• טלי סגל

מה זה "ניהול זמן בעולם העבודה החדש"?



אז אחרי שהסברתי כאן בבלוג מדוע אני דבקה במושג "ניהול זמן" ולא מחליפה אותו ב"ניהול עצמי" (שהוא רחב מדי, וכולל מרכיבים נוספים שאינם ניהול זמן כמו ניהול כלכלי, ניהול תזונה, ניהול רגשות וכו'); ואחרי שהבנו שגם המושג "פרודוקטיביות" לא לגמרי יכול להחליף את "ניהול זמן" שכן הוא רק מרכיב אחד אחד בתוכו, שעל אף שהוא מאוד מרכזי בו, הוא חלקי ולא "מכסה" את כל הממדים של ניהול זמן (יש עוד מרכיבים בתוכו חוץ מפרודוקטיביות); ואחרי שמיצינו את ההערות בסגנון "אי אפשר לנהל זמן - כי אנחנו לא יכולים לשלוט בזמן שיש לנו, הוא נתון", בכך שהבנו שכמו כל תקציב אחר, תפקידנו לנהל את התקציב הנתון - בין אם זה תקציב של כסף (איך אני מחלקת את השכר שלי - שהוא סכום נתון - בין הוצאותיי) ובין אם בתקציב של זמן (איך אני מחלקת את ה-24 שעות שלי - שהם כמות נתונה - בין משימותיי) -

...אנחנו יכולים להתקדם מהשיח הטרמינולוגי, אני מקווה, ולדון היום בהתפתחות של המונח ניהול זמן על ציר הזמן.

ובמיוחד: מה נשתנה הלילה הזה מכל הלילות?

מה נשתנה "ניהול זמן" עם כניסתנו לעולם העבודה החדש בעשוריים האחרונים?


בשאלה הזאת אעסוק הפעם, וכבר אעשה ספוילר ואסכם את הפוסט עם תחילתו, כשאומר שאלה השינויים המהותיים בעיני, שבכוונתי להרחיב לגביהם בהמשך:

  1. עולם העבודה החדש מכוון לרווחת העובד well-being ומשנה בכך את המטרה ואת המהות של ניהול הזמן - המטרה השתנתה. זה כבר לא רק יצרנות (=פרודוקטיביות) וסדרי עדיפויות.

  2. מיומנויות ניהול הזמן הנדרשות, לפיכך, בעולם העבודה החדש - התעדכנו אף הן לאור האתגרים שמציבות בפנינו המהפכה הטכנולוגית והקורונה.

  3. היישום של המיומנויות האלה שונה בין אדם לאדם, אנו מבינים שתפיסות נושנות ברוח "כך אמר הגורו - וככה עושים" כבר לא תופסים, והחוכמה היא לפצח את הנוסחה האישית של כל אדם.

  4. לא ניתן היום לייצר רווחה אישית לעובד/מנהל שכיר, באף הדרכה של ניהול זמן לרמת הפרט, אם לא נותנים לו את המעטפת הארגונית, מה שמוליד מונח חדש לקומה הזו שאני מבקשת לתבוע כאן: "ניהול זמן ארגוני".


לפני שאמשיך ואפרט כל אחד מן המרכיבים, אספר לכם שהשבוע (14.11.21) השתתפתי בוועידה ה-18 למנהלות משאבי אנוש, שהתקיימה ברוב הדר במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב, אירוע "וואוו" בו נכחו למעלה מ-700 מנהלות משאבי אנוש והדרכה מארגונים. הייתה לי הזכות להציג בפניהן הרצאה קצרה, שמחציתה על הסיפור האישי שלי עם ניהול זמן, ומחציתה על הדרך שעשיתי מאז בפיצוח שאלת ניהול הזמן בעולם העבודה החדש.

