תַּפְרִיט הַדְרָכוֹת בּוֹ בַּזְּמַן בְּאִרְגּוּנִים
על פי אבחון-פרודוקטיביות שנערוך לאיתור צורכי המשתתפים, נבנה לכם תוכנית מותאמת בניהול זמן מתוך הנושאים המפורטים בדף זה.
ניתן לבחור הדרכה חד פעמית בנושא שתעדיפו, או לשלב כמה מהנושאים תהליך עמוק יותר בתוכנית שתיתפר עבורכם.
לפניכם פירוט של 10 יחידות הלימוד שלנו לשיפור ניהול הזמן:
ניהול חיים |התארגנות אישית | בלת"מים, דוא"ל, וואטסאפ | תעדוף והאצלה | דחיינות |
ניהול פוקוס | AI למתחילים | ניהול לחצים | איזון בית עבודה | ניהול ישיבות
לפני שתצללו לפירוט, רק דעו שאפשר לקבל אותן בצורות הבאות:
-
משך: כל אחת מהיחידות יכולה להינתן כהרצאה של שעה וחצי, כסדנה חצי יומית או כסדנה יומית.
-
פלטפורמה: ההדרכה יכולה להיות פרונטלית או בזום.
-
שפה: בעברית או באנגלית.
-
כמות המשתתפים: בסדנאות ובקורסים - עד 20 איש בקבוצה, בהרצאות - ללא הגבלה (ובתוספת תשלום).
-
הרכב: ניתן לזמין כל אחת מהיחידות יכולה כיחידה בדידה ועצמאית (למשל - רק סדנת מיילים, או רק סדנת איזון בית עבודה) או כחלק מהרכב של תוכנית עם מספר תחומים של ניהול זמן.
-
דוגמה להרכבים: מתכונת קורסית לניהול משימות תחת הצפה - בשלוש רזולוציות:
-
"קורס המאסטר לניהול זמן" - 6-7 סדנאות של חצי יום (יש אפשרות גם לעובד/מנהל אחדבליווי אישי - דברו איתנו).
-
גרסה מקוצרת של קורס המאסטר: "קורס ארבע על ארבע" - ארבע סדנאות שכל סדנה משכה 4 שעות.
-
גרסה מורחבת של קורס המאסטר - שמותאמת לגמול השתלמות - 42 שעות (6 סדנאות של 7 שעות).
-
-
תוכניות מיוחדות שמשלבות כמה מן הנושאים בהתאמה להקשר מסויים:
-
ניהול זמן ארגוני - להדרכת ההנהלה הבכירה של הארגון או כתהליך ייעוץ להנהלת ארגון לגיבוש מדיניות איזון בית עבודה.
-
ניהול זמן צוותי - ראש צוות והצוות שלו/ה - לשיפור הפרודוקטיביות הצוותית והתקשורת הצוותית סביב נושאי ניהול זמן.
-
-
למוסדות אקדמיים
-
סדנאות לסטודנטים, לסגל אקדמי או לסגל מנהלי - כסדנה חד פעמית או כתוכנית.
-
כקורס אקדמי - תוכנית סמסטריאלית או שנתית במסגרת תואר אקדמי.
-
-
תוכנית אימון אישי.
-
קורסים דיגיטליים - דרך WebAcademix.
יחידה 1
לנהל את עצמי במקום שהזמן ינהל אותי
על תשתיות ניהול זמן ומשימות בכאוס והצפה
חלק א – מבוא לניהול זמן בעולם העבודה החדש
תרגיל כניסה לנושא – טסק סוויצקינג
במה השתנה ניהול זמן בשנים האחרונות?
מודל ניהול משימות תחת הצפה: שליטה-קליטה-החלטה-הבלטה-השקטה-אתנחתה.
חלק ב | "לחיות את החיים שאני רוצה לחיות" - איך מנהלים חיים?
כדי לחיות את החיים שאנחנו רוצים לחיות, צריך לעשות zoom out לרגע על עצמנו, לבחון את כל תחומי החיים - עבודה, משפחה, עצמי - ולעשות הערכת מצב: איפה אנחנו עומדים היום, היכן הפערים העיקריים שלנו בין הרצוי והמצוי בחיים שלנו, ואיך אפשר להצליח לנהל את שלושת הזירות האלה יחד, כך שנרגיש יותר טוב בשלושתן...
