הפוסט הזה חשוב לי במיוחד מכיוון שאני מחברת בו בין שני עולמות התוכן של חיי - מצד אחד, השירות הצבאי שלי שבו התמחיתי בניהול מצבי חירום כסגן אלוף בפיקוד העורף, ומצד שני בהדרכת ניהול זמן שנים רבות בתוך הצבא וכיום כמנכ"לית "בו בזמן". אפתח בבקשה אישית אליכם הקוראים: הפוסט מיועד למי שכנראה לא יכולים לראות אותו במצב הנוכחי... אז עשו טובה ושתפו אותם איכשהו, שיקראו ברגע של הפוגה, עשיתי להם את זה קצר ומצונזר.
חרבות ברזל... נכנסנו בהפתעה לתוך כאוס מורכב ואינטנסיבי ומאז עוסקים כוחות הביטחון והרפואה לצד ארגונים אזרחיים במתן מענה וצמצום הפערים. הפוסט מוקדש לכל מובילי העשייה בתקופה הזאת, מי בשדה הלחימה, מי בחמ"לים ומי בין ערימות הציוד שנאסף – כולל מפקדים בצבא, במשטרה, בכוחות הכוננות הישוביים, בכוחות הכיבוי וההצלה, מנהלים ברשויות המקומיות, מנהלים בכוחות רפואה, והמנהיגות המקומית הארעית - אנשי סגולה שלקחו על עצמם לארגן ולהוביל מבצעי סיוע אזרחי – ומפעילים עשרות אנשים באיסוף מזון ציוד, הפעלות, פינוי, הסעות, הסברה ועוד. אני מצדיעה לכולכם.
אתם – המנהלים, המפקדים, המובילים, כדי שתצליחו לנהל היטב אנשים אחרים בסיטואציה הקשה הזאת – אני קוראת לכם לעצור רגע ולחשוב גם על הניהול שלכם את עצמכם, כי זה הבסיס.
מניסיון של שנים רבות ותחקור של מצבי חירום בעבר בארץ או בעולם, אני יודעת, וודאי תסכימו, שמצבים כאלה תמיד מתחילים בחוסר בהירות ואי ודאות גדולים, לא כל שכן כשמדובר במערכה הנוכחית שתפסה אותנו בהפתעה. אבל אנחנו גם יודעים שאחרי השלב הראשוני של הכאוס נעבור למצב של "שגרת חירום". ימים ושבועות שבהם ימשיכו אירוע לחימה לא פשוטים, אבל יהיה לכם ולנו קצת יותר מושג מה קורה, ויהיה קצת יותר סדר בבלגן...
מלחמה זה לא דבר מסודר, וחוסר הודאות הוא דבר קבוע בה, אבל על ידי התנהלות נכונה, אפשר לנסות לעשות "סדר יחסי": סדר בראש שלכם >> זה סדר בראש של האנשים שלכם >> זה סדר באירוע שאתם מובילים >> וזה יכול לתרום לקצת יותר סדר במערכה הכוללת.
מנהיגות היא המשאב הכי יקר שיש לנו כרגע, ואתם – מנהיגים, מי במיקרו מי במאקרו, מי על מדים ומי על אזרחי, מי בחמ"ל ומי בשטח. ניהול הזמן שלכם במצבים האלה קריטי לפעילות שלכם, לעצמכם ולאנשים שלכם.
שלוש המלצות ניהול-עצמי ממני אליכם:
1. שלטו בתמונה השלמה או שהיא תשלוט בכם
"סדר" עושים בין היתר על ידי נתונים ורשימות... ברמה הארגונית המוסדית אנו נעזרים בדרך כלל במערכות שו"ב (שליטה ובקרה) או כל טבלה שיתופית שבחרתם להשתמש בה או שקיימת במסגרת שלכם. המערכת השיתופית היא סופר-חשובה, אבל היא לא מחליפה את העזר האישי שבו אתם "לוכדים מידע" ועושים את הסדר במה שבצלחת שלכם.
אגיד כמה מילים על שניהם בהקשר של ניהול עצמי –
מעבר למידע הקונקרטי שאתם צריכים ושואבים ממערכת המידע השיתופית לצורך הפעילות המבצעית שלכם, חשוב שתציצו ביוזמתכם גם ימינה ושמאלה לקבל את התמונה הגדולה יותר, מה שמעבר למשימה הספציפית שלכם, מכמה סיבות:
ראשית, המערכת גם שומרת אתכם בתמונה השלמה כדי שתוכלו לקבל החלטות יותר מושכלות, ומספקת לכם דירקטיבה כדי שתהיו באזימוט הכללי הנכון, שעומד עם מטרות המלחמה ועם מה שבאמת צריך.