מעבר לכך שזה היה ללא ספק אחד המעמדים המרגשים ביותר עבורי שזכורים לי, זו הייתה גם הזדמנות חגיגית לשתף את הרעיונות הנ"ל - כך שאם תרצו לקצר את הדרך, ולהסתפק בהרצאת וידאו סגנון טד שתסכם את המסר, אתם לגמרי מוזמנים:



סקירת ספרות זריזה על התגלגלות המונח "ניהול זמן"

לפי ההגדרה המסורתית של ניהול זמן, שתבעו החוקרים פית'ר ובונד בשנת 1983, "ניהול זמן הוא האופן שבו אנשים תופסים את השימוש בזמן שלהם כמובנה היטב, מאורגן ותכליתי". חמש שנים לאחר מכם הם גם פיתחו שיטה לאמוד ניהול זמן, שכוללת חמישה מבחנים: שגרה מובנית, הגדרת מטרות, אוריינציית זמן, התארגנות אפקטיבית והתמדה (Bond & Feather, 1988). לתפיסתם, אנשים בעלי יכולת ניהול זמן טובה, נוטים לתכנן את הזמן והמשימות שלהם לאור המטרות שלהם. במחקרים משלימים, נמצא שאנשים עם יכולות ניהול זמן טובות, מתאפיינים בנטייה להערכה חיובית, בבריאות, באופטימיות ובתחרותיות, ואילו אנשים שיכולות ניהול הזמן שלהם מוערכות נמוך יותר לפי המדדים לעיל, חווים יותר דיכאון, מצוקה פסיכולוגית, עצבנות, סימפטומים גופניים, חוסר תקווה ויכולות חברתיות פחותות.


בשנת 2017, החוקרים אוון ואגוניס הציעו הגדרה מחודשת לניהול זמן, שכבר לוקחת בחשבון את מאפייני התקופה: "צורה של קבלת החלטות המשמשת אנשים כדי לקבוע את מבנה הזמן שלהם, להגן עליו, ולהתאים אותו לתנאים משתנים". שלושת מרכיבי ההגדרה: מבנה - שגרה יומית, ועליה הפעילויות משתלבות בצורה מובנית; הגנה על הזמן - הקפדה לא לתת להפרעות לשבש את מה שצריך לקרות, והיכולת לסרב באסרטיביות לשואבי זמן; התאמה - בדיקה עצמית והערכה של לוח הזמנים היומי, למשל.


בשנת 2020, החוקרים לוונסקו וסטפן, מציעים הגדרה מורחבת אף יותר, ורואים בניהול זמן "תהליך תכנון שיטתי של זמן, למיצוי הקצאת זמן יעילה בין משימות ופעילויות לפי סדרי עדיפויות", כשהם מוסיפים שתי הבחנות חדשות: האחת בין ניהול זמן ברמת הפרט לניהול זמן ברמת הארגון או ההקשר, והשנייה - בין שני ממדים של זמן: הקצאת זמן (כמה זמן נדרש למשימה) ותזמון (מתי יש לעשות אותה).


כלומר, אם באמצע המאה הקודמת, הגישה המבנית הייתה זו ששלטה בניהול זמן, עם התפיסה שניהול זמן=הספק=פרודוקטיביות, קרי: לעשות כמה שיותר בפחות זמן; עד שנות התשעים אנו רואים תהליך שבו סדרי העדיפויות נכנסים לתמונה, כששליח הבשורה המוכר יותר היה סטיבן קובי עם הגרסה שלו למטריצת אייזנהאוור (המוכרת כטבלת חשוב/דחוף); ואילו בעשור האחרון אנחנו הולכים לאזורים "רכים" יותר של חוויית העובד, ו"מערכתיים" יותר - של הרמה הארגונית.


בפוסט הזה אני מבקשת לתאר את משנתי בדבר ניהול הזמן בעולם העבודה החדש, כהמשך פיתוח של הרעיונות שנסקרו לעיל.


כיצד המהפכה הטכנולוגית והקורונה שינוי את ניהול הזמן שלנו?