-
איך "מנהלים חיים" והופכים ממנוהל למנהל בחיים שלנו?
-
"השעון והמצפן" – הפער בין הרצוי והמצוי בחיינו
-
מהי מפת חיים ואיך עובדים איתה כדי להתקרב לחיים שאנחנו רוצים לחיות?
חלק ג – הסיסטם האישי לניהול משימות
אחד מאתגרי העומס הוא זה שמביא אותנו "לזרום" בהישרדות מיום ליום, מבלי לעצור לנהל את עצמנו.
בסשן זה נייצר סקיצה של מפת התנהלות עם היציאה לדרך, על בסיסה נעבוד במהלך כל התהליך.
-
מיפוי מערכת לכידה
-
מיפוי כלי תכנון משימות – רשימות, יומן
-
מיפוי כלי ניהול משימות בלת"מ – מיילים, הודעות מיידיות
-
בניית תוכנית עבודה אישית.
-
מהו עיקרון "האני השלם" באיזון בית עבודה, ואיך מיישמים אותו?
-
חשיבות הפע"ע – הרגל העל של ניהול הזמן
-
ניהול משימות דרך שלושה מאגרי משימות
-
איך מנהלים פע"ע?
אופציה להרחבת הסדנה מחצי יומית ליומית - הוספת מעבדת פע"ע
יחידה 2
"לעשות סדר בראש, במשימות ובנשמה"
על התארגנות אישית בעולם של כאוס והצפה
חלק א - אסטרטגיות קליטה | "שולפים בקלות - עושים בקלות" –
איפה לשים מה, ואיך להתארגן ביעילות?
בעידן של ריבוי משימות, ריבוי ציפיות, ריבוי תחומי אחריות – ללא ניהול מסודר של המשימות דברים יפלו בין הכיסאות, לא יבוצעו בזמן, וייצרו בנו עומס פנימי קשה מנשוא. אנו פועלים וחיים בתוך "ערמות" של משימות, של הודעות, של מיילים, של הודעות WhatsApp, של ציפיות - וכתוצאה מכך לא מצליחים להגיע לרמות האפקטיביות והפרודוקטיביות שאנחנו באמת יכולים להגיע אליהן, מדוע בעומס המטלות של ימינו לא ניתן עוד להתנהל "מהראש"... ואיך כן?
-
אפקט זייגרניק - איך מצמצמים משמעותית הסחות דעת פנימיות ומחשבות חוזרות על משימות מטרידות?
-
איך לעשות סדר בראש, במשימות ובנשמה באמצעות מערכת לכידה יעילה?
-
איך לגרום לכל חומרי הגלם שאספנו כדי לעשות איתם משהו - להפוך למשימות שקורות?
חלק ב | "מה יש לי בצלחת?" -
איך להימנע מהטעויות הנפוצות שתוקעות את רשימת המשימות שלנו?
לעתים גם כשמנהלים עם רשימת משימות - זה לא ממש זה... חלקנו מכינים רשימה ופשוט מתעלמים ממנה... חלקנו עושים רשימות שנים ולא מבינים למה אנחנו ממשיכים להעתיק משימות מיום ליום בהספק חלקי.. בחלק זו נלמד על כשלים בניהול רשימת משימות, ואיך ניתן למצות אותה.
-
מהי הפלטפורמה העדיפה לשימוש בניהול רשימת משימות?
-
איך לעבוד עם רשימה כך שהיא תעבוד?
-
איך להתמודד עם טעויות נפוצות ואתגרים בניהול רשימת משימות?
-
אבחון אישי - 4 מבחנים לרשימת המשימות האישית
-
תרגיל "אתם המאמן" לפתרון בעיות ברשימת משימות
חלק ג | "הוואטסאפ - אי אפשר איתו ואי אפשר בלעדיו" -
איך להפוך את הוואטסאפ ממפריע לעוזר?
WhatsApp הוא כלי שכולנו משתמשים בו כל הזמן - אבל לא תמיד מודעים... לכמה שהוא כלי סופר-שימושי שמצד אחד - אנחנו לא יכולים בלעדיו, ומצד שני - אנחנו לא יכולים איתו... סדנה מעשית שעושה סדר ומסבירה איך נכון להשתמש ב- WhatsApp בצורה שתשתפר לנו את איכות החיים והעבודה לאין ערוך!