שנית, המערכת נותנת לכם גם מידע כללי שתוכלו להעביר הלאה לאנשיכם כדי לפזר מעט את אי הוודאות שלהם, שידעו שיש להם מישהו שיודע מה קורה (במגבלות המציאות כמובן), דמות אחת בהירה וקרובה שאפשר לסמוך עליה.
שלישית, אנחנו בעידן של שיתופי פעולה - אם תבינו מה קורה בגזר השלכם באופן כללי, מי הם הגופים שפועלים לידכם, או בתחומים נושקים - תוכלו לייעל את התהליכים גם לרמות של שת"פ אפקטיבי.
ורביעית, התמונה השלמה חשובה גם כדי שלא תיפלו למלכודת של "להיתקע" באירוע או בנקודה מסוימת. האירועים נמשכים כל הזמן – ואם אתם מבינים שנתתם את ה 80/20 שלכם בנקודה מסוימת, גם אם תשאירו שם חלק מהצוות שלכם "לסגור קצוות" הסתכלו קדימה אל האירוע הבא שצריכים אתכם בו. הרימו את הראש מעל המים כל כמה דקות כדי לוודא עם עצמכם שאתם במקום הנכון, שאתם לא מפספסים את הנקודה שצריכים אתכם בה יותר. בקרו בחפ"ק או מנו מישהו מהצוות הקרוב לכם שיעזור לכם ביצירת התמונה ולקבל החלטה מתי לזוז הלאה ולאן, עם הפנים קדימה כל הזמן.
יחד עם זאת, ולצד "תמונת העולם" שחשוב שתחזיקו, מערכת שליטה-ובקרה שיתופיות ומערכתיות טובות ככל שיהיו, כאמור אינן תחליף לכלי עזר אישי. נהלו עזר אישי שעושה לכם סדר אישי בראש במה שקורה תחתכם – פנקס, מחברת אפליקציה, משהו – כל דבר שנוח לכם. אתם מנהלים מבצעים, אנשים ואמצעים, ואתם גם מקבלים בקשות ודרישות מכל עבר - מהאנשים שלכם, מהרמה הממונה, מגורמי שת"פ, מאזרחים שאתם פוגשים, וגם יש לכם את המשימות העצמיות שלכם - מחשבות ויוזמות של עצמכם. אל תחזיקו שום דבר בראש, ההורדה מהראש אל "כלי לכידה" שהוא עזר שליטה אישי חשובה מכמה סיבות:
גם כדי "לנקות" את הראש שלכם מפרטים מיותרים שייצרו לכם מחשבות חוזרות ויבזבזו לכם חוסן מנטלי;
גם כדי לא לפספס דברים שדורשים את תשומת הלב והטיפול שלכם;
גם כדי שתוכלו להיות חדים ומהירים בתהליכי קבלת החלטות, בלי התמהמהות מיותרת;
גם כדי שתוכלו להפעיל את האנשים שלכם בהתאם - האצילו סמכויות – עכשיו יותר מתמיד, הביטו ברשימת המשימות שרשמתם לעצמכם וחשבו כל הזמן: האם אני חייב לעשות את זה באופן אישי, או שיש כאן מישהו שאני יכול לתת לו את זה?;
גם כדי שיהיה לכם תיעוד כדי שתוכלו לדווח למעלה;
וגם אולי אפילו לתחקר את עצכם ולהיות טובים יותר מחר.
את כל אלה הרבה יותר קל לעשות כשהם רשומים מול העיניים, וכמעט בלתי אפשרי לעשות – כאשר אנחנו מנסים להתנהל מהראש.
2. עצרו ותכננו את המשך השבוע תוך כדי "הכאן ועכשיו"
החיילים/ השוטרים/ העובדים/ המתנדבים שלכם – הם לגמרי ב"כאן ועכשיו", ושם הם גם צריכים להיות, זה תפקידם – ביקשתם מהם לעשות משהו, והם עושים, הם המוציאים אל הפועל. אתם איתם שם, מנהלים את אותו "כאן ועכשיו", אבל מה מותר "המוביל" על אנשיו? שהוא יודע להיות בו בזמן גם ב"מה הלאה"...
שאלו את עצמכם: מה יהיה צריך מכם להערכתם בעוד כמה ימים? האם אתם ערוכים לשם? מה מצב האנשים שלכם - יש לכם מספיק אנשים? מה מצב הכשירות שלהם? מה יהיה במצב שלהם בעוד שבוע? מהם המשאבים שעומדים לרשותכם? מה המשאבים שאתם חושבים שתצטרכו בעוד כמה ימים?
