"טלי, מה שאת מלמדת זה לא ניהול זמן... זה הרבה יותר מזה" אני שומעת שוב ושוב... ואני אומרת: מה שאתם חושבים שזה ניהול זמן - זה לא ניהול זמן, אלא הרבה יותר מזה... אז בואו ננסה לעשות סדר, או לפחות להמשיך מכאן את הדיון :)
במישור המושגי, גישה אחת, היא להספיד את המושג, להגיד "ניהול זמן זה פאסה" ולנסות להמציא כל מיני מילים חלופיות כמו ניהול עצמי, ניהול אנרגיה, פרודוקטיביות, ניהול משימות, ניהול פוקוס... לא ארחיב הפעם כי הקדשתי בעבר פוסט שלם שבו הסברתי מדוע כל אלה אינן חלופות מספיק טובות להגדרת "ניהול זמן" [מוזמנים לקרוא: הפנים החדשות של "ניהול זמן" בעידן הפוסט מודרני],
אבל גישה נוספת, שאותה אני מעדיפה לעת עתה, היא לעדכן הגדרות... כמו עדכון גרסה בכל תחום על ציר הזמן ובחלוף תקופות... ובאותה רוח הצעתי את ההגדרה שלי כאן בבלוג: מה זה "ניהול זמן בעולם העבודה החדש"?, שבו פירטתי גם את המיומנויות שנדרשות בניהול זמן בעולם העבודה החדש. בפוסט הזה, אני ממשיכה לפתח איתכם את ההגדרה של ניהול זמן כיום, והפעם אני רוצה להציג לכם ארבעה רבדים תפיסתיים - ארבע רמות של ניהול זמן. אגב, הטריגר לכתיבת הפוסט (רגע של פירגון מכל הלב) היה פרק 21 "גזלני זמן" בפודקאסט מדברות מנהיגות של מתי הר-לב והילה מזור הנפלאות.
בתפיסה שלי יש ארבע רמות שונות של ניהול זמן. בעבודת עומק עם אנשים על ניהול הזמן שלהם, אני תמיד חותרת להבין את ארבעתן, ואת החיבורים בין הרמות השונות של ניהול הזמן כפי שמתבטא אצלם. הניסיון המשותף שלי איתם למצוא אותן בהתנהלות שלהם, מאפשר לפצח את ניהול-הזמן המותאם-אישית להם [על הרעיון של ניהול זמן מותאם אישית שפיתחתי אפשר לקרוא גם בכתבה שהתפרסמה בדה-מרקר ממש השבוע: "הפיצוח לשדרוג ההתנהלות שלנו: שיטת ניהול זמן מותאמת אישית"].
שנתחיל?
___
הרמה הראשונה של זמן היא הרמה האסטרטגית של ניהול זמן, שמדי פעם אני אוהבת לקרוא לה גם "מנהיגות-זמן", "ניהול חיים", או "המצפן" - שזו הרמה שבה אנחנו מסתכלים על החיים שלנו ושואלים את עצמנו איך היינו רוצים לחיות אותם, מה תמונת העתיד הרצויה, מה חשוב לנו שייכנס לתוכם, מה הפער בין הרצוי למצוי בחיים שלנו שהיינו רוצים לצמצם, מה היינו רוצים להרגיש, למה אנחנו שואפים... ה"לאן" ה"מי אני? מה אני?".
הפיצוח ברמה הזאת יהיה להבין מה המצפן שלנו, הערכים שמנהלים אותנו, ותמונת החיים השלמה, החזונית, האינטגרטיבית, הרצויה והמרגשת שלנו.
זה הבסיס למדרגה הבאה, שבה נעבור מה"לאן" אל ה"איך".
___
הרמה השנייה היא הרמה הטקטית של ניהול זמן - שזו הרמה הפרקטית, שנקרא לה "ניהול זמן ומשימות", הפרודוקטיביות (=יצרנות). כיום אנחנו כבר מדברים על כלים להתנהלות אפקטיבית ויעילה ספציפית תחת עומס והצפה, כחלק ממאפייני עולם העבודה החדש. ברובד הזה מדובר על הגדרת ניהול הזמן "המסורתית" יותר, המישור שלצערי אנשים רבים תקועים בו כשהם מדברים על "ניהול זמן", כאילו רק הרובד הזה הוא ,ניהול זמן". על כל פנים, הרובד הזה מתייחס לכישורים המאוד חשובים של איך תכל'ס מנהלים משימות: התארגנות אישית, רשימת משימות, תיעדוף, האצלה, תכנון, שימוש ביומן, בתזכורות וכו...
הפיצוח ברמה הזאת יהיה של הסיסטם המדויק והמותאם לכל אדם, איך נכון לו לעבוד, באילו כלים ושיטות, כדי להוציא לפועל את מה שיעזור לו להגיע על תמונת החיים שיצר ברובד הראשון של המצפן. אגב, למי מכם שמתמחה בניהול ומנהיגות, אולי יעזור לראות את ההבדל בין ניהול זמן אסטרטגי לניהול זמן טקטי כמו ההבדל בין מנהיגות לניהול בעולמות פיתוח מנהלים.