שלושה דברים עיקריים הביאו איתן המהפכה הטכנולוגית ומגפת הקורונה, בהקשר זה, וחייבו אותנו להתאים את כישורי ניהול הזמן שלנו:


1. עומס שלא הכרנו, והרבה מעבר למה שאנחנו יכולים להכיל - הקלות הבלתי נסבלת של שליחת מייל או הודעות בוואטסאפ או בסלאק, הביאו אותנו לכמות אינסופית של מידע-משימתי שעף לעברנו יום-יום, שעה-שעה. רק לצורך ההמחשה - בקורונה עצמה נמדדה עלייה של 20-40 אחוזים (לפי מחקרים שונים) בכמות המיילים שנשלחו. 2. הבלתי מתוכן ממלא את היום ודורס את המתוכנן - אם פעם יכולנו לתכנן את יומנו, והבלת"מ היה בבחינת החריג... הרי שאופי יום העבודה שלנו התהפך. היום שלנו מבוסס ברובו על בלת"מ: אנחנו לא יודעים מה המייל הבא או הוואטסאפ הבא שיגיע אלינו, ולגמרי יכול להיות שהוא ייחרב מהיסוד כל תוכנית מקדימה שעשינו. וכשמדובר על עשרות או מאות כניסות-פתע שכאלה ביום... הסיכוי לכך רק גדל... נקודת האיזון הופרה. הבלת"מ שולט. 3. טשטוש גבולות מוחלט בין העבודה למשפחה - המהפכה הטכנולוגית הכניסה אלינו לחיים הפרטיים את הטלפון הנייד ואת הלפטופ מהעבודה... והנה אנחנו מוצאים את עצמנו באמצע הליכה בערב מדברים עם מישהו מהעבודה בטלפון, ובאמצע צפייה בסדרה שלנו בנטפליקס - עונים למישהו מהעבודה בוואטסאפ, ואם זה לא מספיק, הרי שגם בחופשה, בשבת, או בזמן "האיכות" ששריינו לעצמנו עם הילדים - אנחנו מוצאים את עצמנו מגניבים כמה תשובות למיילים נכנסים. שופטת בית הדין לעבודה, ד"ר חני אופק גונדלר, קוראת לזמן החדש הזה "ענוחה" (בשנה שעברה הגשתי עבודה על ה"ענוחה" בלימודי התואר השני שלי באיזון בית עבודה, ואף שוחחתי עם השופטת שהגתה את הרעיון - אשמח לשלוח לכם את העבודה. ובינתיים, למי שרוצה הצצה - מצטרפת סרטון שהכנתי להצגה בכיתה, וממש ממחיש לדעתי את הרעיון).


שלושת האתגרים האלה, גרמו לרובנו תוצאות שליליות, שמחייבות אותנו לחשב מסלול מחדש בדרך שבה אנחנו מנהלים את הזמן:

  • חוויה של חוסר שליטה, זה גדול עלינו.

  • פערי הספק, על כל משימה שאנחנו עושים - נכנסות לנו שתיים חדשות....

  • חוסר מיקוד Task-Switching - קופצים כל היום מדבר לדבר - מה שגובה מחירים כבדים בזמן, בהרגשה, באיכות, ביכולות המוח שלנו, ביחסי אנוש... כתבתי על זה גם בהקשר של המולטיטסקינג כאן.

  • חווית שיא בלחץ ושחיקה, שלא הכרנו בעוצמה כזו בעבר.

  • איזון בית עבודה - וואלה... יש דבר כזה?! איך עושים את זה???


מיומנויות ניהול זמן הדרושות לנו בעולם העבודה החדש

לכאן אני נכנסת עם פיתוח השיטה שלי לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

שיטת בו בזמ"ן כוללת שש מיומנויות ניהול זמן הדרושות לנו כיום, לתפיסתי, כדי לעמוד באתגרים שתוארו.

  1. ניהול חיים - היכולת לתכנן את החיים שלנו בראי "האני השלם" בצורה הוליסטית שכוללת את המשפחה, העבודה והעצמי, ובפרספקטיבה שלמה.

