תפקידה של מערכת הלכידה בניהול משימות
מעטים יודעים זאת עליי, אבל בראש שלי מתחוללת רוב הזמן סופה של מחשבות, רעיונות, עם מאות פרטים לזכור - וזיכרון זה אולי הצד הכי חלש שלי. אבל עם כל אלה, יש לי מערכת נוחה ויציבה של לכידה ושל שליפה, או בעברית: אני לא מחזיקה שום דבר בראש – אני רושמת הכול, ואני עושה את זה בצורה שתהיה לי קלה ונוחה למצוא את מה שאני מחפשת אחר כך.
בעומס המידע שיש לנו, צורת ההתארגנות שלנו הופכת להיות קריטית – לא רק לניהול זמן ואיתור מידע מהיר, אלא גם במובן של הרגשה נינוחה יותר וחוויית שליטה: הכול במקומו.
"תיאוריית הלופים הפתוחים", הידועה גם כ"אפקט זייגרניק", הוצגה על ידי הפסיכולוגית הרוסית בלומה זייגרניק ב–1927, שמאז תוקפה גם במחקרים מודרניים, קובעת שהמוח מקצה מקום בזיכרון למשימות שלא הושלמו, אבל מרפה בקלות ממשימות שהושלמו. כלומר, אנחנו אוכלים לעצמנו את הראש: אנחנו לא מפרגנים לעצמנו מספיק ב"וואוו כמה הספקתי", אלא חושבים רק על מה שלא הספקנו. כאלה אנחנו, שליליים. זאת ועוד... כל משימה פתוחה כזאת, אם נחזיק אותה בראש ולא ננהל אותה באיזו מערכת מסודרת של לכידה וניהול משימות, היא תהפוך למחשבה חוזרת וטורדנית שתעלה לנו ב"לופ חוזר" שוב ושוב.
המציאות הדיגיטלית מטביעה אותנו באין-ספור לופים פתוחים. כל התראה בטלפון, מייל חדש שנכנס, פופ־אפ בתחתית במסך, שיחת מסדרון, ישיבה שהשתתפנו בה, הודעות וואטסאפ שנתקבלו ודורשים טיפול - פותחים לנו לופ חדש בראש, ואנו חושבים עליהם שוב ושוב עד שנסגור את הטיפול בהם. חלק מהאנרגיה המנטלית שלנו מתועלת כדי להחזיק את הלופ הזה בזיכרון עד לסגירת המשימה או עד להנחתה במקום מבטחים שממנו אנחנו יודעים שהיא תטופל בהמשך. הצטברות של לופים פתוחים יוצרת תחושה מוחשית של דחק מנטלי.
מה אפשר לעשות?
אנחנו צריכים מקום בטוח שנוכל להוריד את המידע.
בדרך כלל את "מערכת הלכידה" שלנו נחלק לשלושה סוגי לוכדים:
לוכד ידני – שבו נשתמש בדרך כלל כדי לרוקן, על ידי כתיבה, את המחשבות שרצות לנו בראש ואת כל האינפורמציה שנקלטת בעל פה כמו כתיבה בישיבות, בשיחות טלפון, בשיעור בזום. דוגמאות ללוכדים: מחברות, פנקסים, פתקים, דפים, ויש גם קצת יותר מורכבים כמו מחברות חוצצים, מחברות מעוצבות או בולט ג'ורנל.
לוכד פיזי – המקום שבו ניתן להניח דפים (כמו מגש דואר שולחני, או מעמד ניירות שממתינים בסבלנות לתיוק שבושש להגיע) או חפצים אחרים (סלסילה של גרביים שאינם ביחסי זוגיות כרגע, שקית של בגדים שצריך לתקן כשיהיה זמן לתפור, מגירה של חשבוניות שנשמור לסוף החודש וכו).
מחברת שוטף
הפוסט הזה מוקדש לסוג הראשון – ללוכד הידני, ובתוכו לכלי מאוד ספציפי: "מחברת שוטף". כל הזמן שואלים אותי איך אני מנהלת את המחברת שלי, אז הנה. אחרי שבשנים האחרונות השתמשתי בבולט-ג'ורנל וברוקט-בוק, הקורונה שהביאה איתה את העבודה מהבית העלתה בי צורך לחפש משהו שיודע להכיל כמויות גדולות של טקסט, יותר נגיש, לא טכנולוגי, והחלטתי לעבור למחברת A4.
