ניהול זמן ב"מבצעי ניקיון"

לכל הפועלים בקדחתנות להכנות לקראת פסח, פוסט זה מיועד עבורכם ידידיי.

לפני כחודשיים העברתי הרצאת ניהול זמן למנהלות במגזר החרדי מטעם GoUp. בקהל ישבה דיתי וינשטיין - העורכת של המגזין 'הפסקת קפה' - מגזין התוכן הדיגיטלי המוביל לנשים חרדיות. דיתי חזרה אליי בימים האחרונים לבקש שאכתוב 10 טיפים לניהול זמן להכנות לחג. קראו לי, אז באתי.

חוץ מתודות לדיתי על הזכות הגדולה, אני רוצה להודות גם לחברותיי היקרות שעזרו לי להתאים את ההמלצות שלי גם למגזר זה: אודליה פורוש מ- GO-UP בונים מנהלים Sari Shpergel-Bakish @דבורה בצלאל ו- מרים כלי.

תכל'ס חבר'ה אני חייבת לומר, גם למי מאיתנו שאיננו שומר מצוות יש טיפים לא רעים בכלל גם להזדמנות ל'מבצע פסח' בארגון הבית בכלל. חג שמח:)

קישור למנוי למגזין "הפסקת קפה", ובינתיים - כאן גרסת המקור

הערה: זה כתוב בלשון נקבה כי הכתבה נכתבה במגזין נשים, אולם למותר שלאיכות הטיפים אין מנדט לנשים :)

לפני שנתחיל.. רוצה טיפ מניסיון חיים? אל תחכי, קומי עכשיו. כן, כן, קומי, עכשיו! קחי דף ועט, ובני לעצמך תוכנית עבודה תוך כדי הקריאה... סעיף אחרי סעיף, עשי אחד ואז המשיכי לקרוא את הבא. את תודי לי.

1. לרשום הכול!

רשמי! הרישום מאפשר לנו גם עצירה לחשיבה עם מה נכון להתחיל ובאיזה סדר, גם להימנע משיכחה וגם לייצר קצת יותר שקט פנימי.

ומה רושמים? איך רושמים? תחילה כותרות, לפי מקומות בבית או "פרויקטים" כמו שנוח לך לחלק אותם, ואז מתחת לכל כותרת - רשימה של כל הדברים שיש לעשות בו.

את הרשימה עושים תוך כדי סיור פיזי בבית – נכנסים חדר-חדר, פותחים ארונות, מסתכלים ורושמים, לא תיאורטית מהסלון. דבר מזכיר דבר, וכך אתם מגיעים למלאכת התכנון אחרי שרוקנתם את כל המשימות שעלו לכן בראש.

שימי לב לטעות הנפוצה הבאה: אל תנסחי את המשימות ברמת ה"פרויקט" אלא פרקי למשימות קטנות. לדוגמה:

במקום: "לעשות חלונות", רשמי למשל: לקנות חומר לניקוי חלונות, לבקש מבעלי לפרק לי את החלונות ולהעביר אותם לאמבטיה, ניקוי החלונות.

במקום "ארון בגדים", פרטי: ארון מדפים, ארון תליה, מגירת לבנים, מגירת נעליים, ניקוי מדפים ודלת.

ובמקום "מתנות לחג" – הכיני רשימה מפורטת למי את רוצה לקנות ומה.

ככלל – את הקניות רכזי בדף נפרד לקניות, עם כותרות מתאימות: כלי ניקיון, מתנות, בגדים לחג, לשולחן הסדר (כלים ומאכלים) וכו'. אם יש קניות שאפשר להשלים אחרי החג, אל תוסיפי לעצמך לחץ, השאירי לאפטר-חג. וסתי את הלחץ...

2. סדרי עדיפויות

בשלב התכנון יש לנו את ה"פנטזיה" לגבי התוצאה הסופית – החלום של בית שיהיה פיקס... ובהתאם לזמן שעומד לרשותנו נוכל לקבל החלטות: גשי לרשימה שעשית וצייני ליד כל משימה את החשיבות שלה לפי שלוש רמות:

רשמי "1" ליד מה ש"אני חייבת לעשות" – בדגש על החמץ, למשל.

"2" – ליד "חשוב לי מאוד, אבל לא באמת חייבת" – פרויקטים שאם אעשה אותם - ארגיש ממש נפלא, ואם לא – תכל'ס: אתבאס.

"3" - "יהיה נחמד אם אספיק", רצוי אבל באמת לא הכרחי.. אצליח - יופי, לא אצליח – ממש לא נורא...

