בכתבה שפורסמה השבוע ב- BBC Worklife בנושא מגמות העבודה המרכזיות לסיכום 2023 תוארו שבע המגמות הבולטות שאפיינו את עולם העבודה השנה וצפויות לעצב את שוק העבודה בשנה הבאה.
ככל שאנחנו מעבדים את המורכבויות של עולם העבודה החדש, ברור שניהול זמן אפקטיבי הוא קריטי, אבל תכל'ס... אתם לא צריכים אותי כדי להגיד לכם את זה, אתם מרגישים את זה על בשרכם ובנפשכם.
כולנו רוצים להצליח לבחור נכון ולהצליח לאכוף את מה שבאמת חשוב לנו בתוך הצפת המשימות הזאת; להספיק יותר ולצאת ממעגל התסכול והדחיינות; ולהרגיש יותר טוב - שלמים, נינוחים, מאוזנים.
בפוסט זה אציין בקצרה את המגמות, וארחיב לגבי ההמלצות שלי בנושא ניהול זמן שנגזרות מתוך המגמות האלה.
אפתח באימלו"ק הכתבה על המגמות שעולות לסיכום 2023, ממש בקצרה:
מעבר לעבודה מהבית - עבודה מרחוק תמשיך להתבסס כנורמה מקובלת, וחברות רבות יאפשרו הסדרי היברידיים.
תופעת ההתפטרויות - צפויה להימשך, אנשים ימשיכו לעזוב מקומות עבודה שאינם עונים על ציפיותיהם.
איזון בין עבודה לחיים - חיפוש אחר איזון טוב יותר בין העבודה לחיים הפרטיים ילך ויגבר.
הכשרה מתמדת - למידה מתמדת תהפוך להכרח על מנת להישאר רלוונטיים בשוק העבודה.
אוטומציה - משרות רבות יוחלפו באוטומציה ובינה מלאכותית.
עבודה גמישה - חברות רבות יאמצו שבוע עבודה מקוצר או גמיש יותר.
רווחה נפשית - יהיה דגש גובר על בריאות נפשית בעבודה.
את הכתבה המקורית במלואה תוכלו למצוא כאן:
אעבור לניתוח הנ"ל, דרך משקפיים של ניהול זמן, ואציע חמש המלצות מעשיות שיעזרו לכם - עובדים, מנהלים ועצמאים - לנווט בעולם העבודה המשתנה והמסחרר שאנו פועלים בו. אתם מוזמנים לאמץ לכם דבר או שניים לשיפור ניהול הזמן שלכם לשנה הקרובה מתוכן, ולצאת חדים יותר לקראת השנה שמתחילה לה השבוע.
המלצה 1:
לבחון את ניהול הזמן שלכם ברמה אסטרטגית והוליסטית
מהכתבה עולה חשיבותה הרבה של חשיבה אסטרטגית בסביבה שמשתנה במהירות. כדי לתרגם את זה לניהול זמן אפקטיבי, אנחנו צריכים להציב מטרות ברורות וליצור תוכנית עבודה. שאלות כמו "מה המטרות שלי לעוד שישה חודשים? ולעוד שנה?" יכולות לכוון את הפעולות היומיות למטרות ארוכות טווח. על ידי חיבור הלכה למעשה בין המשימות היומיות למטרות אסטרטגיות רחבות יותר, נוכל לשפר את הפרודוקטיביות והיעילות הכללית שלנו. ודאו שהמטרות התקופתיות שלכם והיעדים ארוכי הטווח שלכם, אכן מקבלים ביטוי בתוכניות היומיות שלכם ותורמות לקידומם. אל תתנו לשוטף לשטוף אתכם מהעיקר, וסמנו לעצמכם מדי יום 2-3 משימות מרכזיות שתדעו בסוף היום, שאם השגתם אותן – עשיתם את "היומית" שלכם!
מגמה נוספת בכתבה מדגישה את החשיבות של הסתכלות הוליסטית על תהליכים. זה כולל הבנה לא רק של משימות ישירות אלא גם של התהליכים הכוללים הקשורים למטרה הסופית. ניהול זמן אפקטיבי דורש שימת לב לכל ההיבטים הקשורים למטרה. לצד האפקטיביות (המוכוונות את היעד) ודאו שאתם מצליחים גם להיות יעילים (מוכוונות גם אל מיצוי המשאבים שלכם, ובפרט משאב הזמן). ערכו הערכות קבועות של תהליכי העבודה שלכם כדי לזהות צווארי בקבוק וחוסר יעילות. טייבו תהליכים על ידי ביטול של שלבים מיותרים, מסיחי דעת, גורמים מעכבים, ובכך תבטיחו שהזמן שלכם מנוצל בצורה מיטבית.
