כשיצאתי לדרך עם ההדרכות שלי בנושא ניהול זמן לפני קרוב לעשרים שנה, אחד המקורות המשמעותיים שספגתי מהם היה הספר "לגרום לדברים לקרות" של דיוויד אלן, שהיה בעשור הקודם גם עמוד השדרה של הסדנה שלי "להספיק הרבה יותר וברוגע". מאז, השתכללנו קצת והרחבנו את הסדנה במאות מקורות חדשים יותר, שמגיעים לניהול זמן בזוויות נוספות, אולם היסודות של אלן, עומדים בעינם לדעתי, ואשמח לשתף אתכם כאן בעיקרי תורתו, המכונה: GTD.
השבוע התקיים מפגש של קבוצת הפייסבוק שבמרכזה עומדת השיטה המוצגת בספר - GTD - Getting Things Done. סיכמתי את המפגש, ומביאה בפניכם כאן את עיקרי GTD שיעור למתחילים באדיבותו של יועד ראונר מצוות "בו בזמן", שהוא גם בוגר הדרכה ע"י דיוויד אלן עצמו באופן אישי, שתמצת אותה מצוין והציג אותה במפגש (תודה יועד!).
פרודוקטיביות נטולת סטרס
דיוויד אלן טוען שהפרודוקטיביות שלנו עומדת ביחס ישר ליכולת שלנו להירגע. רק כשמוחותינו נקיים ומחשבותינו מאורגנות, אנחנו יכולים להיות יעילים ולהוציא לחופשי את הפוטנציאל היצירתי שלנו. ומכאן הוא פורס בפנינו בספר שיטה איך להגביר את הקצב שלנו בלי להתיש את עצמנו:
ליישם את חוק "עשה את זה, האצל את זה, דחה את זה, זרוק את זה" כדי לרוקן את שולחן העבודה שלכם. (אגב מי שלמד אצלנו את "מייל חי/מת" של "בו בזמן" - שיטת הניהול היעיל של מיילים עם אינבוקס זירו - יזהה כאן את את המייל הח"י: ה"חסל"שכולל את "עשה את זה" ו"האצל את זה"; את "יומן"=דחה את זה; ואת המייל המ"ת: "מחק" ו"תייק"=שהם "זרוק את זה" אצלו.)
להעריך מחדש מטרות ולהישאר ממוקדים במצבים משתנים.
לתכנן פרויקטים ולשחרר פרויקטים תקועים. "פרויקט" אצלו זה קובץ משימות ("הצעד הקטן הבא") שנגזרות מ"משימת אב" (משימה מורכבת).
להתגבר על תחושות של בלבול, חרדה והצפה.
להרגיש בנוח עם מה שאתם לא עושים.
הבנת הבעיה התחלנו בהבהרת הבעיה, כי ככל שנהיה ערים לבעיה – נחוש יותר מוטיבציה לחפש עבורה פתרון, להבין מה מייצר בנו מתח, אי נוחות: הצפה של דברים שמגיעים אלינו – מיילים, הודעות, עומס על השולחן, קצב שינויים מהיר מאוד, בקשות מהבוס, פניות של לקוחות, דברים שעולים לנו בראש >>> מתח נפשי שאנחנו חיים איתו – עבור רובנו מתח כרוני לאורך זמן. כ"עובדי ידע" – כשמגיע אלינו כל המידע האינסופי הזה מכל עבר, נדרש תהליך מחשבתי ועיבוד שעלינו לעשות... ואז צריך שיטה, וכאן נכנסת ה GTD – שהיא שיטה כוללת, מקיפה, יכולה להיות מיושמת בכל התחומים בחיים, רעיון מסדר שהגה דיוויד אלן שמטרתו – לשפר את השליטה והפוקוס ביום-יום שלנו. כל הקלט שמגיע אלינו כל היום – מוציא אותנו מפוקוס. התיעדוף שלנו נעשה מחדש כמה פעמים במהלך היום, והשיטה מאפשרת לחזור ולהיכנס לפוקוס בצורה יותר מהירה. הצורך בGTD הוא בשיטה שנמצאת מחוץ לראש, שאנחנו יכולים לסמוך עליה. ולמעשה זו אמנות – "אומנות הפרודוקטיביות נטולת הלחץ". היישום של השיטה וההתאמה שלה הם אינדיבידואלים. דבר שמתאים לאחד, לא בהכרח יעבוד לשני. אחת מהנחות היסוד – שהמוח נועד לייצר רעיונות ולא להחזיק/לשמור אותם. ברגע שיש לנו יותר מ 4-5 דברים בראש יש שחיקה באיכות הזכירה והתפקוד.