החלק הזה מאוד חשוב שלא נפספס עיקר וטפל... להפריד בין סדר וניקיון שקשורים להכשרת הבית לפסח לבין ההזדמנות הנפלאה של להתחדש, להתרענן ולקדם "פרויקטים" בבית.

3. סוף מעשה במחשבה תחילה – מהרשימה ליומן

ועכשיו, לשבת על התוכנית יקירתי - הדבר שיאפשר לך להיכנס לפסח קצת יותר ברוגע הוא תכנון מקדים, כזה שפורס את המשימות שלפנינו על פני ציר הזמן. האמת היא שאת זה את כנראה כבר יודעת... אז למה זה לא קורה בדרך כלל? בואי נראה איך לעשות זאת נכון: חזרי לרשימה וכעת סמני כוכבית "*" ליד המשימות שאפשר להתחיל לעשות כבר עכשיו... במרחק מהחג, וסמני "!" למה שאין ברירה אלא לחכות לסמיכות לחג – יש דברים שאין לנו ברירה אלא להשאיר לקראת הסוף, כמו מטבח למשל... ניקיון, החלפת הכלים, הגעלת הכלים במידת הצורך, ניקיון והכשרת התנור, כיריים, מקרר... דבר שמשאירים לימים האחרונים שלפני החג.

זכרי... הביטוי השגור אך הקשה ליישום שאומר "האבק לא חמץ והילדים הם לא קורבן של פסח" - מהותו לנסות להבחין בין טפל לעיקר... שהרי ככל שמתקרבים לפסח גדל הקונפליקט בין "להכין אוכל לילדים עם האוכל שהוא מוגדר חמץ, או לעבוד לפסח ולזרוק את החמץ הנותר" – עשו את התכנון שמתאים לכם – איך מתקרבים לפסח ומשאירים את הבית שפוי....

4. הלו... אני לא לבד פה!

את התוכנית שעשית הפכי לתוכנית עבודה משפחתית. חלקנו עושות זאת יותר טוב וחלקנו פחות, אבל אין ספק שבתקופה הזאת – גם מי שאינה מנהלת בעבודה שלה – עכשיו גם היא סוג של "מנהלת חברת כוח אדם לניקיונות" שמעסיקה את בני ביתה, וכל אחד תורם את חלקו. אחת שהשקעת והכנת כבר רשימת משימות – עשית את רוב הדרך... כעת את מתבוננת ברשימה וחושבת במי ניתן להיעזר, אילו מהמשימות בכל יום ניתן "להאציל", למי ומתי... ומציינת שמות ליד מי עושה מה, ושתפי אותם. מנהלת טובה יודעת להתאים לכל עובד את המשימה המדויקת לו: אם אחד הילדים מאד יסודי – תני לו לעשות את המסילות של הדלת למרפסת, אם יש מישהי שהיא פרפר ורק רוצה לעוף – תני לה דווקא את המטלות שדורשות מגוון, ומשימות סבלות העניקי לאישך אהובך.

5. יתרונם של שלטי חוצות...

בתקופה זו השתמשי ב"מצפן יומי" - בכל ערב הכיני דף גדול ליום המחרת - כל יום עם "שלט היעדים" שלו שנרשמים על הדף, והדביקי אותו על הדלת של אותו חדר, או במקום בולט אחר, כך כשאת נכנסת לכל חדר את פשוט מתקדמת על פי התוכנית בשלט... כמובן שניתן להשתמש בעוד דרכים יצירתיות: אני למשל אוהבת לרשום בטוש מחיק על החלון של אותו חדר... זה נפלא.. תנסי.

למה זה כל כך חשוב שהדברים יעמדו לפנייך כמו שלט?

ראשית, כי כשהדברים כתובים, ובמיוחד כשהם כתובים מול העיניים ובניסוח של "הצעד הקטן הבא" - הם שומרים הפוקוס שלנו, וזה מונע מאיתנו "התפזרות" ונפילה להסחות דעת קטנות.

שנית, כי אין הנאה גדולה מהקו שאנחנו עושים כדי למחוק כל משימה שסיימנו... הפעולה הקטנה הזאת, שמשחררת לנו דופמין למוח, איננה אלא עונג קטן ששומר על המוטיבציה שלו ועל הדרייב להמשיך!

ושלישית, תגלי כמה שזה מחבר את כל מי שמשתתף במלאכה – כולם בתמונה.

