איך לצמצם את זמן ניהול המשימות ולהשאיר יותר זמן לביצוען?
- טלי סגל
- 1 ביוני
- זמן קריאה 7 דקות
בכתבה "פרדוקס הסדר: כשרשימת המשימות הופכת לעוד משימה למוח" מאת ד"ר שירלי הרשקו שפורסמה ב"הארץ", הוצג מחקר חדש המראה כי עומס ההחלטות הקוגניטיבי הוא הגורם שמקשה על ניהול המשימות – לא עצלנות או חוסר משמעת. הכתבה הסבירה שרשימות משימות, יומנים ואפליקציות תכנון אמורות להקל עלינו, אך בפועל יכולות להגדיל את העומס. המחקר מציע גם כיוון לפתרון: לא לבטל ניהול משימות, אלא לנהל אותן כך שיידרשו פחות החלטות יומיות.
אז קפצתי לבקר, ולתת לכם את השנקל שלי בניסיון להבין איך לעשות את זה בפועל. אסביר איך עומס החלטות משפיע עלינו, אשתף אתכם בממצאי מחקרים מרכזיים שיתנו לכם את התמונה השלמה, וכרגיל – אציע כלים פרקטיים.
רקע: עומס ההחלטות ו"עייפות קבלת החלטות"
פסיכולוגים מגדירים עייפות קבלת החלטות (Decision fatigue) כהידרדרות באיכות ההחלטות לאחר קבלת החלטות ארוכות או רבות ברציפות. המוח שלנו איננו בנוי לריבוי בחירות: הוא לא יכול לבצע שתי משימות במקביל באמת, אלא רק מדלג ביניהן. כל מעבר כזה מותיר "שארית קשב": חלק מהמוח עדיין שקוע במשימה הקודמת, ולכן המחשבה הבאה מתקדמת לאט יותר ופחות מדויקת. המחקר קובע שהברור מאליו – פחות בחירות שומר על אנרגיה מנטלית ונוכחות קשב גבוהה יותר.
למעשה, לאורך היום שלנו אנו מקבלים מאות החלטות קטנות: מה לאכול לארוחת בוקר, איזה אימייל לקרוא קודם, היכן להתחיל לעבוד על כל מטלה וכדומה. ככל שרשימת המשימות שלנו ארוכה ומורכבת יותר, כך גדל גם הסיכוי שנרגיש מאוכזבים מדי יום. במהלך היום אנו עסוקים לא רק בעבודה עצמה, אלא בניהול שלה. יש לנו מיכל מוגבל להחלטות קשות, ואם לא נסלק חלק גדול מהבחירות השגרתיות שלנו מהדאגה היומית, מכלי האנרגיה של המוח מתרוקנים עוד לפני שהספקנו להתחיל בביצוע...
"מה עכשיו?"
"מה יותר דחוף?"
"האם להחליף סדר?"
"האם להאציל את זה? למי?"
"אולי אשתמש כאן ב AI?"
התוצאה: תחושת תקיעות והרגשה שהיום עף בלי תוצאות ממשיות.
הכתבה ב'הארץ' מבהירה: לא מדובר בעצלנות – דווקא בצורות עבודה "ניידות" מדי נוצר עומס בלתי נראות לעין שמפריע להתקדם.
הגישה שאני רוצה להציע כאן, ואותה אנחנו מלמדים גם בסדנאות שלנו מבית "בו בזמן": לקבל את רוב ההחלטות הכבדות בצורה מרוכזת בצומתי קבלת החלטות מוגדרות, ולהשאיר לעצמנו קבלת החלטות קלילה ופשוטה למהלך השבוע, שמגיבה לשוטף היומיומי.
בניגוד לתזה שאני שומעת מדי פעם שלפיה כדאי לשחרר מעלינו את רשימת המשימות, לדעתי זו טעות לגנות שימוש בכלים של ניהול משימות באופן גורף. להיפך – אני ממליצה להשתמש בכלים שמתאימים לכם, רק מדגישה – שחשוב לדעת איך לעשות את זה נכון. בשני העשורים האחרונים, מאז שהתחלתי להתעמק בעולמות ניהול הזמן נחשפתי ללא-מעט טעויות נפוצות שעלו מן ההשוואות שעשיתי בין ממצאי מחקרים לגבי הפוטנציאל בכלי ניהול זמן לבין אופן השימוש בהם בפועל.
השאלה היא לא האם להשתמש בכלי ניהול זמן – אלא: איך לעשות את זה נכון.