המלצה 2:
לאמץ תפיסת עולם דינמית, גם בניהול העצמי שלכם
נוכח התנודתיות המתמדת בעולם העבודה כיום, יכולת הסתגלות היא מפתח. היכולת לאמץ תפיסת עולם דינמית מאפשרת לעובדים ולמנהלים להישאר גמישים ויציבים במצבים משתנים. ניהול זמן בסביבה כזו דורש לא רק תכנון אלא גם יכולת להסתגל במהירות לשינויים.
ההשתנות מחייבת אותנו לגמישות, ולכן אני ממליצה בחום לעשות עם עצמכם פע"ע (פגישה עם עצמי), בתדירות שבועית, על מנת להסתכל על מה שקורה סביבכם מעבר לרשימת המשימות וליומן שלכם. כלי הניהול האלה עוזרים לנו ביום יום, אולם אין זה מחליף את היכולת שלנו לעוף למעלה, ולבחון את התפקיד שלנו ממעוף הציפור, את סביבת העבודה שלנו, ואת המגמות המשתנות בתחום שלנו, ואז... לצלול מטה ולגזור מזה משמעויות לעשייה היום יומית שלכם.
העצירה לחשיבה בפע"ע תעזור לכם להבטיח שהזמן שלכם מושקע בפעילויות המשפיעות ביותר, ומתייחסות להשתנות מסביב. זכרו: בלת"מ איננו דבר רע, הרבה פעמים הוא טומן בחובו הזדמנויות מעולות, צריך רק לדעת לנהל אותו, לנתח את ההזדמנויות האלה, ולהוציא מהם את המיטב.
המלצה 3:
היערכו לעבודה מרחוק בצורה יעילה ושמרו על גבולות עבודה-חיים אישיים
המעבר למבני עבודה גמישים יותר הוא מגמה בולטת מאז הקורונה, וראינו שנמשכה גם השנה. גמישות זו באה לידי ביטוי גם בעבודה מרחוק ובמדיניות היברידית בארגונים רבים.
בין הסחות הדעת במקום העבודה, בבית, ובמעברים ביניהם, קשה מאוד לשמור על פוקוס, ולייצר רציפות בעבודה על משימות. נשאף לייעל את זמן העבודה שלנו ולהבטיח שהגמישות שבאה עלינו לטובה היא אכן לטובה, ומשפרת את הפרודוקטיביות, ולא פוגעת בה. ודאו שאתם מחלקים נכון את המשימות שלכם בין משימות שמתאימות יותר לביצוע במקום העבודה וכאלה שמתאימות יותר לביצוע בעבודה מן הבית. תכננו מראש את השבוע שלכם בהתאם, ודאגו למרחב עבודה תומך-פרודוקטיביות בשני המקומות.
בעבודה מן הבית, בחרו מקום עבודה ייעודי שיאפשר לכם לשמור על המיקוד במהלך שעות העבודה. השתדלו לשבת לא במרחב המשפחתי (סלון, פינת אוכל, עבודה...) אלא לייצר לעצמכם פינה מבודדת יותר, עם מינימום הסחות דעת, כמו חדר סגור או יחידת משרד חיצוני בחצר, למשל. אם אין ברשותכם מקום מתאים ואתם נאלצים לשבת עם הילדים והטלוויזיה ברקע, דאגו לשבת עם הגב להתרחשות הביתית ("שקט בעין"), ועם אוזניות ("שקט באוזן"). במידת הצורך קפצו לעבוד ממתחם עבודה חיצוני, ספרייה או בית קפה כדי לייצר מסגור למשימות נקודתיות ודורשות קשב מלא מצידכם.
בחרו לא רק את המקום הנכון אלא גם את הזמן הנכון לכל משימה. אבחנו מתי הן שעות השיא של הפרודוקטיביות והריכוז שלכם, ונסו לכנס לשם את משימות העומק שדורשות ריכוז מיוחד. קחו בחשבון את השעות האלה בתיאום חלוקת המטלות בבית בין בני הזוג - לוודא שיש לכם "גב" שמאפשר צלילה לעומק, או לחלופין דאגן לסידור אחר לילדים בזמן הזה, אל תיכנסו בכלל להרפתקה של "גם וגם" כשמדובר במשימת עומק.