  2. התארגנות עצמית - מאיפה לשים מה וכיצד לארגן את המידע שברשותי שיהיה שליף ביעילות, פונקציונאלי, מסודר (סדר בעין - עושה סדר בראש, וסדר בראש - עושה סדר בנשמה).

  3. ניהול משימות - המרכיב המרכזי של הפרודוקטיביות מחייב התאמה כיום לשני המאפיינים שראינו: עומס מטורף שבקושי ניתן להכלה, ולשלטון הבלת"מ שתיארתי. במחקר אין עוררים על חשיבותה של רשימת משימות, למשל, אבל נמצא שרוב האנשים עושים כמה טעויות בסיסיות בניהול הרשימה... ואז לא מבינים מדוע הם נתקעים עם רשימה מדכאת ואינסופית, ועם משימות שנדחות מיום ליום ולנצח. צריך לדעת איך לנהל רשימת משימות.

  4. תכנון אינטגרטיבי - לא די להשתמש ביומן - גם כאן אנו מוצאים טעויות נפוצות, אנשים שחיים עם "יומן שטיח" מכוסה מקצה לקצה שהדבר האחרון שהוא מאפשר זה השארת מקום לבלת"מ... בתכנון חכם של היום יש לקחת בחשבון אינטגרציה בין ארבעה "שעונים" שונים: שעון ביולוגי, שעון עבודה, שעון משפחה, שעון פסיכולוגי, וכמובן מתי הזמן החכם לעשות איזו משימה - בחירת השעה לכל משימה אינה מקרית "כי כאן יש מקום" אלא הופכת לאומנות בעולם העבודה החדש.

  5. ניהול פוקוס - אחת שמבינים את המחירים הכבדים ואת חוסר היעילות שבקפיצה מדבר לדבר, נשאלת השאלה איך מייצרים את הפוקוס ומשמרים עליו, איך יוצרים רציפות בעבודה על המשימה, מבלי לקפוץ למשימה אחרת. במחקר האחרון שערכתי בנושא task-switching מצאתי קשר מובהק חזק בין הקפיצה לדבר לדבר לבין הדיווח של עובדים על רמת הלחץ שהם חווים.

  6. ניהול אנרגיה - שכולל שלוש יכולות משנה: התמודדות עם פיק של לחץ, מניעת שחיקה לאורך זמן, ואיזון בין הבית לחיים הפרטיים.


כל אחד יחיד ומיוחד

לכל אדם - שיטת ניהול הזמן שמתאימה לו, אנחנו נשים מאוד שונים זה מזו - והשיטה שלנו חייבת להיות מתאימה למי שאנחנו, כולל -

  • לאישיות

  • להרגלים

  • לתפקיד

  • למקום העבודה

  • למשפחה

  • לרמת הסדר

  • לשעון הביולוגי

  • לנטייה לידני או טכנולוגי

  • לניסיון החיים

  • ...ועוד, הבנתם את הרעיון.

ולכן חשוב להיות מוזנים מהרבה גישות ותפיסות, ולא להיצמד לאחת שמכוונת למתודה מסויימת - כי אין באמת "פתרון בית ספר" היום, אלא עלינו להיות מסוגלים להיות אקלקטיים בטכניקות ניהול הזמן והמשימות שלנו, לבדוק אותן, ולהתאים אותם למי שאנחנו.

זה מה שאנחנו עושים ב"בו בזמן", למעשה, לומדים את הבן-אדם ועוזרים לו לתפור את החליפה שלו מתוך מאות פרקטיקות שקיימות היום בשוק. "החייטות" הזאת היא ממש מקצוע, ואני באופן אישי עמלה יום יום - כשעה ביום, ללקט את המחקרים ואת הכלים שהתחדשו בשוק ביממה האחרונה, ומוסיפה אותם, לאחר התאמה לתרבות הישראלית, לארסנל הכלים שלנו.


הקומה שמעל: ניהול זמן ברמה הארגונית!

היום כבר ברור לנו, שכאשר מדובר בעובד שכיר - הקומה הארגנוית היא חיונית, ועל אף שהוא ידייק את השיטה שלו, זה חייבת להתכתב עם תרבות ארגנוית ואילוצים ארגוניים.

