​

רבים תופסים את ריבוי הישיבות ואורכן כבזבוז זמן, ולרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משגרת העבודה היומיומית – ולעתים נראות להם ארוכות מדי, תחושה שהזמן נמרח, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה, שמנהל הדיון כבר החליט לפני הדיון, כוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל "מוזמני עציץ").

בהדרכה זו נעסוק בניהול ישיבה אפקטיבית משלוש זווית:

1. דיון שאני מנהל

2. דיון שאני מארגן (אך לא מנהל)

3. דיון שאני משתתף בו.

כל שלושת הזוויות הללו יבחנו מתוך פריזמה של הפיכת הדיון לאפקטיבי הם בהכנות לקראת הדיון, הן בניהול הדיון עצמו והם בהקשר של סיכום הדיון ומעקב אחרי הישיבה.

 

חלק א:

 "הכנה טובה – ישיבה טובה" | היערכות לקראת ישיבה

בחלק הראשון – נתמקד בהיערכות לקראת הישיבות, בדגש על השיקולים לקביעת ההחלטות הבאות:

• האם לקיים או לא לקיים ישיבה?

• איך קובעים מטרות לישיבה?

• מה ומתי הזמן האופטימלי לקיום ישיבה?

• מהי כמות המשתתפים האופטימלית?

• איך מחליטים מי כן יזומן ומי לא?

• איך קובעים אג'נדה/תוכנית/סדר דוברים לישיבה?

• מה ההבדל בין זימון למצע? (כולל קבלת פורמט לדוגמה).

 

חלק ב:

 "ישיבה על ההגה" | על הובלה וניהול של הישיבה, ותהליך הסיכום ומעקב הביצוע

הגיע מועד הישיבה ו....

הכלים המעשיים שניתנים בחלק זה מתייחסים לניהול הישיבה בפועל ולסיכום בעקבותיה:

• מהם ההכנות של הדקה התשעים?

• מה צריכים לכלול דברי ה פתיחה לישיבה?

• איך מובילים ישיבה – מבחינת התוכן, מבחינת הזמנים, ומבחינת ניהול אווירת דיונית?

• כיצד מטפלים בהתנגדויות?

• כיצד מתמודדים עם הסחות דעת תוך כדי הישיבה?

• מה כולל סיכום הישיבה ע"י מוביל הדיון?

• מהם העקרונות שיבטיחו סיכום דיון שבאמת יקדם את ההחלטות שהתקבלו? (דגשים למסכם, כולל פורמט לסיכום)

• כיצד עושים בקרה ומעקב יעיל אחרי מימוש ההחלטות?