הכי פשוט והכי מותאם לצורך שלי בשנה האחרונה.
המחברת עוזרת לי, אוספת אותי, ועושה לי שקט בנשמה ובראש.
למעשה, מתחילת הקורונה התמלאו לי כבר עשר (!) מחברות גדולות כאלה, ועם הפז"מ דייקתי לעצמי גם את השיטה. אז הנה הן לפניכם:
עשר המלצות שלמדתי מעשר מחברות-השוטף שלי בקורונה
1. "האני השלם": כל תחומי החיים באותו כלי
מחברת גדולה ופשוטה היא לוכד ידני מצוין: לוכד מחשבות, לוכד רישום חופשי בשיחות טלפון, לוכד סיכומי פגישות, סיכומי וובינר, שיחה עם המורה, קשקושים... הכוללללל בפנים.
כל מה שדורש רישום – נרשם שם. זהו הנייר היחידי שהעטים שלי מכירים. המחברת היא חלק מהתפיסה הרחבה יותר שאני קוראת לה בבו-בזמ"ן "האני השלם" – שאומרת לא להפרדות בין הבית לעבודה בכלים לניהול משימות: מחברת, רשימת משימות, יומן, תכנון שבועי – הכול ביחד בתוכם.
2. כאן ועכשיו: בלכידה אין אחר כך
אני לא דוחה כלום – אין "לכתוב על פתק ולהשלים אח"כ למחברת", ואין "אבקש שיקליטו ואז אשלים מההקלטה" – כי רוב הסיכויים שזה כבר לא יקרה...
אל תשאירו חובות לעצמכם, גם ככה אנחנו בעידן של הצפה, לא צריך עוד.
יש טלפון? לפני שאני עונה אני ניגשת למחברת.
נכנסת להרצאה? המחברת שם.
הולכת לפגישה או פגישה בזום? המחברת שם.
מה שאני לא כותבת כאן ועכשיו, כבר לא ייכתב, או שייכתב באיזה שומקום שילך לאיבוד.
3. אחת ויחידה
הדגש הכי חשוב הוא שאין הרבה אופציות. רק מחברת אחת. לא לפי נושאים. בלי דפים אחרים. בלי פתקים באזור. שלא אתפתה בכלל ללכת לצדדים... בלי אופציות ללוכדים ידניים אחרים. ההמלצה הזו חשובה במיוחד לקשב-וריכוזניקים, הסכיתו נא: ממליצה לכם לא להתפזר בכתיבה על דפים או פתקים ארעיים, אל תחזיקו כאלה בכלל - רק במחברת. ומחברת - אחת.
אחת!
4. זמינה ומזומנה
מחברת-שוטף שלי מונחת על השולחן שאני עובדת עליו רוב היום, פתוחה תמיד על הדף הלבן הבא. מחכה רק לי. למחשבה המעניינת הבאה שלי, לטלפון הבא שלי, לשיעור הבא שלי.
אני מניחה לידה כמה עטים, כדי שגם אם אתהלך לי עם העט כשאשכח את עצמי תוך כדי קשקוש עם חברה בטלפון ואניח אותו במטבח... תמיד יש עט ליד המחברת.
5. כותרת לדף
לא צריך סדר קשוח מדי, או כתב יפה, הכול לוקח – ובלבד שיהיה לכם נוח.
אני ממליצה להפריד בין נושאים שונים בדפים שונים, כלומר לכל נושא חדש יש דף חדש עם כותרת בראשו: מה הנושא, עם מי דיברתי, ותאריך. כך בדפדוף מהיר אוכל למצוא את מה שאני מחפשת בהסתכלות רק על השורה הראשונה, ולא ליפול לתפקיד "סקאנר" של עמודים שלמים.
אם נשארים לי סופי-עמודים ריקים, אני עושה קו בסוף הנושא, ומשתמשת בחלק התחתון לשרבוטים, מספרים, פרטים תלושים, חישובים... כל מיני דברים שאני לוכדת ולא מצדיקים "פתיחת נושא/דף", מעין אזור טיוטה וקשקושים.