כלומר, אם אנחנו רוצים כארגונים - כמנהלים וכאנשי משאבי אנוש, להשפיע על חווית העובד, ולהבטיח את ה well-being שלו גם דרך הפריזמה של ניהול זמן, אנחנו צריכים לקבל כמה החלטות יסודיות שיבטיחו את אפקטיביות ניהול הזמן של הפרט.

בין ההחלטות האלה, נכללות החלטות מדיניות כמו למשל:

  • מדיניות איזון בית עבודה

  • מדיניות לעבודה היברידית

  • מדיניות פרודוקטיביות ומדידת תפוקות

  • מדיניות לניהול ישיבות

  • מדיניות דוא"ל וזמינות לתקשורת ארגונית


למה כדאי לארגון להשקיע בניהול זמן ארגוני?


מעבר לחשיבות הרבה שנסקרה לעיל בדבר האיזון בין הבית לעבודה ולהפחתת חווית הלחץ ברמה האישית, חשוב לא פחות להבין את מכלול המניעים בגינן כדאי לארגוניים לטפח את חווית העובד בהקשרים אלה, ולנקוט במדיניות פרו-משפחתית ופרו-רווחת-פרט, גם מהזווית העסקית.

אסקור את התועלות העיקריות [משתפת בקיטוע מהמחקר האחרון שלי]:

  • שיפור הפרודוקטיביות והרווח - חוויית איזון בית-עבודה מקיימת קשר מובהק וחיובי עם הגדלת הפרודוקטיביות (Sheppard, 2016; Rego, 2009; Patricia, 2017; Lyness & Judiesch, 2008; Adame-Sánchez et al., 2016). גם לחץ בעבודה ושחיקה תובעים מחיר ברמה הארגונית בפגיעה בפרודוקטיביות (Johns, 2010;Koopman et al., 2002;Foy et al., 2019; Turpin et al., 2004). ארגון שנוקט בפרקטיקות של איזון בית-עבודה כמו הסדרי עבודה גמישים עשוי לחסוך הוצאות רבות נוספות.

  • עליה במחוברות עובדים - מחוברות עובדים הומשגה לראשונה על-ידי (Kahn, 1990) כ"רתימת ה'אני' של חברי הארגון לתפקידי העבודה שלהם", והיא כוללת מעורבות פיזית, קוגניטיבית ורגשית במהלך העבודה. מעבר להשפעה החיובית שיש למעורבות עובדים על הביצועים שלהם, היא מקנה בנוסף גם יתרון תחרותי שהארגון זוכה לו על פני אחרים (Anitha, 2014) - מעורבות עובדים נחשבת לגורם החזק ביותר למדידת עוצמת ארגונים (Baumruk, 2004). יצירת חווית איזון בית-עבודה נמצאה כאחת הפונקציות שנחשבות קריטיות ליצירת מעורבות של עובדים - בין אם על-ידי מדיניות ארגונית (Richman et al., 2008; Modha et el., 2016; John, 2021; Devi, 2009; Woodruffe, 2005), ובין אם על-ידי מיומנויות ניהוליות ישירות (Anitha, 2014; Joshi & Sodhi, 2011).

