו, ועדיין להספיק יותר?

חלק ג:

"איך לנהל קרוב - גם מרחוק" | תוספת להדרכות למנהלים בלבד

המנהל, לא די בכך שהוא נדרש להתמודד בעצמו עם העבודה שלנו בתקופת ההסתגרות בבית, יש לו בנוסף עובדים שהוא אחראי על התפקוד שלהם - תפעולית,  מקצועית ומנטאלית. במסגרת ההדרכה למנהלים נתמקד בעקרונות ניהוליים על רקע עבודה מהבית, כמו: 

  • תיאום ציפיות – מרכיבי מדיניות ניהולית לעבודה מהבית.

  • הגדרת מסגרת העבודה וזמינות זמן עבודה. 

  • תקשורת מנהל-עובדים שמחזקת את תחושת השייכות ואת מחויבות העובד לארגון 

  • ישיבות צוות מובנה וניהול ישיבות וירטואליות ביעילות  

  • תפיסות מעקב ובקרה

חלק א

"לחיות תכל'ס את מה שחשוב לנו" | על מימוש סדר עדיפויות ביער הבלת"מים

עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. כולנו מכירים את "הדחוף והחשוב" ויודעים שצריך לעבוד על החשוב... אבל בפועל זה לא תמיד קורה, וישנם דברים מאוד חשובים בתפקיד שלנו, שאנחנו לא מגיעים אליהם במידה שהיינו רוצים:

  • ניהול עצמי מודע - מהן המשמעויות של האופן בו המוח שלנו עובד על ניהול משאב הזמן שלנו, על הפרודוקטיביות וההספק שלנו ביום-יום שלנו?

  • איך להפוך ממנוהל למנהל בחיים שלנו, ולהספיק את מה שחשוב לנו באמת?

  • איך מחזירים את חווית השליטה לחיינו?

חלק ב

"לנהל את הזמן שלי במקום שהוא ינהל אותי" | על אמנות ניהול המשימות

בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש", ולעתים גם כשמנהלים עם רשימת משימות - זה לא ממש זה... נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה. אנו פועלים וחיים בתוך "ערימות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעות וואטסאפ, של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן.

  • איך לעשות סדר בראש, במשימות ובנשמה?

  • איך לעבוד עם רשימה כך שהיא תעבוד?

  • איך לתכנן בחוכמה את היום שלנו ואת השבוע שלנו?

חלק ג

"כל דבר בעתו" | על שימוש חכם ביומן

יומן הוא כלי יסודי בניהול זמן, ורובנו משתמשים בו בניהול העצמי השוטף, אך גם בהקשר זה - לרוב הפוטנציאל העצום של השימוש ביומן מתפספס ולא מאפשר את מיצוי התועלות של השימוש בו.

בחלק זה נלמד מהם המשימות שהכנסתן ליומן תקדם אותנו לפרודוקטיביות גבוהה יותר; איך להשתמש נכון ביומן וכיצד השילוב של היומן והדוא"ל יכול לשפר את הביצועים שלנו בתחומי החיים השונים.

  • איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?

  • איך משתמשים ביומן כמקדם משימות עצמיות, ולא כאלה שנכתוב ואז נתעלם מהן?

  • איך משפיע השעון הביולוגי האישי שלנו על תכנון היום שלנו?

  • מתי הזמן הנכון ביותר ביום לבצע איזה סוג של משימה, לפי מודל "פצחן הזמן"?

  • איך היומן יכול לעזור לנו בניהול בקרה ומעקב?

2| הדרכת ניהול זמן ומשימות: "ממתכוונים – לעושים!"

3 | הדרכת התנהלות יעילה בסביבה טכנולוגית: "וואטסאפ ודוא"ל: מגזלני זמן – לכלי ניהול זמן"

חלק א:
"הוקוס פוקוס" | על מיקוד בעבודה בסביבה טכנולוגית ובעידן המגה-טסקינג

אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. עם ההסחות טכנולוגיות נמנים המיילים, הפייסבוק, הוואטסאפ והפיתויים האחרים שהמסכים סביבו מציבים בפנינו. במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת האלו שגורמים לנו לקפוץ כל היום מדבר לדבר וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז משווע של שעות... !

