פרדוקס ניהול הזמן של המנהלים בדרג הזוטר

המנהלים בדרג הזוטר נמצאים באחת המשבצות המאתגרות ביותר בארגון: מצד אחד, הם קיבלו משרה ניהולית, אחראיים על תחום, על אנשים, על קו ייצור, ומצד שני - במידה מסוימת הם נשארים "עובדים" בהרבה מובנים. עובדים איכותיים, עובדים מוערכים, עובדים שקיבלו יותר אחריות - אבל עובדים.

בסופ"ש האחרון פרסם ה- Thrive Global כמה טיפים למנהלים זוטרים שמעולם לא באמת הוכשרו An Essential Guide for First-Time Managers (Who Never Got the Rulebook on Managing) אחת הפואנטות המרכזיות שעולות שם בין השורות היא שלמעשה רבים מהמנהלים הזוטרים מתקדמים מבלי באמת לקבל הכשרה מסודרת לניהול. בכתבה צוין שלפי סקר שנעשה ב-2019 בין 500 מנהלים, עולה כי 25% מהם לא קיבלו הכשרה ניהולית כלשהי. למעשה, אם תחשבו על זה, בדרך כלל מנהל זוטר קודם בשל היותו עובד טוב, מסור, אחראי, מקצועי, חרוץ... כזה שעושה את העבודה היטב. אז זהו ש.. איזו עבודה הוא עושה היטב? עבודתו כעובד. כאיש מקצוע. לא כמנהל. ואז הוא נכנס לתפקיד ובמקרים רבים לומד את התפקיד הניהולי תוך כדי תנועה. רק בחלק מן הארגונים יש ממש קורס או תהליך חניכה מובנה שהוא מקבל, אבל גם הוא לא תמיד מכסה את המיומנויות הדרושות.

אחד הפערים שאני מזהה, כמי שעושה יום-יום תהליכי למידה ארגוניים בנושא ניהול זמן, הוא הפער בתחום ניהול זמן/ניהול עצמי בקרב מנהלים זוטרים. לפני שאתה מנהל אנשים אחרים, אתה חייב לדעת לנהל את עצמך. ניהול עצמי לקוי של זמן ומשימות של מנהל עשוי לגרור אחריו תופעות לוואי שכולנו מכירים: צווארי בקבוק, קושי בסדרי עדיפויות, היעדר זמן חניכה לעובדים, פערי רצוי מול מצוי בכל מה שקשור בבקרה ובמעקב, וגם סתם פניות בין-אישית לראות את האנשים שלו באמת, ברמה האישית.

הפרדוקס של ניהול זמן בדרג הזוטר הוא כמעט מובנה, וארגון אחרי ארגון נופלים לתוכו: אם מנהל לא מנהל את עצמו (ניהול זמן נכון) הוא לא עושה את עבודתו כמו שצריך - והכוונה לעבודתו הניהולית, לא בהכרח לעבודתו המקצועית, ההפסד הוא לכל הכיוונים, לדוגמה:

- במקום להתמקד במשימה הניהולית הוא הולך למקום המוכר שבו הוא חזק (העבודה המקצועית) ונפתח פער ניהולי הלכה למעשה ב"קו הייצור" הארגוני - הוא עסוק בעבודה היצרנית ופחות מתפנה לאנשיו או לתכנון העבודה.

- הוא נוטה פחות להאציל סמכויות, כי הוא לא מוצא מספיק זמן לחנוך את העובדים כך שיוכל לסמוך עליהם יותר - מן מעגל כזה שבפועל הוא מוצא את עצמו לא אחת עושה את העבודה במקומם.

- זה שהוא לא מגיע לחניכה, בקרה ומעקב - גורם לכך שגם העובדים שלו פחות מתפתחים מקצועית ממה שיכולים היו.

- הוא כורע תחת עומס המשימות, והסטרס ניכר על פניו ובהתנהגותו. הוא פחות פנוי לאינטראקציה בין-אישית נעימה עם אנשיו. האנרגיה סביבו פחות נעימה לבריות.

- בשל חוסר הניסיון הניהולי שלו, האסרטיביות שלו עדיין מתבשלת, הוא עדיין לא יודע להגיד "מה לא" ומייצר סביבו מתח שכולנו מכירים בסגנון "הכול חשוב הכול דחוף והכול לאתמול". זה לא שאנחנו לא רואים את זה גם בדרגי ניהול בכירים יותר - אבל עם הגיל והניסיון אנחנו בכל זאת לומדים טוב יותר להגיד מה עכשיו ומה אח"כ. בשנותיו הראשונות כמנהל עמוד השדרה הניהולי עדיין באיבו, והוא משלם על זה בזמנו ובזמנם של אנשיו.

- גילאי הניהול הזוטר חופפים בדרך כלל גם את תהליכי הנישואין והולדת הילדים הראשונים, כך שהם מתמודדים ברקע הרבה פעמים עם תינוק שלא נרדם בלילה או עם מתח זוגי של ניסיון להציב גבולות בין הקריירה למשפחה.

...ואלה רק חלק, כמה דוגמאות, מההשלכות של פרדוקס ניהול הזמן של דרג הזוטר.

עוד מהניסיון המצטבר שלנו בארגונים, אני יכולה לשתף אתכם שהדבר עולה לא אחת בסדנאות ניהול זמן שארגונים מביאים עבור עובדים. "צריך ללמד ניהול זמן קודם את המנהלים שלנו, וזה יסדר גם את ניהול הזמן שלנו" היא אמירה שנשמעת כמעט בכל סדנה לעובדים. בסדנה עצמה אני אישית לא משתפת פעולה עם שיח ברוח הזאת, משתי סיבות: האחת - כי מיקוד שליטה חיצוני לא תורם כלום בעיני, ואני חושבת שכל אחד מאיתנו צריך לבדוק את עצמו ולראות איך הוא משתפר, גם אם הוא "רק עובד", ושנית - מתוך לויאליות לארגון ולמנהליו. יחד עם זאת, אני רוצה להמליץ בחום על מתכונת שאולי תהיה אפקטיבית יותר וחסכונית יותר לארגון בהדרכת ניהול זמן לאנשיו: להתחיל במנהלים, ולפי סדר היררכי (סדנה למנהלים בכירים, ואז סדנה/אות למנהלי דרג ביניים וזוטר).

היתרונות בכך:

1. דרך מנהלים קל יותר לייצר תרבות ארגונית, ולא רק פתרון מקומי. סדנה שמתחילה מלמעלה ויורדת - מייצרת שפה ארגונית משותפת של פרודוקטיביות.

2. לתת למנהלים ברמות שונות כלי ניהול זמן שתואמים לאתגרי ניהול זמן שלהם - לא דומים אתגרי המנהל הבכיר לזה של הביניים והזוטר או של העובדים (זו הבחנה שאנחנו עושים בפועל בהדרכות "בו בזמן").

3. לצייד את המנהלים בסדנאות ניהול זמן לא רק בכלים לפרודוקטיביות אישית, אלא בכלים לחנוך את העובדים שלהם בניהול זמן - ואז במקום להביא סדנאות רבות לעובדים, אפשר לכוון את הכשרת המנהלים ל"מתן כלים למתן כלים על ניהול זמן" וכך לבסס הן את הידע והניסיון של המנהלים והן את המעמד של המנהל כחונך מול אנשיו.

מה דעתכם?

על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)