בתוך הגמישות הזו של עולם העבודה, גם השמירה על גבולות ברורים בין עבודה לחיים אישיים הופכת לקריטית. ניהול זמן אפקטיבי בעבודה מהבית כולל לא רק מדידה ושמירה על שעות העבודה אלא גם הגנה על הזמן האישי והפרטי. קבעו שעות עבודה ספציפיות והקפידו לעצור בהתאם. התנתקו מפעילויות הקשורות לעבודה במהלך הזמן האישי כדי לשמור על איזון בריא בין עבודה לחיים אישיים.
שימו לב, את המשימות של החיים הפרטיים שבצו לעצמכם ביומן וברשימות על גבי אותם כלים שאתם משתמשים בעבודה. החשיבות של ניהול כל הזירות באותה פלטפורמה, היא כדי לא להתפזר וכדי לא ליפול לדחיינות בחייכם הפרטיים. מניסיון למדתי שמי שמתנהל בכלים נפרדים לבית ולעבודה, נוטה לדחיינות יתרה בחיים הפרטיים. ואל תטעו: זה שלא מפרידים את הכלים לא אומר שלא מפרידים בביצוע המשימות, להיפך, אחת שהגיעה שעתה של משימה "פרטית" קיימו אותה באותה קשיבות, פוקוס ומוגנות, שאתם מנסים לעשות במשימת עומק של העבודה.
המלצה 4:
תפסו פיקוד על הפיתוח האישי שלכם!
המגמות שנסקרות מדגישות גם את החשיבות של למידה מתמשכת בנוף עולם העבודה שמתפתח כה מהר. ניהול זמן בהקשר זה דורש לקחת אחריות על הפיתוח האישי שלנו ולהתחייב על פיתוח מיומנויות מתמשך מבלי להתפשר. ראשית, הבינו היכן האזורים שבהם נדרש לכם חיזוק, ואז, דאגו לצמצם את הפער, אם באמצעות בקשה ממקום העבודה, ואם בצורה פרטית אם זה לא מתאפשר או פחות מתאים. הרשת מוצפת בקורסים דיגיטליים איכותיים בכל תחום, השקיעו במיפוי הצרכים והפתרונות עבורכם, ובנו את עצמכם. זה בידיים שלכם.
מבחינת ניהול זמן של תהליכי למידה, קל ליפול ל"אפקט הדחיפות גרידא", שמסביר את הנטייה האנושית להעדיף את "הדחוף" (ובתוכו חלק ניכר של "דחוף מדומה") על פני "החשוב", הצמיחה ארוכת הטווח, העסקית והאישית. האפקט הזה מביא אותנו לרוץ כמו עכברי מעבדה על הגלגל, בין משימות היום-יום השוטפות והבלת"מים, מבלי לעצור כדי להתפתח. אל תוותרו לעצמכם, הקדישו משבצות זמן ספציפיות לפעילויות למידה מתמשכות, וקבעו לעצמכם תיעדוף ברור של יעדי למידה על סמך הרלוונטיות שלהם לתפקיד הנוכחי ולשאיפות הקריירה העתידיות שלכם. חשוב לרכוש גם מיומנויות מקצועיות, גם מיומנויות טכנולוגיות, וגם מיומנויות רכות כמו יצירתיות, חשיבה ביקורתית, הקשבה, פרזנטציה ועבודת צוות. חוץ מזה, אל תשכחו שהשינויים התכופים בעולם העבודה, ובעולם בכלל, כמו שראינו בעבר, יכולים להשפיע על כל אחד מאיתנו באופן ישיר, וזה יכול להיות מגפה, מלחמה, מיתון, שינויים במשק או כל הפתעה אחרת. אנחנו לא יודעים איפה נמצא את עצמנו מחר בבוקר. היכן שזה לא יהיה – היו ערוכים לשינויים ממקום ש"בוחר", שמנהל את עצמו ולא מנוהל. ההיערכות הזאת מחייבת המשך התפתחות תמידית, צרו את חופש הבחירה שלכם במו ידיכם, ויפה שעה אחת קודם.