  • הפחתת ימי מחלה והיעדרות - ארגונים משלמים מחירים כבדים על היעדרות של עובדים בשל מחלה: הפרודוקטיביות נפגעת כתוצאה מאי-עבודה בימי המחלה ,(Grinza & Rycx, 2020) הגם שנמצא שהפגיעה בביצועים מתרחשת גם ללא קשר למצב רפואי מאובחן ;(Gierk et al., 2014) בריאות נפשית ירודה פוגעת בפרודוקטיביות לא רק בשל עצם ההיעדרות, אלא גם בקרב עובדים נוכחים שחווים לחץ בשל העומס שנוסף מעצם חלוקת אותה עבודה בין פחות אנשים (Bubonya et al., 2017); יוזמות להפחתת רמת הלחץ במקום העבודה נמצאו אפקטיביות מאוד להעלאת הפרודוקטיביות (Bubonya et al., 2017); ימי המחלה הם נטל כספי - חלק מהארגונים חולקים בעלות דמי המחלה, ומשלימים את העבודה על חשבון שעות נוספות שהן יקרות יותר, או מעסיקים עובדים חלופיים ונושאים בהוצאות נוספות; (Wah, 2014) בחן את הקשר בין ימי מחלה לבין דרישות עבודה, משאבי עבודה ולחץ בעבודה, ומצא שעומס העבודה ותמיכת עמיתים קשורים באופן משמעותי ללחץ בעבודה. נמצאה כי ללחץ בעבודה (במיוחד פיזי והתנהגותי) יש השפעה מתווכת על הקשר שבין דרישות העבודה (דרישות פיזיות ומורכבות המשימות) לבין היעדרות בגין מחלה (שם).

  • השגת שביעות רצון גבוהה וצמצום תחלופת עובדים מיומנים - קונפליקט בית-עבודה נמצא כגורם משפיע באופן שלילי על שביעות הרצון מהעבודה (Asbariet al., 2020). מדיניות של איזון בית-עבודה כוללת לעיתים הסדרי גמישות, ואלה משפיעים על פי רוב על שביעות רצון גבוהה מהעבודה ומהמעסיק, על ביצועים טובים יותר, ועל מחויבות ארגונית גדולה יותר. כל אלה מצמצמים גם תחלופת העובדים בארגון בצורה משמעותית (Shagvaliyeva & Yazdanifard, 2014 Lambert, 2000; Perry-Smith & Blum, 2000;).

  • אטרקטיביות לגיוס עובדים - בימים אלה של שלהי משבר הקורונה, ניכר כי העבודה מהבית הפכה להיות פרקטיקה נפוצה שאפשרה לעובדים לחוות את המשמעות של הסדרי עבודה גמישים וללמוד את השפעותיהם על האיזון שלהם בין הבית לעבודה. יותר ויותר עובדים כיום שוקלים את מקומם בעולם העבודה לפי המדיניות הפרו-משפחתית שיש לארגונים להציע. דוגמה לכך בסקר שנערך השנה במסגרת הדוח השנתי של חברת מייקרוסופט שמתאר מגמות בעולם העבודה, ממנו עולה ש-46% מהעובדים שוקלים לעזוב את מקום העבודה שלהם אם לא תוצע להם אפשרות לשלב עבודה מרחוק (Microsoft, 2021).


ומכאן..

משאירה אתכם לחשוב:

עד כמה אתם מרגישים שולטים במיומנויות ניהול הזמן של עולם העבודה החדש?

עד כמה הארגון שלכם מודע ומקיים מדיניות של ניהול זמן ארגוני?

ומה עוד בא לכם לשאול או לטעון אל מול דבריי? אני ממש סקרנית, יושבת כאן ומחכה לתגובות ולדיון פורה :)





על הכותבת

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מייסדת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן להדרכת ניהול זמן וניהול עצמי, ויועצת לארגונים בנושא עבודה מהבית. באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק הרבה יותר ובנחת....


לפרטים נוספים וליצירת קשר:

למתעניינים פרטיים:

אם בא לכם ללמוד איך לפצח את הנושא של ניהול הזמן שלכם, מוזמנים להתרשם מהסדנה שלנו כאן.


לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

דוא"ל: talisegal@bobazman.com ,

או בטלפון: טלי - 052-9276510, ויקי - 050-7166772.


היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן, ומגוון הדרכות ניהול זמן לארגונים.


הדף של "בו בזמן" בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"


ליווי והדרכה לארגונים בתהליכי קביעת מדיניות עבודה היברידית - ראו כאן.


אם תרצו להתרשם מהתכנים שלנו פנים מול פנים, מוזמנים להתרשם מהסדנה שלנו כאן (ללא תשלום).


כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)


149 צפיות
Featured Posts