-
הוואטסברת - כל מה שצריך כדי לשדרג את הקבוצה עם עצמי ב- WhatsApp.
-
כלי עזר לעבודה יעילה בוואטסאפ
יחידה 3
"בלת"מ ונשלם"
ניהול משימות מתפרצות - מיילים, אינבוקס זירו, בלת"מים, הודעות
חלק א | "ארגז ההפתעות"- טריקים ושטיקים שיקפיצו לכם משמעותית את הטיפול בדוא"ל
העובד העולם העבודה החדש עובד שליש מהזמן שלנו על מיילים. בתוך פלטפורמות האימייל שלנו יש הרבה כלים שיכולים לסייע לנו בייעול העבודה השוטפת שלהו במייל, אולם לא עצרנו ממש ללמוד אותם. אז הנה לנו הזדמנות ללמוד את אותם דברים קטנים ושווים, שיהפכו את חוויית ההתכתבות שלנו במייל לסופר יעילה.
-
איך לעבוד עם כללים ומסננים?
-
איך להשתמש בתבניות חוזרות של מיילים שנוסחו מראש ומוכנים לשליפה?
-
איך להפוך שורת מייל למשבצת ביומן?
-
איך להשהות שליחת מייל?
-
איך עדיף לתייק מיילים בתיקיות במייל?
חלק ב | "בלת"מ ונשלם" – איך מנהלים בלת"מים?
חלק מהסחות הדעת קורות במהלך השוטף היום-יומי שלנו, עצם העבודה בסביבה טכנולוגית ואנושית מאתגרת, ולאו דווקא מתייחסות לסוג מסויים של משימה – אלא פשוט ל"משחק הטניס" שלנו עם העולם במהלך יום העבודה. אם עד לפני עשור ניהול זמן היה במהותו "איך לתכנן", ופה ושם היו לנו בלת"מים שהיינו צריכים להתמודד איתם, בעולם העבודה החדש – הבלת"מ הפל להיות "הרגיל", זה לא עוד "כיבוי שריפות" אלא העבודה עצמה... המהפכה הטכנולוגית העבירה את ערוץ קבלת המשימות להיות דרך מיילים והודעות מיידיות – ותכל'ס... אם אם לא נתכנן כלום – היום שלנו יתמלא בעבודה רק מהטיפול במשימות המתפרצות שנוחתות עלינו מכל עבר. מיומנות ניהול המשימות המתפרצות היא מיומנות קריטית בעולם העבודה החדש, ואנו ב"בו בזמן" פתחנו את שיטת ח"י/מ"ת במיוחד בשביל סגנון העבודה הזה.
-
איך נוכל לעזור לעצמנו לא להפריע לעצמנו?
-
"שיטת "ONE לניהול בלת"מים בטריאז' - איך לנהל משימות מתפרצות?
-
איך מקבלים החלטות בזמן אמת על עדיפויות בין משימות מתפרצות?
-
מתי לטפל במתפרצות?
חלק ג | "אינבוקס זירו בשיטת מייל חי/מת" - איך מגיעים לאפס מיילים בתיבה ומשמרים לאורך זמן?
בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.
-
כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?
-
מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?
-
איך מגיעים בפעם הראשונה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה, ומשמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?
-
וואטסאפ זירו/סלאק זירו
יחידה 4
"העיקר להתחיל בעיקר"
תיעדוף וקבלת החלטות שיקרבו אותנו לחיים שאנחנו רוצים לחיות...
חלק א - "לוקחים החלטה!" -
איך בכל זאת מתעדפים במה להתחיל כשהכול נראה חשוב?
סידרנו רשימת משימות למופת, אבל... היא מאוד ארוכה. כמות משימות שברוב המקרים אינה ריאלית... יש לנו יותר ממה שנוכל להכיל! מחקרים מראים שכ-40% מהמשימות שאדם רוצה/צריך לעשות בעידן שלנו – אינן מבוצעות בסופו של דבר. האדם הוא משאב מוגבל... אם כך, לא כדאי שנקבל את ההחלטה של מה שכן קורה בסוף בצורה מושכלת? כעת עוברים לשלב סדר העדיפות והקדימות. בעבר לימדו אותנו להסתכל על הרשימה ולסמן אליה מה הכי חשוב, ומה פחות כדי לדרג את סדר הביצוע... השיקול העיקרי היה בזמנו מטריצת אייזנהאוור (המכונה גם "טבלת חשוב/דחוף"). אולם... היום אף אחד מאיתנו לא ישב כנראה לשבת משימות בטבלאות, אבל דווקא היום יותר מתמיד נדרשת טכניקה לקבלת החלטות...