6. דומה עם דומה

ישנן משימות שהן "רוחביות", כלומר דומות ליותר מחדר אחד בבית, למשל – סידור ארונות בגדים, ניקוי חלונות, או קניות שיש להשלים. במקרה זה אני ממליצה לך לשקול לחבר משימות דומות ו"לחסל" אותן יחד. זה לא מתאים לכל משימה ולכל אחת, אבל אני אישית מוצאת את זה יעיל במיוחד. זו גם הזדמנות טובה לטפל במשימות במכה אחת, וגם הדרך הטובה ביותר למיון בהסתכלות של כלל הבית, מעבר לעניין ההכשרה שייחודי לפסח, למשל: "מבצע כלי כתיבה": כאשר תאספי בערימה אחת את כל כלי הכתיבה שיש לך בבית, מכל החדרים ומכל הכלים והמגירות שמפוזרים בבית – ראשית תגלי להפתעתך שאת סניף של קרביץ, ושנית – זו באמת הזדמנות והדרך הטובה לבחון פעם בשנה את תכולת הבית שלנו, מה יש, מה עובר הלאה, ומה חסר.

7. התארגנות מראש על הילדים

חלק בלתי נפרד מהתכנון זה גזירת משמעויות לגבי הילדים, בית עם ילדים קטנים מחייב התארגנות בהתאם – מה ניתן לעשות עם הילדים, מה בשיתופם, ומה רצוי שלא יהיו בסביבה.. ואז לתאם עם מי והיכן כן...

8. קישטה טלפון, קישטה!

מי שנוהגת להשתמש בטלפון נייד ומחוברת לוואטסאפ פעיל - עבורה הטלפון הנייד יכול להוות הסחת דעת משמעותית. יש לנו נטייה להעריך לא נכון את הזמן שזה גוזל לנו ואת קיטועי הרצף... אבל אין ספק שזה לא מסתכם בשנייה של הצצה פה ושנייה הצצה שם, אלא כיום המחקר מצביע על זמן "מעברים" וקפיצות מדבר לדבר שגוזל לנו כמה שעות בשבוע! אז... מה אפשר לעשות? לבטל את ההתרעות והצלילים שהרי ברגע שאנו שומעות את הצליל אנחנו חייבות להציץ, ותמיד מומלץ כמובן גם להוציא את הטלפון מחוץ לחדר שבו את עובדת כרגע, להסיר מכשול מפני עיוור... רק ליתר ביטחון...

9. עם מה פותחים את היום?

עוד כלל שכדאי להכיר בתכנון יעיל של היום: את הדבר השנוא עלייך ביותר – עשי על הבוקר! אם מתוך הרשימה יש משימה אחת לאותו יום או באותו חדר, שאת לא אוהבת לעשות באופן מיוחד – היפטרי ממנה על הבוקר, לפני כל יתר הדברים, פשוט "התנפלי" על המשימה... זו הדרך היחידה גם שהמשימה תבוצע במהירות וגם שיהיה לך יום עם מצב רוח מצוין אחרי שחלק הקשה כבר מאחורייך! אם משאירים את זה לאחר כך.. את מסתכנת בדחיינות ובמריחת זמן. אגב לעיתים הדברים השנואים עלינו במבצעי ניקיון שכאלה הם ממש הניקיון עצמו – השפשוף, הקירצוף, הגירוד... במקרה זה שאלי את עצמך האם את עושה זאת נכון... היום כבר אין סיבה לעבוד פיזית קשה כמעט על דבר: ע"י שימוש בטכניקה או בחומר הנכונים – אנו יכולים לחסוך זמן ומאמץ רבים, ראו טיפים כאלה בכתבה הזאת למשל https://xnet.ynet.co.il/food/articles/0,14567,L-3093946,00.html

10. עצירה לתדלוק

תקופת ההכנות לקראת פסח היא תקופת אינטנסיבית ושוחרת מאוד - הרבה מטלות, הרבה סידורים, הרבה עבודה, ולא מעט "כאב ראש"... את חייבת לשמור על עצמך! אם לא תקחי פה ושם הפסקות קצרות ל"תדלוק", לשתות משהו, לאכול משהו, לעשות שיחת חולין... לשנות אווירה – את תישחקי מהר, ולאורך הימים תרגישי את הקושי גואה ואת התפוקה יורדת. אם תוך כדי עבודה את מרגישה שהעייפות משתלטת עלייך, שאת איטית יותר ונמרחת עם המשימה... עשי הפסקה! הימתחי קצת, קחי אוויר כמה דקות, וחזרי רעננה לעבודה, מקסימום עם מטלות קלות יותר כמו קיפול כביסות או קניות עם הבנות. לא אגזים אם אציע אפילו שתקבעי עם חברה פעם בשבוע לקפה בחוץ. ובכלל... נסי להפוך את "המבצע" הזה לדבר מהנה... אם את אוהבת לשמוע פוזיקה או להאזין להרצאות – שלבי אותם תוך כדי העבודה, שמרי על מצב רוח טוב, מגיע לך, מלכה שאת!

חג שמח!

על הכותבת:

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)