6. למיטיבי לכת: תוכן עניינים
כשאני פותחת מחברת חדשה, אני מדלגת על הדף הראשון, והוא מוקדש לתוכן עניינים כדי שבשעת הצורך אצליח גם לשלוף את מה שאני מחפשת. כשמחברת נגמרת לי אני מושיבה את הבן היקר שלי (רון בן 9), כדי שיעזור לי ויעתיק את כל הכותרות אל עמוד הראשון. לפעמים הוא מקליד אותם ואז אפשר להדפיס ולהדביק בתחילת המחברת או לעשות חיפוש על הקובץ. אני משלמת לו 5 ₪ לשעה כי הוא "עבד אצל אמא", וכולם מרוצים: אני מצאתי לו עוד תעסוקה בקורונה הזאת וקיבלתי תוכן עניינים למחברת, והוא מרגיש ילד גדול שעובד, ואפילו מרוויח כסף.
7. גיבוי בתיקייה במחשב
דפים חשובים במיוחד, בנושא רגיש או משהו שחשוב שייאסף למקום אחד בתיקייה במחשב, אני סורקת ל-pdf ושולחת לתיקייה, כמו לדוגמה שיחה עם הלקוח שכתבתי, כדי שאוכל למצוא בקלות בתיקיית הלקוח גם בעוד כמה חודשים בלי לשבור את הראש איפה זה בתוך כל המחברות האלה...
8. גם בבית, גם בחוץ
כשאני יוצאת מהבית, אני שומרת אמונים למחברת כלוכדת המחשבות הידנית הבלעדית שלי... היא מוכנסת לתיק ויוצאת איתי.
למה? כדי שתהיה ב"כוננות לכידה", לכל צורך, למשל:
אם תופסת אותי שיחת טלפון בנסיעה, כזאת שברור שכדאי לרשום כי אחרת אשכח, אני עוצרת בצד ורושמת במחברת השוטף.
אם קפצנו לבקר את ההורים שלי בבית האבות והרופאה נתנה לנו תמונת מצב והנחיות, הרי ברור שלא אזכור את כל השמות של התרופות, אז אני כותבת.
וגם אם סתם פתאום צצה לי איזו הברקה מקצועית ואני רוצה לכתוב אותה או לצייר לעצמי סקיצה... אז כבר הבנתם מה קורה.
9. גם ביום וגם בלילה
הרבה פעמים דווקא בלילה, על הכרית, עולות לנו מחשבות סוף יום, מחשבות על מחר, רעיונות... לכן כדאי מראש לשים את המחברת שלי בהישג יד, ערוכה ללכידה. מחקרים מראים שזה אפילו תורם לשינה טובה ועמוקה.
10. מחברת שוטף היא לא רשימת משימות!
אחת הטעויות הנפוצות היא שלא עושים הבחנה בין מערכת לכידה לבין רשימת משימות. המחברת היא הכלי שלוכד את חומרי הגלם שיעזרו לנו לבצע את המשימה ולהוציא אותה לפועל. רשימת משימות היא החלק בסיסטם שעוזר לנו לשלוט בכל המשימות הפתוחות שלנו ומתוכה לעשות סדרי עדיפויות.
שני התהליכים האלה – ליקוט מידע לתוך מערכת לכידה, ועיבוד של המידע לרשימת משימות – הם שני תהליכים שונים בניהול משימות, ומשלימים זה את זה, לא מחליפים זה את זה.
מה שיכול לעזור בליקוט המשימות אל רשימת המשימות מתוך המחברת זה לסמן בזמן אמת ליד המשימה סימן בולט (אצלי זה סימן קריאה בולט בשול), או למרקר את המשימה, כך שבאיסוף המשימות לרשימה הן יבלטו.
במקום סיכום
זה היה פוסט החגיגה שלי לסיום עשר מחברות-שוטף-קורונה, מחברות של עשייה, של יצירה, של צמיחה, של תיעוד תקופה שקרו בה (גם) הרבה דברים טובים – שהן יודעות לספר.
בינתיים, עד סוף שהתקופה הזו תסתיים, אני מתכוונת להמשיך עם המחברות הגדולות, זה עובד לי מעולה ומחזיק אותי מאורגנת בראש מאז תחילת הטראראם.
ממליצה לכם לנסות אפילו רק חלק מתוך העשר, כל מה שנדבק לכם בהיגיון ובחשק :)
______________________
על הכותבת
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
__
