לאחרונה העברתי סדנאות בכמה משרדי ממשלה וגופים ציבוריים, שאחד מאתגרי ניהול הזמן שעלו בהם הוא טיפול ב"תיקים" כמו למשל תיקים משפטיים, תיקי לקוחות מורכבים, תיקים של טיפול בתלונות - מסוג המשימות שהן מורכבות לביצוע, שדורשות איסוף נתונים, תחקיר, קריאה של חומר רב, קיום ישיבות ובירורים רבים, עיבוד של מידע ובעיקר כתיבה רבה.
בסדנת הדחיינות, אנו מלמדים את המודל של בו בזמן "מדחיינות להתנפלות", שמתחיל בבירור הסיבות לדחיינות, ולאחר מכן - תרגול כלים שיאפשרו למשתתפים להתמודד עם משימות דחיינות, בתרגיל שאני קוראת לו "מועדון השישים פלוס", שמשמעו: סיעור מוחות לטיפול במשימות שתקועות 60 יום ומעלה.... הכלים שאסקור בפוסט זה יעילים למעשה לכל דבר שמאוד חשוב לנו לעשות, אך אנחנו מוצאים את עצמנו דוחים ודוחים ודוחים את הביצוע שלו, ולא בגלל שיקול דעת וקבלת החלטה (שאז זה לא דחיינות, אלא פשוט תכנון וביטוי לסדרי עדיפות), אלא ככה... פשוט לא עושים את זה! רוצים, ולא עושים.
בדרך כלל דחיינות יושבת על סיבות עמוקות, פסיכולוגיות, לא תמיד מודעות. הרבה פעמים הדחיינות נוגעת לפחד שיש לנו. שלושת הפחדים העיקריים שקיימים בדרך כלל מאחורי דחיינות הם פחד מכישלון, פחד מהתהליך ופחד מהצלחה (ראו פוסט קודם שכתבתי בנושא: הסיבה היסודית לדחיינות). אבל הפעם נדבר על הזווית הקלילה יותר... ברוב המקרים הכלים יכולים להיות פחות מורכבים... ובצעדים פשוטים מאוד לקדם ביצוע, ובהם נתמקד בפוסט זה.
אז.. אם אתם עובדים במוסדות ציבוריים ומטפלים בתיקים כאלה, או שאתם עצמאיים שמנהלים תיקי לקוחות או שומרים ים של חומרים "לכתיבה יום אחד" באיזו תיקיה יתומה במייל, ואולי סטודנטים שדוחים עבודות עד הרגע האחרון - כל אלה הם גרסאות שונות של משימת "תיק", ואולי תוכלו להפיק מרשימת ההמלצות הזו דבר או שניים שיעזרו גם לכם.
אז למה אנחנו דוחים "תיקים"?
טוב.. התשובה בגוף השאלה.. כי הם תיקים! ובכל זאת.. חשוב להשתהות תחילה ולהבין סיבות אפשריות כי הפתרון מתחיל שם. אני רוצה לשתף אתכם בכמה סיבות לתיקים שנתקעים כפי שעלו בסדנאות האחרונות (מובאות כלשונן, מתוך צילומי הלוח בסדנאות):
- משימות "תיק" גוזלות הרבה שעות על חשבון משימות קטנות אחרות שחלקן דחופות.
- אחד הצדדים שנוגעים לטיפול בתיק שלא משתף פעולה.
- התיק תקוע בגלל דילמה מקצועית או דילמה משפטית או דילמה תקציבים – לא כ"כ יודעים כיצד להתקדם מפה.
- תלות באדם אחר – באחד הצדדים, באנשים אחרים בארגון, באישור של מנהלים, בקבלת חומר נוסף.
- תיעוד לקוי – לא זוכרים מה נסגר בפעם האחרונה.
- התיק לא דחוף, לקוח/בוס/מתלונן שהוא "רדום", אף אחד לא באמת מתעניין
- יש בתיק נושא שנוי במחלוקת.
- הטיפול בתיקים מהסוג הזה מרגיש לפעמים טרחני, אנחנו לא באמת מחוברים למהות.
- התיק, או חומר שקשור בו, הלך לאיבוד עם הזמן...
- הסוגיה שעומדת מאחורי התיק כבר טופלה, ונותרה רק הסגירה הפורמלית טכנית במערכת.
- כבר לא נעים לחזור עכשיו לאנשים שנוגעים לתיק כל כך הרבה זמן אחרי.. אין לזה צורה!
- אנחנו שונאים את המשימה הזאת, ולכן לרוב גם מדחיקים אותה...
אז מה אפשר לעשות?