מצאו ברגעי ההפוגה, בין לבין, כמה דקות כדי לחשוב קדימה, לתכן בקווים כללים את הימים הבאים לאור ההבנה שלכם את הזירה, לאור המידע (המוגבל) שברשותכם, וכמידת הדמיון המקצועי שלוקח אתכם קדימה – והיערכו בהתאם: הציפו מעלה והחוצה בקשות ראשונות של מה שדרוש לכם, וחשבו עם עצמכם, ועם שותפי החשיבה שלכם, איך אתם רוצים לנהל את זה משם – מי יעשה מה וכו'.
3. מצו את זמני המעברים
בין אירוע לאירוע יש זמן הפוגה קצר, ובין מקום פיזי אחד לאחר שאתם נעים ביניהם – יש זמן נסיעה. נצלו את הזמנים האלה. זמני המעבר הם זמן התדלוק וההטענה שיאפשר לכם לעמוד איתנים ב"פיקים" של העשייה.
בראש ובראשונה – נהלו את האנרגיה האישית שלכם. למנהלים, מפקדים, מובילים רבים במצבי חירום יש נטייה לדאוג לאחרים סביבם, ולשכוח את עצמם. האנרגיה שלנו היא משאב מתכלה, במיוחד במצבים כל כך מורכבים, שיכולים גם לסחוט אותנו מנטלית, רגשית ופיזית. ה"כל-יכול" שאנחנו אולי חושבים שאנחנו עובד לנו יומיים, שלושה, ארבעה... ואז התפקוד והרוח מתחילים להיחלש, בין אם במודע, ובין אם לא. כמו שאתם מטעינים את הטלפון שלכם מדי פעם... אל תשכחו להטעין גם את עצמכם... זה מתחיל בבסיס של הבסיס: מאסלו אוי מאסלו... דאגו לצורכי היסוד שלכם, לפחות למינימום ההכרחי, ברור לי שזה לא מצב רגיל – אבל מפקד שלא ישן ארבעה ימים "כי זו מלחמה", מתפקד פחות טוב, עושה יותר טעויות, רואה פחות את האנשים שלו, ומקבל החלטות פחות טובות. ראיתי רבים כאלה בחיי הצבאיים (שלא לומר – הייתי כזאת בצעירותי, עד שלמדתי בדרך הקשה). חוץ משינה – שזה מניסיוני הטעות הכי נפוצה, דאגו גם לאכול טוב. דברו עם המשפחה בנסיעות – ראו שהם בסדר, ספרו להם שאתם בסדר. קחו מהם אוויר ותנו להם אוויר לנשימה.
מנו לעצמכם ממלא מקום שיחליף אתכם כשאתם מתחברים למטען... הכשירו אותו היום, כדי שיוכל לתמוך בכם בשבועות הקרובים, מישהו שאתם יכולים לסמוך עליו שיחליף אתכם לכמה שעות, שבאמת תצליחו לישון, שבאמת תצליחו להיות קשובים לילדים שלכם כשאתם כבר קופצים הביתה.
אפשרו גם לאנשים שלכם את אותה הטענת מצברים, ודאגו לשיח שוטף איתכם וביניהם. אם האנשים שלכם עובדים במשמרות – קבעו משמרות לא ארוכות מדי. אני יודעת שהיומיים שלושה הראשונים בלחימה מרגישים כמו משמרת אחת ארוכה, אבל עם המעבר לשלב "שגרת החירום" ועד סוף המלחמה – עברו מסודר. עדיף משמרות של 8 שעות על פני משמרות של 12 שעות, אם אפשר, אבל השתדלו לא יותר. קביעת משמרות קצרות יחסית יאפשר לכם למנוע חוסר ריכוז, חוסר יעילות, קושי בקבלת החלטות, עלייה בסיכון לתאונות, פגיעה באווירה וביחסי אנוש.
אעצור כאן, כדי לשמור על המיקוד ועל קוצר היריעה, ואני מסכמת עם שלושת המסרים העיקריים שבחרתי עבורכם כאן: שלטו בתמונה השלמה ונהלו עזר אישי, עצרו ותכננו את המשך השבוע תוך כדי "הכאן ועכשיו", ומצו את זמני המעברים כדי להטעין את עצמכם ואת אנשיכם.
באהבה ובהערכה רבה,
בהצלחה בשליחות שכל אחד מכם לקח על עצמו לעשות,
ובתקווה לימים טובים יותר בקרוב.
על הכותבת (בתמונת נוסטלגיה)
טלי סגל, סגן-אלוף בגלגול הקודם, וכיום מנכ"לית, מייסדת, ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - המקפצה לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ולהרגיש טוב יותר.
ליצירת קשר - talisegal@bobazman.com
052-9276510.