-
איך לעשות סדרי עדיפויות בתוך רשימה שהכול בה חשוב?
-
מהי "משימת אימפקט" ואיך מזהים אותה בתוך ים המשימות?
-
איך מתמרנים בין השוטף והבלת"מים לבין הצמיחה והפיתוח? בין משימות לטווח הקצר ולטווח הארוך?
-
איך להתעלות מעל השוטף והסטרס היומי לרגעי חשיבה מזוקקים של מה הדבר הנכון לעשות ואיך?
-
השוטף ששוטף - אפקט הדחיפות - איך מתמרנים בין השוטף והבלת"מים לבין הצמיחה והפיתוח?
-
חוק פרקינסון - מאיפה יגיע הזמן?
חלק ב - "לשחרר, לשחרר" – על האצלה משימות
הדליגציה מאפשרת לא רק חיסכון משמעותי בזמן אלא גם פיתוח כישורי ניהול טובים יותר. הגברת הפרודוקטיביות אינה טמונה רק בניהול רשימות, יומנים ומשימות עצמיות – אלא גם בניהול התקשורת עם הסביבה, כמו היכולת להדוף משימות, היכולת למצות את הטכנולוגיה, היכולת לנהל ישיבות, ולא פחות מכך – היכולת להאציל משימות, להעביר הלאה את כל מה שלא הכרחי שאנחנו נעשה בעצמנו. בהדרכה נכיר כלים וטכניקות שיהפכו את האצלת המשימות למיומנות מפתח בארגז הכלים הניהולי שלנו. נלמד כיצד לזהות מכשולים אישיים, להתגבר על חששות נפוצים ולבצע האצלה יעילה שתעצים גם את העובדים והקולגות שאיתנו. באמצעות תרגילים מעשיים ושיטות מוכחות, תגלו כיצד לשחרר משימות ולהתמקד במה שחשוב באמת.
-
למה האצלת משימות כל כך חשובה?
-
מהם המכשולים הארגוניים בהאצלת משימות?
-
מהם המכשולים אישיים – בבית ובעבודה ?
-
אז למי להאציל?
-
משימות שמתאימות יותר להאצלה
-
מהם הכללים לביצוע האצלה יעילה?
-
מאלו טעויות נפוצות כדאי שנמנע בתהליך ההאצלה?
חלק ג – "פחות, פחות..." -
מה הולך ל- Not-to-do-list, ואיך אומרים "לא" באלגנטיות?
אחרי שתעדפנו את המשימות של עצמנו, וארי שבררנו מה ניתן להעביר לאחרים עדיין נותרנו עם רשימה ארוכה של משימות, ככה זה בעולם של הצפה. לכן, כדאי להחליט על מה מוותרים ולא יקרה - בין אם למשימות יזומות שלנו, ובין אם בשיפור היכולת להדוף משימות חיצוניות.
-
איך מחליטים מה לא?
-
מדוע קשה לנו להגיד לא לאחרים?
-
איך ועל מה בכל זאת להגיד "לא" ולהישאר בחיים?
יחידה 5
"החלפת אוטומט באוטומט"
התמודדות עם דחיינות - לגרום למשימות החשובות תכל'ס לקרות!
חלק א – "מדחיינות להתנפלות" – מודל בו בזמן לחמשת האסטרטגיות להתמודדות עם דחיינות
דחיינות – מכת מצריים ה-11... פוגעת בכל אחד מאיתנו - ואין הכוונה למשימות שהחלטנו לדחות, אלא כאלה שהחלטנו לעשות... ואיכשהו - זה לא קורה! ההשורה הטובה היא שזה לא אבוד... יש מספר כלים שיכולים לעזור לנו להתמודד עם התופעה, ולהתגבר על הנטייה האנושית הזאת שגורמת לנו בכל פעם מחדש לתסכול, לכעס עצמי, לאכזבה של אנשים אחרים מאתנו, לבזבוז של כסף, להזנחת הבריאות שלנו, ולאי-הגשמת השאיפות שלנו והיעדים שלנו לטווח.