בהקשר של ריבוי קבלת ההחלטות, אצביע על שלושה סוגים של צמתים שיעזרו לנו לצמצם את כמות ההחלטות המפוזרות על פני כל השבוע, על פני כל יום, ויגרמו לרשימת המשימות לעבוד לטובתנו.
כלומר הרעיון הוא לעבור מפזורת החלטות כל רגע ביום, לצומתי קבלת החלטות מרוכזים.
1. צומת קבלת החלטות ראשון: הפע"ע – פעם בשבוע
בפע"ע (פגישה עם עצמי) שמתקיימת לקראת סוף כל שבוע אנחנו מעדכנים את רשימת המשימות האינסופית שלנו, ומקבלים את ההחלטות החשובות בצורה מרוכזת, ואז כל שנותר במהלך השבוע העוקב זה רק "לזרום" את ההחלטות שנתקבלו לפני הסופ"ש.
ההחלטות שמתקבלות בטקס הזה הן:
החלטה 1: תיעדוף - אילו משימות חשובות יקבלו השבוע תשומת לב מיוחדת – כאלה שיקפיצו לטובה את האפקטיביות, את היעילות ואת ההרגשה שלנו?
החלטה 2: האם אני חייב.ת לעשות אותם בעצמי? אם לא – למי להאציל? איך להעביר לו את המשימה?
החלטה 3: אם כן - מה נדרש כדי לעשות אותן? מהו הצעד הבא שעליי לעשות? פירוק משימות: מכל מטלה גדולה נגזרים צעדים ברורים.
החלטה 4: תזמון: אם זו משימה קטנה – היא תוכנס לרשימת משימות יומית קצרה, אם זו משימה גדולה – היא תשובץ ביומן כמשימה לעבודה עצמית בזמן המתאים לה.
2. צומת קבלת החלטות השני: עדכון רשימה יומית – מדי ערב
במהלך השבוע אנו עובדים על רשימת משימות קצרה בלבד, כזו שנגזרה מתוך הרשימה הארוכה שיצרנו בפע"ע. במקום רשימה ארוכה מבהילה, כל יום מוקצה כדוגמה לכל היותר 3–5 מטלות מרכזיות שעדיין עומדות בעדיפות. עבודה עם רשימה קצרה היא משמעותית כדי לצמצם החלטות ולהימנע משיתוק-משימות ודחיינות.
בכל יום בו התקדמנו ברשימת המשימות הקצרה, נחזור בסוף היום לרשימה הארוכה. נעבור עליה ונבחר אילו מטלות נעמיד למחר בעדיפות. כך, ההחלטה "על מה אני עובד מחר בבוקר" כבר מתבשלת לפני השינה, ומעבר לכל שמרגיעה לנו את הנפש, היא גם מאפשרת לנו להתנפל על המשימות על הבוקר, חדורי מטרה, ובמינימום התברברות בשעות הבוקר היקרות.
3. צומת קבלת החלטות השלישי: מנגנון מובנה למיון משימות מתפרצות במינימום מאמץ
בעוד שהרשימה הארוכה שאנו מלקטים בפע"ע, והרשימה הקצרה שנגזרת ממנה – שתיהן כלי תכנון, יש לנו במהלך היום גם לא מעט משימות מתפרצות שדורשות קבלת החלטות: מיילים, הודעות וואטסאפ, צ'אטים בטימז, שיחת טלפון נכנסת, מישהו שמכניס את הראש למשרד שלנו לבקש משהו, פניה מההנהלה, תקרית חירום, הזדמנות עסקית שצצה, משימה שקיבלנו בישיבה שהשתתתפנו בה, פוסט שנתקלנו בו ו"הפעיל" אותנו, מחשבות חדשות שהמוח שלנו מייצר ועוד... כל אלה הם סוג של בלת"מים (בלתי-מתוכננים), קטנים או גדולים, שדורשים מאיתנו לקבל החלטות מהירות ורבות.
הדרך להקל על עצמנו במקרה זה היא לייצר לנו תבניות חשיבה מהירות של קבלת החלטות, בדומה לטריאז' בחדר המיון: מיון והחלטה מיידית. הגרסה שלנו בשיטת בו-בזמן למיון המשימות הזה נקראת: ח"י-מ"ת.
ח – חסל: אם המשימה דורשת טיפול, והיא קצרה – נתנפל עליה עכשיו ושלום על ישראל.
י – יומן: אם המשימה דורשת טיפול, אבל היא ארוכה ולא בטוח שיש לנו זמן כעת לבצע אותה – נכניס אותה ליומן בעיתוי ובמשך הנכונים לה.