___
הרמה השלישית היא "הגנת הזמן". את המושג הזה קראתי במחקר מטה-אנליזה חשוב בניהול זמן שכתבו Aeon, B., Faber, A., & Panaccio,. (2021), בו הם מתארים בין היתר שלושה רבדים של ניהול זמן, מתוכם שאלתי הנה את "הגנת הזמן" שמתייחסת לאופן שבו אנשים מציבים גבולות סביב זמנם כדי להדוף פולשים. אנחנו חיים בעולם נמהר ומאתגר, וגם מי שיש לו תמונת ניהול חיים ברורה, ויכולות פרקטיות טובות עם סיסטם מדויק להוצאה לפועל, נתקל בלא מעט אתגרים ונדרש גם לפתח יכולות להגנה על הזמן מפני הסחות דעת, בלת"מים, פרפקציוניזם, הקושי להגיד לא, ועם כל מיני מעכבים, חסמים ורעשים אחרים ביום יום... בתוך ההגנה על הזמן אני כוללת מיומנויות כמו ניהול פוקוס, ניהול המשימות המתפרצות (מיילים, וואטסאפ, סלאק, או כל מערכת הודעות מיידיות שאתם עובדים איתה), התמודדות עם דחיינות וכו'... הפיצוח של רמת הגנת הזמן יהיה ראשית במיפוי של האופן שבו אדם מוסח והיכן הוא מתקשה להציב גבולות - פנימיים וחיצוניים (זה משתנה מאדם לאדם), ואז להבין איך עליו להגן על הזמן = איך לאפשר למה שחשוב לו באמת - לקרות, תוך התמודדות אפקטיבית עם החסמים והרעשים.
___
רמת ניהול הזמן הרביעית והסופר-חשובה, היא "תודעת זמן", שהיא קשורה יותר לתפיסה שלנו את הזמן. המרכיב הזה קשור לחוויית הזמן והוא משפיע מאוד על הרווחה הנפשית שלנו. הוא כולל בעיקר ניהול לחצים, ניהול אנרגיה ואיזון בית-עבודה-עצמי. אחד התחומים שהכי מרתקים אותי במישור תודעת הזמן הוא השימוש בשפה, ואמחיש בדוגמה שאני פוגשת גרסאות שלה יום יום במפגש עם אנשים: שתי נשים מתהלכות בעולם עם סל משימות דומה, סיסטם דומה, הספק דומה. אבל... האחת אוכלת לעצמה את הראש כל היום "איזה לחץ! כמה משימות יש לי! אני לא מספיקה כלום! אוף... כל היום כיבוי שריפות, נמאס לי מהחיים האלה.. אין לי כוח!", וחברתה עם מצב אובייקטיבי דומה רואה את ה"יש" ומחזיקה דיבור פנימי של "וואוו כמה עשיתי היום! קידמתי מלא דברים חשובים... איזה אלופה אני! כמה הזדמנויות מעולות ניקרו לדרכי היום... וקפצתי עליהם, איזה סיפוק! אחלה יום שמלא בכול טוב!". גם על זה כתבתי פוסט קצר לפני חמש שנים, מוזמנים: תודעת שפע - גם בזמן. אני מוצאת שתודעת זמן חשובה לא פחות מניהול המשימות הקלאסי, כי גם מי שיש לו סיסטם משומן לניהול המשימות לא יגיע אל השלווה בלי הלך הרוח הנכון. אפילו המילה "הלך רוח" עצמה מבטאת את החיבור הזה בין הקרקע (עליה הולכים.. הלך) לבין הרוח... במובן זה - אחד הם.
___
לסיכום,
ארבע הרמות חשובות ומרכיבות את השלם של ניהול זמן לתפיסתי: המנהיגותי, המשימתי, ההגנתי והתודעתי. הפיצוח האמיתי (והלגמרי אפשרי) הוא שילוב של כל הרבדים האלה יחד, והתאמה אישית לאדם הספציפי.
אגלה לכם בסוד שבשבועות האחרונים אני עסוקה מאוד במחשבה ובפיתוח "הרמה החמישית": הרעיון של ה"על-זמניות", על חיים מעל הזמן. אני חווה את תופעת ה-Flow לעיתים קרובות, שם אני עובדת על משהו ומאבדת תחושת זמן וצוללת לעומקים מרתקים ומרגישה הכי "במקום שלי", ושם אין זמן. במצבים האלה אני לא יודעת מה השעה, כמה זמן עבר, ופתאום אחרי לילה של סערת יצירה או למידה או כתיבה... זורחת פתאום השמש, השמיים מכתימים (הופכים כתום), ואני מבינה שזה קרה לי שוב... איבדתי לגמרי כל תחושה של זמן. זה לא קורה הרבה, אולי 4-5 פעמים בשנה, אבל זה וואוו - אושר עצום, ואני מנסה כל הזמן לפצח ביני ובין עצמי את החידה המפעימה הזאת... מה שמעל הזמן. הצלילה האיכותית הזאת שאני זוכה לחוות מדי פעם היא רק דוגמה אחת למה שמעל הזמן, ישנם אני מניחה עוד מצבי חיים שבהם הזמן לא נוכח, וחלקם אפילו מצבים פחות נעימים כמו מחלה או מצבי חירום, שבהם הזמן הוא ממד דומם וכמעט חסר משמעות. ואתם - איפה אתם "מאבדים את הזמן"?
תודה לרינת סימון שזרקה לי את הטריגר לעסוק בזה, אקדיש לזה זמן... :)
על הכותבת
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ולהרגיש טוב.
בו בזמן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
הציצו בתפריט הסדנאות שלנו לארגונים.
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, עדי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, להרגיש טוב" :)