-
אילו מהמשימות שאנחנו לא מגיעים אליהן קשורות בדחיינות ואילו לא?
-
למה זה קורה לנו בכלל? על מה אנחנו נופלים?
-
מה הגישה הבטוחה להפחתת דחיינות?
-
יש סיבות רבות לדחיינות – איך הבנת הסיבה במקרה ספציפי מקדמת את הביצוע?
חלק ב – "אומנות היומנות" – איך לתכנן נכון ולמה אנחנו דורסים את מה שכתבנו לעצמנו ביומן?
עומס היום-יום, הבלת"מים הרבים והעבודה תחת לחץ, גורמים לנו לעתים לרוץ ממשימה למשימה מבלי להצליח לממש את סדרי העדיפויות שלנו. גם כאשר הכל מסודר ברשימות, וגם כאשר ברור לנו מה יותר חשוב לנו, זה עדיין לא אומר שזה קורה בפועל. הרבה פעמים השוטף "שוטף" את הדברים החשובים שבחרנו בתהליך התיעדוף. כדי להתמודד עם זה אנחנו צריכים להחליף את האוטומט של התגובתיות שלנו לשוטף באוטומט של "הקפצת" משימות שחשובות לנו יותר מול העיניים, ובכך ההעלאה משמעותית של שיעור הביצוע שלהם לקרות. כתיבת משימות עצמיות ביומן, היא טכניקה היעילה ביותר כדי להבליט את המשימה מול עינינו, ולקדם את המשימות החשובות ביותר בחיינו. יחד עם זאת... צריך לדעת איך לעשות זאת נכון, אחת זה לא תמיד יעבוד...
-
כוונה מוכוונת יישום – למה דווקא את המשימות הגדולות להכניס ליומן?
-
איך ומדוע יש לתכנן ולהשתמש ביומן בתפיסת "האני השלם"?
-
איך מתמודדים עם אתגרים נפוצים בשימוש ביומן: "כתבתי, דרסתי", "לא פתחתי בכלל את היומן וזה התפספס לי", "מה שהכנסתי לקח יותר זמן ממה שתכננתי", "אין לי איפה להכניס את זה".
חלק ג – "לא מחר-כך, עכשיו!" - איך לגרום לעצמנו לקפוץ על משימות דחיינות?
החלפת אוטומט באוטומט נעשית הן ע"י שמוש ביומן (יילמד בסשן השני בסדנה) והן ע"י שימוש בתזכורות מסוגים שונים.
נלמד מודל מעשי המאגד בתוכו מספר "טיפוסים" - פסיכולוג, שוטר, מזכיר, בליין וכבאי - אשר כל אחד מהם מייצג אסטרטגיה אחרת בהתמודדות עם דחיינות. המשתתפים יוכלו לבנות לעצמם את הפתרון המותאם להם באופן אישי על בסיס המודל, כך שבסוף ההדרכה תהיה בידיהם תכנית אישית שתאפשר להם לשים קץ לדחיינות לאחת ולתמיד! מכל אסטרטגיה נלמד כמה כלים:
-
אסטרטגיית התזכורת – למקרים של הצפה ושיכחה
-
אסטרטגיית הצעד הקטן הבא – מצבים של חסימה רגשית
-
אסטרטגיית הסנדול – למקרים של חוסר משמעת עצמית
-
אסטרטגיית ההנעה ובהנאה – למקרים של חוסר חשק
-
אסטרטגיית ההתנפלות – למקרים של שחיקה
יחידה 6
"הוקוס Fוקוס"
איך מרוויחים עוד שעתים מזוקקות ביום רק על ידי ניהול פוקוס?
חלק א | "פחות קפיצות – זמן למצות!" –
אסטרטגיית ההשקטה לצמצום הקפיצה מדבר לדבר
במצטבר, אנו נשאבים לשריפת זמן של כמה שעות טובות בשבוע בגלל התנהלות לא נכונה מול הסחות הדעת שגורמים לנו לקפוץ כל היום מדבר לדבר וכתוצאה מכך - לירידה באיכות, למתח, לכעס עצמי על דחיינות, ולבזבוז של שעות... ! יש לנו ארבעה גורמי הסחת דעת – מחשבות, אנשים אחרים, הסחות טכנולוגיות ורעשי סביבה בהם נטפל בסדנה זו. הסשן הראשון יוקדש לתשתית התודעתית, השני – לטיפול בהסחות דעת שוטפות במהלך כל היום, והשלישי – ספציפית למשימות עומק שדורשות ריכוז מיוחד.