  • מה עומד מאחורי ההתמכרות שלנו לטכנולוגיה?

  • היכן היא מתבטאת בעידן המודרני בכלל ובחייהם של משתתפי הסדנה בפרט?

  • מה המחיר שאנו משלמים על הסחות דעת – בזמן, בלחץ, באיכות וביחסי אנוש?

  • מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותם?

  • איך נוכל לייצר סביבת עבודה תומכת ריכוז ופרודוקטיביות?

חלק ב

"לעבוד עם אפס מיילים באינבוקס" | על עבודה יעילה עם דוא"ל בשיטת "מייל חי-מת"

בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו", מותאמת לקהל הישראלי, ומשפרת פלאים את את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.

  • כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?

  • מהם עקרונות התיוק לאינבוקס?

  • מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?

  • איך מגיעים בפעם הראשונה במהרה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה?

  • איך משמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?

חלק ג:

"וואטסאפ זירו" | עבודה יעילה עם וואטסאפ

הוואטסאפ הוא כלי שכולנו משתמשים בו כל הזמן - אבל לא תמיד מודעים לכמה עוד ניתן לנצל אותו, ולהשתמש בו כחלק בלתי נפרד ממערכת ניהול המשימות שלנו. "אי אפשר איתו, ואי אפשר בלעדיו" – אז איך בכל זאת כן? שימוש יעיל בוואטסאפ יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלנו ואת איכות החיים והעבודה לאיך ערוך!

  • מהי הדרך היעילה להימנע ממולטיטיסקינג עם הטלפון הנייד שלנו?

  • כיצד נכון לטפל בריבוי הודעות וואטסאפ?

  • מדוע ואיך להיגמל מההרגל לבדוק מה קורה בוואטסאפ כל כמה דקות?

  • איך להשתמש ביעילות ב"וואטסברת" (קבוצה עם עצמי בוואטסאפ)?

  • איך להפוך את הוואטסאפ מגזלן זמן וקשב לתומך פרודוקטיביות?

  • מה זה "וואטסאפ זירו"? ואיך מגיעים לכל הטוב הזה?

4 | סדנת דחיינות  - "היום, לא מחר"

חלק א:

"דע את האויב" | התמודדות עם דחיינות

דחיינות – מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - אצל אחד זה בלימודים, אצל אחד זה בשיפוץ הבית, אצל השלישי בפרויקט בעבודה, אצל הרביעי בחיפוש זוגיות ואצל החמישי - בכל התחומים...

לא, זה לא אבוד! יש מספר כלים שיכולים לעזור לנו להתמודד עם התופעה, ולהתגבר על הנטייה האנושית הזאת שגורמת לנו בכל פעם מחדש לתסכול, לכעס עצמי, לאכזבה של אנשים אחרים מאתנו, לבזבוז של כסף, להזנחת הבריאות שלנו, ולאי-הגשמת השאיפות שלנו והיעדים שלנו לטווח. נבין את התופעה האנושית שנקראת "דחיינות" ואת הסיבות לה, את המחיר שכולנו שמשלמים על הדברים שאנו דוחים (רמז - "החיים עצמם"), וכיצד אנו מתחילים לפס את דרכנו החוצה בעזרת המודעות הזאת.

  • אילו מהמשימות שאנחנו לא מגיעים אליהן קשורות בדחיינות ואילו לא?

  • למה זה קורה לנו בכלל? על מה אנחנו נופלים? 

  • מה המחירים שאנחנו משלמים?

  • מה הגישה הבטוחה להפחתת דחיינות?

