סדנאות בינה מלאכותית מבית בו בזמן

Copilot "יום בחיי"

תכנית בת שלוש סדנאות להטמעת Copilot 365 לעובדים ומנהלים בארגון

סדנה 1

מבוא לCopilot + שימוש לCopilot  באפליקציות Office ו – Teams

• היכרות עם Copilot 365: מהו הכלי, כיצד הוא משתלב באפליקציות Microsoft 365, ולמה הוא משנה את חוקי המשחק

• תרגול מעשי בכתיבת פרומפטים אפקטיביים – איך לשאול את השאלות הנכונות כדי לקבל תוצאות מדויקות

• עבודה עם Copilot ב-Word  ניסוח, עריכה, תרגום, סיכום מסמכים, יצירת תוכן מותאם

• עבודה עם Copilot ב-Excel  ניתוח נתונים, יצירת גרפים, הפקת תובנות, אוטומציה של חישובים

• עבודה עם Copilot ב-PowerPoint  הפקת מצגות אוטומטית ממסמכים, שיפור עיצוב, ניסוח תכנים

• תרגול אישי על מסמכים אמיתיים של המשתתפים, כולל קבלת רעיונות לשימושים מותאמים לתפקיד

• עבודה עם Copilot ב Teams: סיכום ישיבות, תיעוד החלטות, זיהוי משימות, שיפור שיתוף הפעולה בצוות

סדנה 2

"להספיק יותר ובנחת" - ניהול ותכנון משימות בעולם של כאוס והצפה בשילוב Microsoft to do וניהול סוכנים

​חלק א | "השוטף ששוטף" - מבוא לניהול משימות בעולם של הצפה

בעידן העומס והכאוס היום שלנו מנהל אותנו – ריבוי המשימות, הפרויקטים, והשוטף ששוטף אותנו במיילים, וואטסאפ וטלפונים... מביאים אותו לחווייה של מוצפות, קושי לתעדף, קפיצה מדבר לדבר, דחיינות בדברים חשובים ולשחיקה מתמשכת.

בסשן זה נייצר סקיצה של מפת התנהלות עם היציאה לדרך, על בסיסה ננהל משימות תחת הצפה - איך אנחנו לוקחים את ההגה עשל החיים שלנו לידיים שלנו... דרך מודלים עדכניים ופסיכולוגיה מעשית, נלמד לזהות את אפקט ה"דחוף בלבד", להבין מה יוצר עומס, ולבנות מחדש את הבסיס לניהול משימות אפקטיבי המותאם אישית לכל משתתף.

• היכרות ועבודה עם אפליקציה לניהול משימות Microsoft To Do

• ניהול עצמי - בין הרצוי למצוי - איך מחזירים את חווית השליטה לחיינו?

• השוטף ששוטף - אפקט הדחיפות - איך מתמרנים בין השוטף והבלת"מים לבין הצמיחה והפיתוח?

• חוק פרקינסון - מאיפה יגיע הזמן?

• עבודה במודל  "שליטה-קליטה‑החלטה‑הבלטה" לניהול משימות תחת הצפה

• מבנה של סיסטם להתנהלות אפקטיבית ומותאמת אישית

• שגרת תכנון שבועי ("פגישה עם עצמי") – לניהול מיטבי של החיים שלנו

• שימוש בהכתבה הקולית ללכידת משימות קלה

​

חלק ב | "שליטה וקליטה" – עיצוב מערכת שעושה סדר במשימות, בראש ובנשמה

בסשן זה המשתתפים מעמיקים לתוך "לב־המערכת" של ניהול המשימות תחת הצפה: בניית מפת תפקידי חיים, הגדרת מטרות, יצירת מערך קליטה ברור שמרוקן את הראש, מאחד את פיזור המשימות ממאות נקודות כניסה — ומחזיר תחושת שליטה. דרך הבנה פסיכולוגית של חוויית ההצפה, ועד כלים טכנולוגיים שמייעלים את העבודה תכל'ס, זהו סשן מעשי שדרך עבודה אישית של המשתתפים מספק מסגרת עבודה אפקטיבית, מותאמת אישית ומקדמת עשייה. 

• עיקרון "האני השלם" - ניהול חיים ולא רק ניהול משימות

• הגדרת מטרות אישיות וגזירת תוכנית אישית למימושן

• ריקון הראש וסריקה שיטתית של כל כלי הלכידה

• עשרת הדיברות לרשימת משימות שעובדת

• שימוש ב AI בניהול משימות

• עבודה עם רשימה ארוכה (To‑Choose) ורשימה קצרה (To‑Do) 

• תרגול והתנסות Microsoft To Do

​​​

חלק ג | "החלטה והבלטה" - לגרום למה שחשוב תכל'ס לקרות ע"י תעדוף חכם והטמעההמשתתפים לומדים כיצד לתעדף בפועל את המשימות המשמעותיות ביותר מתוך עשרות רבות של משימות, להיפרד ממשימות מיותרות, להאציל חכם (למנהלים), לנהל עומסים, ולשריין ביומן זמן למשימות שמקדמות צמיחה. זהו סשן שמעביר את המשתתפים מ"איך שורדים את היום" ל"איך מנהלים מציאות חדשה", כזו שמאפשרת לעבוד בראש נקי, בקצב נכון, ועם התקדמות אמיתית של מטרות מקצועיות ואישיות.

