בו בזמן - בזמן מלחמה: הדרכות בנושא ניהול זמן במצב חירום
כעם למוד-חירום אנו כבר יודעים שתקופות לחימה מתאפיינות במספר שלבים, וגם זו הנוכחית: כעת, בימים הראשונים של המלחמה, אנחנו עדיין בתוך חוסר הוודאות והטירוף שאנחנו מצויים בו, בדומה לכל תחילת מלחמה, עמוק בתוך הבלבול בין הניסיון לייצר שגרה לבין הריצות אל המרחב המוגן, כשברקע באמצעי התקשורת ובמדיה תמונות של אנשים ובתים שנפגעו מהטילים, והזום של הילדים... בימים הקרובים נעבור לשלב "שגרת החירום" - תקופה שבה הלחימה נמשכת, וזה יכול לקחת לא מעט זמן, שבה המשק חוזר אט אט לפעילות ככל שניתן, והעובדים חוזרים למתכונת מותאמת של עבודה במצב הזה.
הצורך במיומנויות ניהול זמן במצב חירום
קשה לכולנו... אנחנו עייפים, מוצפים, ושחוקים אחרי למעלה משנה וחצי של מלחמה, ולתוך כל זה איראן מצטרפת עם פגיעה משמעותית בעורף, ושגרת מיגון ומרדף אחרי שעות שינה...
גם הארגונים מרגישים את זה היטב... רבים פונים אלינו בטענה שמעבר לקושי הרגשי שהם חווים, ומעבר לשינוי באופי התפקיד שלהם בתקופה הזו - עולה גם הצורך בכלים מעשיים לשיפור התנהלות עצמית. מנעד התגובות למצב, מבחינת ניהול הזמן של אנשים, נע בין קושי לתפקד ותחושת כבדות בעשייה ועייפות טוטאלית מצד אחד, לבין עומס יתר או "פעילות בהיפר" בשל התווספות משימות רבות ואחריות מעבר למשימות השגרה שיש להם – וחייבים כלים לניהול האנרגיה שלהם.
אתם מבקשים - אנחנו נענים...
הרמנו את הכפפה, ופיתחנו הדרכה בנושא. בפיתוח הזה הביאה טלי סגל לידי ביטוי את ניסיונה רב השנים בחיבור בין שני עולמות התוכן המרכזיים בחייה: האחד – המומחיות בניהול מצבי חירום שצברה כסגן אלוף לשעבר בפיקוד העורף במשך עשרים שנה, והשני – דרך "בו בזמן – ניהול זמן בהתאמה אישית" – הייעוד והשליחות שלה בעשור האחרון - לאפשר לאנשים לנהל את עצמם ואת חייהם ע"י ניהול זמן טוב יותר.
הדרכת "זמן אמת" - ניהול זמן במצבי חירום
ההרצאה "זמן אמת" היא הדרכה מקוונת או פרונטלית, שמשכה שעה ורבע, בה ניתנים כלים והמלצות פרקטיות לניהול זמן בתקופה הזו.
מטרות ההדרכה
מטרת ההדרכה היא לצייד את המשתתפים בידע וכלים מעולמות ניהול זמן שיסייעו להם באופן קונקרטי להתמודד עם המצב הנוכחי של החירום:
-
לתמרן בין משימות רבות, של שגרה מהולה בחירום.
-
להצליח להישאר בפוקוס למרות הצפת הוואטסאפ, הרשתות החברתיות, הטלויזיה ברקע והילדים בזום.
-
לתעדף ולקדם את מה שחשוב למרות תחושת ההצפה המערפלת.
-
להתמודד עם העבודה מהבית, עם הילדים והאזעקות ברקע לעיתים.
-
להימנע מדחיינות ולגייס אנרגיה לתנועה ולפרודוקטיביות.
-
להתגייס כעובדים למאמץ החברה לצליחת תקופת המלחמה.
מה כוללת ההרצאה?
תוכן ההדרכה כולל את הנושאים הבאים, אולם יותאם לקבוצה המודרכת ולארגון ע"י שאלון אבחון מקדים:
-
דפוסי ניהול זמן בחירום - מה קורה לנו?!!?!
-
איך להתמודד עם אי הודאות והעומס ולעשות "סדר בראש" בתקופה הזאת.
-
ניהול משימות תחת הצפה – איך לארגן את המשימות ולנהל אותן בצורה אפקטיבית ויעילה יותר.