המלצה 5:
שמרו על היגיינה טכנולוגית
שילוב הטכנולוגיה במקום העבודה היא מגמה רווחת בשנים האחרונות, ועודנה, אולם שנת 2023 תיזכר בשל פריצתה של הבינה המלאכותית, שהתבשלה לה בשנים האחרונות, אך פרצה השנה לתודעת ההמון. אנחנו ממשיכים "להתהפך" לנו במהפכה התעשייתית המודרנית שהתחילה לפני כעשור וחצי. הנוחות והנגישות של כלי העבודה הטכנולוגיים שלנו ביום-יום הרחיבה את מידת השימוש שלנו בהם, כולל כלים שגורים כמו הדוא"ל, עושר האפליקציות בסמארטפון, הרשתות החברתיות, וכלי עבודה ארגוניים כמו מערכות לניהול משימות, לניהול פרויקטים, לניהול תקשורת פנים, לניהול לקוחות ולניהול משאבים. הטכנולוגיה משפרת את היעילות שלנו לעין שיעור בתחומים רבים, אך אליה וקוץ בה: כל הקדמה הזו מאתגרת את הפוקוס שלנו ומגבירה את הקפיצה שלנו מדבר לדבר ברמה שלא הכרנו בעבר. מחקר אחרי מחקר מצביעים על המחיר העצום והכואב שאנו משלמים כשאנחנו עושים Task-switcing, בזמן, באיכות התוצרים וברווחה הנפשית שלנו.
ניהול זמן יעיל בהקשר זה כרוך במינוף טכנולוגיה בחוכמה מצד אחד, ומהצד השני, בשמירה על מה שאני קוראת לו "היגיינה דיגיטלית" (מזעור הסחות דעת דיגיטליות ונזקים נוספים שנובעים מריבוי המסכים סביבנו כל היום).
החוכמה היא "מדובשה ולא מעוקצה" של הטכנולוגיה.
אז מה כן לקחת? הטמיעו אפליקציות וכלים שמסייעים לכם לייעל את התהליכים שאתם מובילים; מצו את יכולות הבינה המלאכותית; ואמצו את כל הטריקים הקטנים שאתם יכולים לאמץ בעבודה עם המיילים, היומן, וכלי ההודעות המיידיות. אגב, מי שעדיין לא שם, מזמינה אתכם להצטרף אל קהילת ניהול הזמן שלנו בפייסבוק "להספיק יותר ובנחת" וקהילת בו בזמן בוואטסאפ, לקבלת טיפים שווים מעת לעת.
ומה לא לעשות? לא לקפוץ על כל הודעה שמגיעה, אלא להיכנס למערכות בצורה מבוקרת בחלונות זמן שתחליטו עליהם; בין לבין הכניסות – דאגו שהמערכת המסיחה לא פתוחה מול עיניכם; כבו את ההתראות במייל, בוואטסאפ וברשתות החברתיות – הן גורעות יותר ממה שהן תורמות, ואין לנו יכולת אמיתית לשלוט ולהתעלם מהן, ביולוגית ופסיכולוגית. זה חזק יותר מאיתנו.
לסיכום, הטבע הדינמי של עולם העבודה החדש, דורש גישה אסטרטגית וטקטית כאחת לניהול הזמן. ככל שאתם שואפים להצלחה בסביבה שמשתנה במהירות, ניהול זמן חכם יוכיח את עצמו כבעל ברית יקר ערך. על ידי שילוב ההמלצות המעשיות שתוארו כאן בשגרה היומית שלכם, ועל ידי שמירה על פרואקטיביות, הסתגלות ומיקוד תוכלו לנווט במורכבות של 2024, תוך מקסום התפוקה שלכם והרווחה האישית שלכם.
שנה טובה ומוצלחת!
על הכותבת
טלי סגל, מנכ"לית, בעלים ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - המקפצה לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ולהרגיש טוב.
בו בזמן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - שלושה קורסים דיגיטליים (סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
הציצו בתפריט הסדנאות שלנו לארגונים.
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, עדי - 054-8142600
או פשוט השאירו הודעה באתר ונחזור.
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – המקפצה לניהול זמן בעולם העבודה החדש - טלי סגל"
ואם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו – מוזמנים להצטרף אלינו בפייסבוק "להספיק יותר ובנחת", או לקהילת הואטסאפ של בו בזמן. אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, להרגיש טוב" :)