מ – מחק: אם אין לנו צורך לפעולה כלל, או שאיננו מעוניינים לעשות זאת – נבטל אותה, נדחה את הפונה בנימוס ובאסרטיביות, או נעביר אותה הלאה (נוריד מעצמנו ע"י האצלה לאחר).
ת – תייק: אם מדובר באינפורמציה שאולי תידרש לשליפה וביצוע בעתיד בעת הצורך – תייק אותה במנגנון כלי הלכידה שלך.
המחשה יפה של הטריאז' באה לידי ביטוי בטכניקת "אינבוקס זירו" ששומרת על תיבת המיילים שלנו ריקה, ומבוססת על הרעיון של קבלת החלטה מיידית ופשוטה. קראו על אינבוקס זירו כאן בבלוג-בזמן.
כיצד באה לידי ביטוי יתרונותיה של התפיסה הזו ביום-יום?
בזכות שלושת צומתי קבלת ההחלטות האלה לאורך השבוע, מספר ההחלטות היומי מצטמצם משמעותית. במקום להתחיל את היום בבחירה מה קריטי מבין עשרות פריטים, אנו מטפלים במספר מצומצם של פריטים שהוחלטו מראש. בסוף כל יום אנו "משחררים" את ההחלטה הבאה מחר – כך עוסקים בכל יום בעיקר בתוכן עצמו. לפיכך, ברוב הימים מוחנו אינו עסוק בהתעסקות העודפת של ניהול עצמי, אלא בהוצאה לפועל של מטלות ברורות. החוויה היא שהאנרגיה המוחית, המטלית והרגשית שלנו נשמרות לטובת הדברים החשובים.
בנוסף, כשמשימה גדולה באמת מסתבכת, המוח נכנס לאוטומט – בעצם מנסה להעמיס החלטות על עצמו במקום פשוט להתחיל לבצע. פירוק משימות והאצלתן גורם שרק ההחלטות ההכרחיות נשארות: מה מתחיל היום, ומה לציין ביומן. יתרת המטלות החשובות כבר נקבעה בשישי. הבדל זה בא לידי ביטוי גם במצבים יומיומיים פשוטים. לדוגמה, במקום לחשוב על כל משימה קטנה שכבר נעשתה, אנחנו מעדיפים לרכז אצלהן תחת מטלות רחבות יותר שנמצאות ביומן או בהקשר ידוע.
לסיכום, המחקר ב"הארץ", שפתחתי בו, מאשר: המוח באמת מתקשה ומתעייף מריבוי קבלת החלטות. אבל הוא אינו נגד רשימות משימות – ההיפך, הוא אומר: "בואו ננהל אותן נכון כדי להחליט פחות". במקום לנסות לחסל החלטות עם רשימה ענקית, נכון יותר לרכז את מרב ההחלטות בצמתים שתיארתי, ולבלבל את המוח פחות בפיזור הכרעות מדי יום.
ובנחת.
ביבליוגרפיה והערות נוספות
הרשקו, ש. (2026). מחקר חדש מצא: רשימות לא עובדות! הן רק מעמיסות על המוח. הארץ 13.5.26.
הערה בהקשר: הכתבה מתייחסת למחקר חדש שפורסם ב-Academy of Management Review (2026), שטוען: "המוח מתעייף לא רק מעומס עבודה, אלא גם מהצורך המתמיד לתעדף משימות. עצם הניסיון לעשות סדר (רשימות) משאיר את מערכות הקשב במצב רציף של קבלת החלטות, עוד לפני שהעבודה עצמה מתחילה". רשימות משימות לא עובדות כי הן יוצרות עומס קוגניטיבי לפני שמתחילים לעבוד. ניהול זמן טוב הוא לא ניהול יותר משימות — הוא ניהול פחות החלטות.
Aeon, B., & Aguinis, H. (2017). It's about time: New perspectives and insights on time management. Academy of Management Perspectives, 31(4), 309–330.