-
מה עומד מאחורי התגובתיות האוטומטית שלנו להסחות דעת?
-
מה המחיר שאנו משלמים על הסחות דעת – בזמן, בלחץ, באיכות וביחסי אנוש?
-
מה ניתן לעשות כדי לצמצם אותם?
חלק ב | "קופצים פחות, עושים יותר" -
שיפור ביצועים במהלך היום ע"י ניהול פוקוס
מהלך היום השוטף שלנו כרוך בהרבה "בזבוזי זמן" קטנים בבין-לבין שאנחנו לא תמיד מודעים אליהם, בין אם זה במעברים בין משימות ובין אם זה במידת היעילות שלנו במהלך ביצוע המשימה עצמה. כדי לייצר סביבת עבודה תומכת פרודוקטיביות, שמאפשרת לנו ניהול פוקוס, נתמקד בחלק זה בטכנולוגיה, שהיא אחת מאויבי הפרודוקטיביות המשמעותיים שלנו כיום הוא שגורם לנו לבזבז זמן רב (הרבה יותר ממה שאנחנו מודעים לו) – זמן יקר שבא על חשבון המשימות החשובות באמת. עם ההסחות הטכנולוגיות נמנים המיילים, הוואטסאפ, הרשתות החברתיות האחרות, והפיתויים האחרים שהמסכים סביבו מציבים בפנינו.
-
התמודדות עם הסחות עצמיות ומחשבות
-
דליפת מוח – השקטת התראות בנייד
-
צמצום התראות במחשב
-
ריכוז משימות דומות
חלק ג | "צוללים לעומק" - התמודדות עם הסחות דעת במהלך משימות ריכוז
מבין המשימות שלנו, מתחבאות גם משימות עומק, כאלו שדורשות ריכוז ובדרך כלל כרוכות בכתיבה, קריאה, למידה, יצירה, אנליזה, ניסוחים וחישובים. בדרך כלל מדובר במשימות הליבה של התפקיד שלנו שמאפשרים לנו לתת ערך מוסף משמעותי מאוד בתפקיד שלנו, אם נצליח לעשות אותם כמו שצריך. אלה ש... לא אחת, דווקא למשימות האלה הרבה יותר קשה לנו להגיע, וגם כשהגענו – אנחנו מתפזרים, קוטעים את הרצף עם כל מיני דברים קטנים שקופצים, מאבדים ריכוז, ובסופו של דבר נמרחים עם המשימה הרבה מעבר למה שצריך ועם תוצאות פחות טובות ממה שיכולנו.
-
איך לצלוח משימות עומק באפקטיביות בעזרת ספרינטים?
-
חשיבות ההפסקה במשימות ארוכות, וכיצד לתזמן אותה?
-
אבחון הכרונוטייפ האישי של כל משתתף (טיפוסי בוקר או לילה). איך דפוס השעון הביולוגי האישי משפיע על תכנון היום שלנו? מה הזמן הטוב ביותר עבור deep-work ועבור shallow-work?
-
מהו הזמן הטוב ביותר למשימת דחיינות?
-
איך ניתן לארגן את סביבת העבודה שלנו - ככזו שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות?
-
איך להדוף מסיחים אנושיים בתוך משימת עומק?
יחידה 8
"גם וגם וגם"
על איזון בית עבודה בכלים של ניהול זמן
חלק א| "גם וגם וגם" -
על איזון בית עבודה – בכלים ארגוניים וקוגניטיביים של ניהול זמן
בסשן זה הדגש הוא על היכולת לשלב בין תחומי חיים שונים ובין התפקידים שכל אחד מאיתנו נושא בחייו – תפקידים מקצועיים, תפקידים משפחתיים ותפקידים נוספים. איך אפשר להספיק "גם וגם וגם" – תוך שקט פנימי והרגשה של שליטה בחיינו? ביחידת לימוד זו המשתתף עושה בירור אישי בנושא איזון בית עבודה, מקבל החלטות ומלקט כלים מעשיים וישימים ברמה האישית.