השיטה – חמשת השלבים חמשת שלבי הזרימה של הGTD, שמשנים את ההרגלים היום-יומיים שלנו, אמורים לעשות לנו סדר ולהניע אותנו לפעולה נוכח זה שנכנסים לנו במהלך היום הרבה מידע, רעיונות, אינפוטים, ומייצרים עבורם מסלול זרימה שייכנסו בסוף למערכת בת-סמכא.
לכידה – CAPTURE – כל קלט שנכנס מגיע לכלי איסוף, כשמה שחשוב זה להוריד דברים מהראש, הראש משוחרר ונקי – אינבוקס, וואטסאפ, מגש ניירות וכו'. וליצור "אינבוקס" אחד מרכזי שבו מרכזים את הכול. יש הרבה דרכים לעשות לכידה, חשוב שיהיו לא יותר מדי כלי איסוף. יש מספר אפליקציות או כלים פיזיים כמו מחברות, שניתן לארגן עליהם את המידע. כלל "שתי הדקות" – כל דבר שאנחנו יכולים לעשות מיידית, לסגור במקום.
הבהרה/בירור – CLARIFY - לחשוב ולקבל החלטות, מסתכלים על פיסות המידע שלכדנו – לעבור על זה פעם ביום. ולשאול את עצמנו כמה שאלות: מה זה? האם זה מצריך פעולה? מה המשימה הבאה שאני יכול לעשות? מה המחויבות שלי לדבר הזה? מנוסח עם פועל. לדוגמה אם בלכידה רשמנו "יומולדת לאמא" >> בהבהרה נפרק את זה לצעד הקטן הבא: לברר עם אבא מה הם מתכננים לעשות. קודם לוכדים – ואח"כ מחליטים מה רוצים עשות עם זה. לפרק את הנושאים לגורמים.
ארגון – ORGANIZE – כל מה שדורש יותר ממשימה אחת מכונה "פרויקט". לכל אדם יש בממוצע 100-150 פרויקטים. האיסוף של כל הפרויקטים מאפשר ארגון ההתנהלות גם למשל בקבלת החלטות מה יכולים לקחת על עצמנו ומה לא, לעשות סדרי עדיפויות, להחליט מה עכשיו ומה בעוד כמה חודשים, לעשות האצלת סמכויות או מיקור חוץ. על הרשימה שמצטברת של הצעדים הקטנים הבאים רושמים גם הקשר משפיע – כמו למשל, טלפונים, או מקום שנמצאים בו, או אדם שהמשימה הזאת נוגעת בו. המטרה היא שבביצוע בהמשך ניתן יהיה לחבר משימות דומות בהקשר שלהן. למשל אם בחלק מהמשימות ציינתי את ההקשר 'קניון' אז כשאגיע לקניון בפעם הקרובה ארכז לשם את כל המשימות בהקשר המקום 'קניון'.
התבוננות/סקירה – REFLECT – להתבונן ברשימה אחת ביום, לבחור מה לעשות היום – הסתכלות יומית והסתכלות שבועית. GTD לא מדבר על הכנסה ליומן, אלא על ניהול גמיש של משימות.
הביצוע – ENGAGE – מתוך הרשימה שיצרנו זורמים לתוך פעולה, מתוך הארגון שעשינו מתחילים לעבוד.
טכניקת התכנון הטבעי הרעיון שעומד מאחורי GTD הוא ניסיון למזג את השיטה שלנו עם תהליך התכנון והחשיבה הטבעי של האדם, הדרך האינטואיטיבית שלנו לקבל החלטות, שכוללת את השלבים הבאים:
מטרה - בדרך כלל בפרויקט קודם מנסים להבין מה המטרה של מה שאנחנו עושים, למה עושים את מה שעושים.
חזון – איך נראית הצלחה של זה, הדמיון שאני מחזיק לאיך ייראה יישום מוצלח של המשימה.
סיעור מוחות – מה האפשרויות לעשות זאת, מאוד חשוב לא להכניס זו את האילוצים. לא למנוע מעצמנו ל חשוב על הכול כאפשרי.
ארגון – בדיקה האם אפשרי ומה זה דורש – חשיבה לוגית: זה אפשרי או לא אפשרי.
הפעולה הבאה – איך מתחילים?
על התכנון הטבעי מסביר דיוויד אלן גם בסרטון TEDx בקישור זה, למי שרוצה קצת יותר הסבר, ואפילו תרגיל לעצמו.
וגם קבלו כאן תקציר של השיטה:
נשתמע :)
על הכותבת:
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