• תיעדוף בשיטת אי"ה (מבוססת-אימפקט)

• Not‑To‑Do List סינון עומס מיותר

• עקרונות האצלה חכמה (למנהלים)

• Time Blocking מתקדם – עיקרון "כוונת‑יישום"

• יצירת מנגנון “הבלטה” שתופס את הקשב ברגע הנכון

• שגרות הטמעה שבועיות ויציאה לדרך עם מערכת יציבה – איחוד עקרונות קליטה‑החלטה‑הבלטה‑שליטה לשיטה אחת שלמה לניהול משימות תחת הצפה

​

סדנה 3

"בלת"ם ונשלם" – ניהול משימות מתפרצות ושלל טריקים  שווים בעבודה עם הדוא"ל בשילוב Copilot

חלק א | "בלת"מ ונשלם" – איך מנהלים בלת"מים?

חלק מהסחות הדעת קורות במהלך השוטף היום-יומי שלנו, עצם העבודה בסביבה טכנולוגית ואנושית מאתגרת, ולאו דווקא מתייחסות לסוג מסויים של משימה – אלא פשוט ל"משחק הטניס" שלנו עם העולם במהלך יום העבודה. אם עד לפני עשור ניהול זמן היה במהותו "איך לתכנן", ופה ושם היו לנו בלת"מים שהיינו צריכים להתמודד איתם, בעולם העבודה החדש – הבלת"מ הפל להיות "הרגיל", זה לא עוד "כיבוי שריפות" אלא העבודה עצמה... המהפכה הטכנולוגית העבירה את ערוץ קבלת המשימות להיות דרך מיילים והודעות מיידיות – ותכל'ס... אם אם לא נתכנן כלום – היום שלנו יתמלא בעבודה רק מהטיפול במשימות המתפרצות שנוחתות עלינו מכל עבר. מיומנות ניהול המשימות המתפרצות היא מיומנות קריטית בעולם העבודה החדש, ואנו ב"בו בזמן" פתחנו את שיטת ח"י/מ"ת במיוחד בשביל סגנון העבודה הזה.

• איך נוכל לעזור לעצמנו לא להפריע לעצמנו?

• "שיטת "ONE לניהול בלת"מים בטריאז' - איך לנהל משימות מתפרצות?

• איך מקבלים החלטות בזמן אמת על עדיפויות בין משימות מתפרצות?

• מתי לטפל במתפרצות?

​

חלק ב | "ארגז ההפתעות"- כלים שיקפיצו לכם משמעותית את הטיפול בדוא"ל

העובד העולם העבודה החדש עובד שליש מהזמן שלנו על מיילים. בתוך פלטפורמות האימייל שלנו יש הרבה כלים שיכולים לסייע לנו בייעול העבודה השוטפת שלהו במייל, אולם לא עצרנו ממש ללמוד אותם. אז הנה לנו הזדמנות ללמוד את אותם דברים קטנים ושווים, שיהפכו את חוויית ההתכתבות שלנו במייל לסופר יעילה.

• איך לעבוד עם כללים ומסננים?

• איך להשתמש בתבניות חוזרות של מיילים שנוסחו מראש ומוכנים לשליפה?

• איך להפוך שורת מייל למשבצת ביומן?

• איך להשהות שליחת מייל?

• איך לעשות פולואפ למייל ששלחתי?

• איך עדיף לתייק מיילים בתיקיות במייל?

​

חלק ג | "אינבוקס זירו בשיטת מייל חי/מת" - איך מגיעים לאפס מיילים בתיבה ומשמרים לאורך זמן?

בחלק זה נקבל כלים מעשיים לצמצום הסחות הדעת שתיבת האינבוקס שלנו משלחת לעברנו, ולהתמודדות עם המיילים בשיטה שתקפיץ משמעותית את הפרודוקטיביות שלנו במשך היום. נלמד על הניהול אינבוקס זירו בשיטת 'מייל ח"י/מ"ת' שמבוססת על "אינבוקס זירו" ומותאמת לקהל הישראלי, אשר משפרת פלאים את מהירות ואיכות השירות שלנו, את בקרת המשימות, ואת ההתמודדות עם התעוקה שכרוכה בעומס מיילים.

• כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למיילים?

• מהי השיטה היעילה ביותר להתמודד עם כמויות גדולות של מיילים?

• איך מגיעים בפעם הראשונה מתיבה של אלפי מיילים לתיבה ריקה, ומשמרים אינבוקס ריק לאורך זמן?