-
ניהול פוקוס – איך לקדם משימות חשובות שהולכות לאיבוד ולדחיינות בתוך ההצפה על אף חשיבותן.
-
ניהול אנרגיה - כתשתית להתנהלות העצמית ולחיזוק החוסן
מתי?
לפי הזמנה, גם בהתראה קצרה מאוד.
משך הרצאה - שעה ורבע, עדיף בשעות הבוקר.
למי מיועדת ההדרכה?
עובדים ומנהלים בארגונים,
אפשר לפתוח את ההדרכה גם לבני המשפחה שלהם.
ההדרכה תותאם אישית וארגונית למשתתפים.
וידאו קצר למנהלים
קבלו סרטון קצר על שלושת הטיפים החשובים ביותר למנהלים/ות על ניהול זמן בבמצב חירום, שהוכן במסגרת פרויקט מיקרו-למידה "לידרשיפט" של שירותי בריאות כללית, ובהסכמתם אנו מפרסמים זאת גם כאן.
כמי ששנים שילבה בין מצבי חירום, ניהול אנשים, וניהול זמן - היה לי חשוב לתת את שלושת השיעורים החשובים ביותר למנהלים במצב הזה:
-
סדר בראש, להחזיק בתמונה השלמה כל הזמן - להוריד את כל המשימות אל הכתב - לא לעבוד מהזיכרון, לראות את כל המשימות מול העיניים ועל בסיס זה לתעדף בכאן ובעכשיו לאור המצב.
-
עצירות אסטרטגיות - אחת ליום לפחות לקחת ספרינט עם עצמכם של כמה דקות ולהסתכל קדימה - לנסות לקבל החלטות שיצמצמו את אי הוודאות לאנשים שלכם, ולהעריך את מצב האנשים והמשאבים שאתם זקוקים להם קדימה.
-
ניהול אנרגיה - לישון מספיק, לאכול מספיק, לקחת הפסקות, להיות בקשר עם הבית - האנשים שלכם רוצים לסמוך על החוסן של מי שמנהל אותם.
בבקשה...
ליווי אישי 1:1
תפקידו של מנהל במצב החירום מורכב, ולא כל המנהלים מצליחים להתמודד עם "תוספת החירום" שנחתה עליהם כמנהלים עם תחילת המלחמה.
בצוות המאמנים שלנו בבו בזמן יש לנו מאמנים שמלבים התמחות בניהול זמן לצד התמחות במצבי חירום, והם יוכלו לסייע משמעותית למנהלים שזקוקים לכלים ולדחיפה בתקופה המורכבת הזאת.
יש לנו שתי תוכניות אימון למצב חירום:
1. פגישת התנעה
מפגש אישי בן שעה אחת שמטרתו "לעשות סדר" ולהניע את המתאמן לפעולה במצב חירום, כולל בניית מפת חיים ומתן כלים ראשוניים לקידום המשימות מעולמות ניהול זמן.
2. אימון מרתון לניהול זמן
פגישה שמשכה 4 שעות (ניתן לפצל לשני מפגשים של שעתיים), שמטרתה לבנות יחד את הסיסטם לניהול זמן משימות של המתאמן, בכל תחומי שניהול זמן שנדרשים (במסגרת הזמן), לאו דווקא בהקשרי חירום.
כל המפגשים יתקיימו בזום.
התהליך כולל אבחון מקדים של המתאמן.
האימון ייעשה ע"י מומחי ניהול זמן בצוות "בו בזמן".
השירות ניתן גם לאנשים פרטיים, שאינם מנהלים, אך זקוקים לסיוע דומה.
"בלוג בזמן"
שני פרסומים שהעלנו לבלוג שלנו לאחר השבעה באוקטובר, אולם רלוונטיים מאוד גם לימינו בהקשרים של ניהול זמן:
פוסט עם המלצות ניהול זמן למובילי כוחות בחירום
מתוך ניסיון רב שנים בהובלת כוחות במצבי חירום, והדרכה על ניהול זמן בסיטואציות כאלה, נותנת כאן טלי המלצות סופר ממוקדות לניהול זמן עבור מפקדים, מנהלי חירום ומובילי מיזמי סיוע-אזרחי:
פרק בפודאסט "ביה"ס לקארמה טובה"
עו"ד רות דיין וולפנר מארחת את טלי סגל בפודקאסט שלה - פרק 118, מוקדש כולו לניהול זמן במצבי חירום:
בברכת ימים שקטים ובטוחים יותר, מכל צוות בו בזמן,
שמרו על עצמכם.