חלק ב: "מדחיינות להתנפלות" | מודל יישומי עתיר כלים מעשיים (2 מרכיבים במודל)

חלק ג: "מדחיינות להתנפלות" | מודל יישומי עתיר כלים מעשיים (עוד 3 מרכיבים במודל)

בחלק זה יילמד המודל המעשי "מדחיינות להתנפלות", אשר פותח על ידי טלי סגל, מייסדת ומנהלת "בו בזמן". זהו מודל מעשי המאגד בתוכו מספר "טיפוסים" - פסיכולוג, שוטר, מזכיר, בליין וכבאי - אשר יאפשרו לכל אחד להבין טוב יותר את הסיבות לדחיינות ובעיקר ללקט את הכלים המעשיים הנכונים ביותר לכל אחד באופן אישי. במהלכו של חלק זה של ההדרכה, כל המשתתפים יוכלו לבנות לעצמם את הפתרון המותאם להם באופן אישי על בסיס המודל, כך שבסוף ההדרכה תהיה בידיהם תכנית אישית שתאפשר להם לשים קץ לדחיינות לאחת ולתמיד!

  • יש סיבות רבות לדחיינות – איך הבנת הסיבה במקרה ספציפי מקדמת את הביצוע?

  • איך להתמודד עם חוסר משמעת עצמית?

  • מה עושים במקרים שבהם אנחנו סתם שוכחים, כשהמשימה לא חודרת את סף ההצפה שלנו?

  • איך אפשר להפוך משימת דחיינות להנאה?

  • מה עושים כשאנו עומדים מול משימה – ופשוט אין לנו כוח?

5 | סדנת ניהול דיון - "מישיבות - לתוצאות!"

רבים תופסים את ריבוי הישיבות ואורכן כבזבוז זמן, ולרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משגרת העבודה היומיומית – ולעתים נראות להם ארוכות מדי, תחושה שהזמן נמרח, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה, שמנהל הדיון כבר החליט לפני הדיון, כוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל "מוזמני עציץ").

בהדרכה זו נעסוק בניהול ישיבה אפקטיבית משלוש זווית:

  1. דיון שאני מנהל

  2. דיון שאני מארגן (אך לא מנהל)

  3. דיון שאני משתתף בו.

כל שלושת הזוויות הללו יבחנו מתוך פריזמה של הפיכת הדיון לאפקטיבי הם בהכנות לקראת הדיון, הן בניהול הדיון עצמו והם בהקשר של סיכום הדיון ומעקב אחרי הישיבה.

 

חלק א:

 "הכנה טובה – ישיבה טובה" | היערכות לקראת ישיבה

בחלק הראשון – נתמקד בהיערכות לקראת הישיבות, בדגש על השיקולים לקביעת ההחלטות הבאות:

  • האם לקיים או לא לקיים ישיבה?

  • איך קובעים מטרות לישיבה?

  • מה ומתי הזמן האופטימלי לקיום ישיבה?

  • מהי כמות המשתתפים האופטימלית?

  • איך מחליטים מי כן יזומן ומי לא?

  • איך קובעים אג'נדה/תוכנית/סדר דוברים לישיבה?

  • מה ההבדל בין זימון למצע? (כולל קבלת פורמט לדוגמה).

 

חלק ב:

 "ישיבה על ההגה" | על הובלה וניהול של הישיבה, ותהליך הסיכום ומעקב הביצוע

הגיע מועד הישיבה ו....

הכלים המעשיים שניתנים בחלק זה מתייחסים לניהול הישיבה בפועל ולסיכום בעקבותיה:

  • מהם ההכנות של הדקה התשעים?

  • מה צריכים לכלול דברי ה פתיחה לישיבה?

  • איך מובילים ישיבה – מבחינת התוכן, מבחינת הזמנים, ומבחינת ניהול אווירת דיונית?

  • כיצד מטפלים בהתנגדויות?

  • כיצד מתמודדים עם הסחות דעת תוך כדי הישיבה?

  • מה כולל סיכום הישיבה ע"י מוביל הדיון?

  • מהם העקרונות שיבטיחו סיכום דיון שבאמת יקדם את ההחלטות שהתקבלו? (דגשים למסכם, כולל פורמט לסיכום)

  • כיצד עושים בקרה ומעקב יעיל אחרי מימוש ההחלטות?