הערה בהקשרנו: המאמר פותח בטענה שהספרות על ניהול זמן מבלבלת וסותרת, כלומר יש מחקרים שמראים שניהול זמן מועיל, יש מחקרים שמראים שאין תועלת - לא תמיד ברור מתי, איך, ולמה זה עובד... זה מסביר מדוע כל כך הרבה אנשים מנסים טכניקות ניהול זמן — וחלק נכשלים. הבעיה היא לא הטכניקה, אלא חוסר הבנה מתי היא מתאימה. המחברים מציעים שלוש דרכים חדשות להסתכל על ניהול זמן: א. סוציולוגיה של זמן Time Structures & Time Norms(לעיתים הסביבה חשובה לא פחות מהפרקטיקה), ב. פסיכולוגיה של זמן Individual Differences - לא "one-size-fits-all" , ג. כלכלה התנהגותית: קבלת החלטות על זמן (תומך בעקרונות של הוצאת משימות ליומן, פרידה ממשימות, מניעת הצטברות משימות לא ממומשות). המטרה היא לא רק יעילות — אלא גם רווחה: פחות החלטות = פחות עייפות = רווחה גבוהה יותר. המאמר הזה הוא הבסיס האקדמי המרכזי לתפיסה שלי באופן כללי — הוא מראה שניהול זמן הוא לא רק טכניקה, אלא מושג מורכב שדורש התאמה אישית וסביבה תומכת.
Choudhury, N. A., & Saravanan, P. (2026). An integrative review on unveiling the causes and effects of decision fatigue to develop a multi-domain conceptual framework. Frontiers in Cognition, 4, 1719312.
הערה בהקשרנו: במאמר זה הגדרה מדויקת של Decision Fatigue עייפות החלטות כהידרדרות באיכות ההחלטות לאחר תקופה ממושכת של קבלת החלטות. המשתנים הם: כמות ההחלטות (מספר החלטות ביום), משך תקופת קבלת ההחלטות (עומס לאורך זמן), איכות ההחלטות (הופכת לפחות אופטימלית). המאמר מזהה את גורמים לעייפות החלטות, ומחלק אותן לשלוש קטגוריות: א. גורמים אינדיבידואליים - עומס קוגניטיבי, מחסור במשאבים מנטליים, רמת אנרגיה נמוכה. ב. מספר רב של החלטות שוטפות (רשימה ארוכה), חוסר בהירות בתהליך קבלת ההחלטות (רשימה ללא תיעדוף) וצורך בחזרה על החלטות (תיעדוף מחדש בכל יום). ג. גורמים חיצוניים - לחץ זמן, הסחות דעת, מידע עודף. גם מאמר זה טוען שהפתרון הוא לנהל משימות כך שידרשו פחות החלטות יומיומיות שוטפות.
Muraven, M., Tice, D. M., & Baumeister, R. F. (1998). Self-control as a limited resource: regulatory depletion patterns. Journal of personality and social psychology, 74(3), 774.
הערה בהקשרנו: שליטה עצמית היא משאב מוגבל, ופעולות של שליטה עצמית מחלישות את היכולת לשלוט בעצמך בשלב מאוחר יותר. יישום לרשימות משימות: כל החלטה קטנה ברשימה (מה קודם? האם לדחות? האם להאציל?) היא אקט של שליטה עצמית. ככל שיש יותר החלטות, כך המשאב נגמר מהר יותר.
Pinto, P. (2026, May 3). Time management frameworks for leaders to reclaim their time [Blog post].
הערה בהקשרנו: הכתבה מדגישה שמנהלים לא חסרים זמן, הם חסרים מערכות מובנות לקבלת החלטות. הנקודה היא לא לנהל יותר זמן, אלא לצמצם את כמות ההחלטות היומיומיות. פחות החלטות = פחות עומס = עייפות נמוכה יותר. הוא מדגיש בנוסף שהאצלה ומחיקת משימות חשובות יותר מ"אופטימיזציה" — כלומר, לא רק לשפר את הרשימה, אלא להקטינה.
על הכותבת
טלי סגל, מנכ"לית, בעלים ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - חברה להדרכות ניהול זמן בהתאמה אישית,
באה לעשות לכם סדר במשימות, בראש ובחיים: להספיק יותר, ובנחת.
בו בזמן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת חליפה אישית לניהול זמן עבור כל אדם.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
חזרו אל דף הבית באתר שלנו ובחרו מה שמתאים לכם:
בלשונית "הדרכות לארגונים" - תוכלו למצוא סדנאות ארגוניות לניהול זמן,
ובלשונית "לקהל הרחב" - תוכלו למצוא את האפשרויות ללקוחות פרטיים.
רוצים לשוחח איתנו על האפשרויות בע"פ? פשוט השאירו הודעה באתר ונחזור.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן - ניהול זמן בהתאמה אישית וארגונית - טלי סגל"
ואם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו – מוזמנים להצטרף אלינו בפייסבוק "להספיק יותר ובנחת", או לקהילת הואטסאפ של בו בזמן.
כרגיל.. מאחלת לכם "להספיק יותר, ובנחת" :)
תגובות