-
מאילו רכיבים אנו בונים חוויית איזון בית-עבודה?
-
מהן האסטרטגיות לאיזון בית עבודה?
-
כלי רה-ארגון – לדוגמה: חלוקת תפקידים, מיקור חוץ, הגדרת תפקידים בבית.
-
טיפול בטשטוש גבולות בעבודה מהבית - מסגור באמצעות מרחב, ניהול סדר יום, ניהול תודעה.
-
כלים קוגניטיביים – "הכול בראש" – פיתוח הלך רוח של איזון בחיים.
חלק ב | "לעשות הרבה במעט" –
איך לייצר אימפקט במעט הזמן שיש לנו בבית?
איזון באמצעות כלים התנהגותיים של ניהול זמן
...המשך בכלים נוספים, כאלה שנודעים יותר לאופן ניהול המשימות ותעדוף הלכה למעשה.
-
כלים התנהגותיים – ניהול מאוזן בכלים של ניהול זמן ומשימות.
-
תעדוף בריבוי כובעים – איך מחליטים במה להתמקד בכל זירה?
-
"ארבע הנקודות הקריטיות"
-
"הקיפוד והשועל" גרסת האיזון
-
שפות האהבה.
יחידה 7
"מנהרת הזמן - מהפכת הפרודוקטיביות של הבינה המלאכותית"
על כלי AI שיכולים לחסוך לנו שעות בשבוע!
הערות חשובות:
*הסדנה היא לרמת מתחילים, ולאנשים שהם פחות טכנולוגיים, ומועברת בסגנון מאוד מונגש
*ט.ל.ח - בתיאור להלן דוגמאות לכלים אפשריים – אולם הרשימה משתנה מעת לעת לפי ההתפתחות בתחום חדשות לבקרים
עומס המשימות עלינו הולך וגדל משנה לשנה, ומערכות טכנולוגיות כמו אלה של הבינה המלאכותית, יכולים לעזור לנו לקצר בצורה דרמטית את הזמן שאנו מקדישים לביצוע המטלות האלה. יותר ויותר ארגונים שאימצו כלים לבינה מלאכותית רשמו צמיחה בשיעורים ניכרים בתפוקה שלהם: מה שבעבר לקח לנו זמן רב יכול לקחת לנו היום שניות/דקות ספורות ע"י שימוש חכם בבינה המלאכותית.
המטרה היא להביא את המשתתפים להיכנס לעולם הבינה המלאכותית כפלטפורמה ללמידת כלים נוספים בהמשך באופן עצמאי; לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות והתפוקות שלהם, לעזור להם להימנע מדחיינות; לשדרג משמעותית את התוצרים הטקסטואליים שלהם ואיכותם; להכין מצגות אסתטיות ובמהירות; לקבל השראה בתוכן ולהשלים פערי ידע בתחומים מקצועיים וכללים שמתאפשרים באמצעות AI; לשפר תהליכי עבודה ותהליכי ניהול אנשים ופרויקטים; ולבסס את הביטחון שלהם בשימוש בכלים טכנולוגיים בהווה ובעתיד.
התוכנית חושפת את המשתתפים לכלי AI הנפוצים, המוכרים, האפקטיביים ביותר בעולם הבינה המלאכותית כיום. אנו עומדים עם יד על הדופק על בסיס שבועי כדי לעדכן את הכלים החדשים והרלוונטיים ביותר שמתעדכנים ויוצאים לשוק.
הסדנה מתאימה גם לאנשים שאין להם רקע כלל בבינה מלאכותית – מאפשר לעשות "יישור קו" לעולם הבינה המלאכותית.
כל הכלים שיילמדו יהיו כלים חינמיים, שלא דורשים תשלום על השימוש בהם – לא מהמשתתף ולא מהארגון, ובנוסף - תומכים בשפה העברית.
סדנה סופר-פרקטית זו כוללת סקירת מספר כלי AI נבחרים - גם שפתיים - text to text כמו chatGPT, Claude ,Gemini, גם ויזואליים ליצירת תמונות ולעריכתן, וגם כלים ליצירה ולשדרוג מצגות וסרטוני וידאו.