המודל של "בו בזמן" נקרא "מדחיינות להתנפלות", והוא כולל חמש משפחות של כלים תחת הכותרות שמרמזות על אופי הכלים בכל המשפחה: "הפסיכולוג", "המזכיר", "השוטר", "הבליין" ו"הכבאי".
אדגים כאן כמה רעיונות לטיפול ב"תיקים" שתקועים זמן רב, מתוך שלוש משפחות :
כלים מהסל של "המזכיר" –
בקבוצה זו טכניקות שמטרתן להעלות לתודעה את התיק ו"להציף" אותו לטיפול אחרי שנדחק בעומס-משימות-כי-רב, לדוגמה:
להיעזר ביומן:
- לקבוע עם עצמי זמן ביומן לטובת המשימה
- לקבוע דיון במחלוקת שעלתה בתיק
- לקבוע התייעצות עם אדם נוסף (מקצועית, משפטית, ניהולית...)
להיעזר בתזכורות:
- פתקים מעודדים על התיק כמו "די, הגזמת!" או "יאללה.. היום!"
- "לוח שליטה"/טבלה של סטטוס התיקים במעקב
להשתמש בטכניקה של הנחת חפצים:
- להניח את החומר של התיק על המקלדת, על הכיסא.. במקום שהוא "מול העיניים" במקום לא נוח שמפריע לעשות דברים אחרים...
להיעזר בחבר לעבודה:
- הסכם חברים שבו מייצרים מסגרת לעבודה - נפגשים יחד שני עובדים/אנשים שלכל אחד מהם בנפרד יש "תיק" משלו, משימה שהוא דוחה, בעיתוי שנקבע ביניהם מראש, יושבים באותו שולחן, אך בעצם כל אחד עובד על התיק שלנו מבלי להפריע זה לזה, "שומרים" אחד על השני להתעסק כל אחד בתיק שלו ורק בו...
- אם התיק תקוע בגלל גורם שלא משתף פעולה – או לייצר שיחת הבהרה/אישית/ניסיון רתימה נוסף, או לעלות לרמה הממונה בבקשה להתערב.
כלים מהסל של "השוטר" –
בקבוצה זו טכניקות שמניחות שהמשמעת העצמית שלנו לא תמיד מספיקה, ואז "סינדול" שאנו עושים לעצמנו יכול לעזור לדברים לקרות, לדוגמה:
- להתחייב למועד סיום טיפול מול אחד הצדדים בתיק.
- להתחייב על מועד סיום מול רמה ממונה.
- לקבוע עם רמה ממונה או כל גורם שלא נרצה לעשות מולו "פדיחה" פגישה בלו"ז להציג לו את התוצרים...
כלים מהסל של "הכבאי" –
לעיתים סיבת הדחיינות יושבת על זה שאין לנו חשק, כוח, מוטיבציה, ומה שצריך זו דחיפה של כאן ועכשיו, קפיצה בדחף של רגע על המשימה, במצב של "טייס אוטומטי", כמו הכלים הבאים:
"לבלוע צפרדע" - להתנפל על התיק על הבוקר, ברגע שנכנסים למשרד
"כלל 20 השניות" – שאומר שמה שנראה בשנית הראשונות בכניסתנו למשרד בבוקר – בסבירות גבוהה יבוצע היום, לכן כדאי שהדבר הנכון – שיקדם את ה משימה התקועה, יהיה מונח או פתוח מול עינינו בכניסה למשרד כמו פתיחת קובץ מראש ערב לפני, שיחכה לנו על הבוקר.
"הספירה לאחור" לשיטתה של מל רובינס – "שלוש, שתיים אחת ו... קדימה!"
במקרים של התלבטות במצב של אי ודאות – פשוט להחליט... "זהו.. הגיע זמן הכרעה!" ולקבל החלטה, למרות אי הודאות, ברוב המקרים המורכבים תמיד יהיה ממד של אי ודאות.
פירוק משימה לתתי-משימות – רבות נאמר כבר על חשיבות ההתקדמות בצעדים קטנים.. הרעיון של התייחסות למשימה כ"צעד הקטן הבא" מסיר חסמים.
גרסתו של סטיב פבלינה: להיעזר בטיימר לזמן מוגדר לסיום המשימה, "תקתוק" השעון מכניס אותנו לשוונג של השתלטות על המשימה.
אז זה עובד בפועל?
טוב יש כאן די הרבה אפשרויות... ביישום בפועל - על כל משימת דחיינות אפשר לבחור אחד או יותר שיכולים לעזור לקדם אותה, משהו שאתם מתחברים אליו יותר וחושבים שיכול לעזור במקרה הספציפי. אני בדרך כלל תוקפת משימת-תיק בבליץ של שלושה-ארבעה כלים יחד..
ספרו לי, מה עוזר לכם שלא נכלל כאן?
על הכותבת:
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