יחידה 9
"לחיות ב- Well-being בעידן של לחץ"
על ניהול אנרגיה והפחתת לחצים ושחיקה
חלק א | "בנחת – כאן ועכשיו" –
על כלים להתמודדות עם לחץ אקוטי
הזמן הוא דבר יחסי וסובייקטיבי. אנחנו יכולים לחוות אותו אחרת בסיטואציות שונות, ואנשים - בפרשנותם - יכולים לחוות אותו אחרת באותה סיטואציה. הדבר נכון גם למידת הלחץ ואי השקט שאנו חווים כבני אדם שונים - באותה סיטואציה. איך נוכל להשפיע על מה שאנחנו מרגישים ועל חוויית הלחץ והעומס הפנימית שלנו? יש שפע של גישות ושיטות לעשות זאת, הסשם הזה מכוון ללחץ בטווח הקצר – אותן סיטואציות שמקפיצות אותנו ברגעים מסוימים במהלך השבוע שלנו, "פיקים" של לחץ.
-
מה ההבדל בין סוגי הלחץ?
-
הלך רוח של אי לחץ (מיינד-סט) - קול הפנימי ותודעת שפע זמן
-
שימוש במנטרה
-
פיתוח חשיבה פרופורציונאלית - טכניקת זום אווט-זום אין
-
טכניקת הטריאז' להפחתת לחץ מיידי גם בסביבות מאוד מתוחות
-
טכניקת נשימה שעובדת גם למי ש"פחות מתחבר"...
חלק ב | "חיים בטוב" -
על כלים לצמצום לחץ כרוני ומניעת שחיקה
הסוג השני של הלחץ הוא לטווח הבינוני והארוך, הלחץ הכרוני שמביא אותנו למצב של שחיקה לאורך זמן, ופוגע גם בחוויית החיים שלנו, אך בעיקר – בבריאות שלנו לאורך זמן. בחלק זה ניתן כלים פרקטיים שמאפשרים לנו לחזק את החוסן שלנו ולצמצם את השחיקה שאנו חווים.
-
בירור וטיפול בסטרסורים
-
היגיינת שינה
-
חופשה
-
תדלוק בפעולות מזינות בשגרה
-
מה בין סטיילינג ללחץ?
יחידה 10 - למנהלים בלבד
"מישיבות לתוצאות"
איך להפוך ישיבה מבזבוז זמן ל"בוסט" של אפקטיביות?
רבים תופסים את ריבוי הישיבות ואורכן כבזבוז זמן, ולרבים מאתנו פגישות או ישיבות הן חלק משגרת העבודה היומיומית – ולעתים נראות להם ארוכות מדי, תחושה שהזמן נמרח, חסרות מטרה, חסרות ערך, ישיבות שאינן משיגות את התוצאה הרצויה, שמנהל הדיון כבר החליט לפני הדיון, כוללת משתתפים רבים מדי (כאשר חלק מהם אינם רלוונטיים לנושא כלל "מוזמני עציץ").
בחלק הראשון – נתמקד בהיערכות לקראת הישיבות, בדגש על השיקולים לקביעתה, ובחלק השני - כלים מעשיים שמתייחסים לניהול הישיבה בפועל ולסיכום בעקבותיה,
-
האם לקיים או לא לקיים ישיבה? איך קובעים מטרות לישיבה?
-
מה ומתי הזמן האופטימלי לקיום ישיבה? מהי כמות המשתתפים האופטימלית?
-
איך מחליטים מי כן יזומן ומי לא? איך קובעים אג'נדה/תוכנית/סדר דוברים לישיבה?
-
מה ההבדל בין זימון למצע? (כולל קבלת פורמט לדוגמה).
-
מה צריכים לכלול דברי הפתיחה לישיבה?
-
איך מובילים ישיבה – מבחינת התוכן, מבחינת הזמנים, ומבחינת ניהול אווירת דיונית?
-
כיצד מטפלים בהתנגדויות?
-
כיצד מתמודדים עם הסחות דעת תוך כדי הישיבה?
-
מה כולל סיכום הישיבה ע"י מוביל הדיון? כיצד עושים בקרה ומעקב יעיל אחרי מימוש ההחלטות?
-
מהם העקרונות שיבטיחו סיכום דיון שבאמת יקדם את ההחלטות שהתקבלו? (דגשים למסכם, כולל פורמט לסיכום)
-
דגשים לישיבות בזום
