עובדים ב"אופן ספייס", ב"קוביות" או חולקים משרד עם עובדים נוספים? יש לכם שתי אפשרויות: לסבול ולקטר, או להתמודד ולשפר מה שבידיכם - קראו את זה!
פעם ידעו לכבד את הצורך של אדם להתרכז בקריאה או בכתיבה שלו... אפילו בארץ. לפעמים נראה שאנחנו זקוקים לגרסה החדשה של הספרנית שתעמוד להגנתנו גם במקומות עבודה משותפים ותגיד "ששששש...", שנוכל להתרכז ולעבוד פה קצת...
אנו יודעים שאנו משלמים מחירים גבוהים מאוד היום במקומות העבודה על הסחות דעת. ההסחות המודעות והפחות-מודעות (כמו סוויצ'טסקינג – זמן הדילוג ממשימה למשימה) עלולים להגיע לגזל של מחצית מהיום שלנו ואף יותר. בפרסומים ובסדנאות שלי עד כה שמתי את הפוקוס על הגורם הטכנולוגי ועל התמכרות שלנו לטכנולוגיה – מיילים, וואטסאפ, מסנג'ר ושות' – כי זו באמת הסחת דעת מרכזית, אולם למי שעובד במרחב פתוח או חולק משרד עם אנשים נוספים – יודע שגם זה אתגר משמעותי, שלא כדאי להקל בו ראש.
אני מגיעה מדי יום לארגונים שונים, ומוצאת שלא מעט מהם עובדים במרחב פתוח, או כאלה שעובדים במשרד סגור שחולקים בו שלושה-ארבעה עובדים, וגם כאלה שעובדים בתאים משרדיים (cubicles) – לכל אלה הפוסט הזה רלוונטי מאוד.
אחרי שנים של שיח על יתרונות וחסרונות בעבודה בסביבה פתוחה או משותפת, בשנים האחרונות גם תומכי הרעיון הולכים ומבינים... שזה לא זה.
מרחב עבודה משותף - סיכום הבעד, ובעיקר הנגד...
חללי "אופן-ספייס" נפוצים בכל רחבי העולם, למעשה – מחקר עדכני מראה כי למעלה מ-70% מהמשרדים ברחבי ארצות הברית בנויים בשיטה זו. ה"למה כן" של ארגונים יושב על סיבות טובות, ללא ספק: החיסכון במקום ומיצוי המרחב; הכוונה ששהות יחד באותו מרחב יביא את העובדים לחיזוק קשרים חברתיים ומקצועיים; עידוד שיתוף פעולה בין עובדים וקידום חדשנות; גיבוש ועידוד עבודת צוות; מניעה מעובדים להרבות בשיחות טלפון אישיות בזמן העבודה, ובכלל.. שיפור השליטה של המנהלים בעובדים; יצירת תמריצים לעבודה מאומצת ולשיפור הביצועים; ואם לא די בכל אלה אז באוגוסט השנה פורסם מחקר שנעשה ע"י חוקרים מאוניברסיטת אריזונה, שבו נמצא שמתוך 231 עובדים במשרדים ממשלתיים בארה"ב, העובדים בחללים פתוחים ללא מחיצות ביצעו 32% יותר פעילות פיזית מהעובדים במשרדים סגורים, כך שאפשר לומר שזה אפילו בריא במובן מסוים...
יחד עם זאת, בסופו של דבר, והיום מבינים זאת גם יותר ויותר מנהלים - בפועל החסרונות של המרחב המשותף עולות על יתרונותיו באופן מובהק, אם לא יודעים לנהל את העסק כמו שצריך...:
פגיעה בפוקוס הרבה מעבר להפרעה עצמה - חוקרים באוניברסיטת קליפורניה גילו שלעובד במשרד הטיפוסי מפריעים מדי 3 דקות, ויכולות לקחת לו 23 דקות נוספות לשוב לעבודה רציפה לאחר ההפרעה... וכך הפרעה שלכאורה נראית כמה שניות או דקות ספורות, בפועל - "זורקת אותנו הצידה" לדקות רבות נוספות.
אי שביעות רצון של העובדים בשל פגיעה בפרטיות - לעודף התקשורת יש לעתים השפעות הפוכות, ובהן אובדן פרטיות ודחף בלתי מוסבר לחנוק את השכן הפטפטן לשולחן העבודה. מחקר שפורסם במגזין לפסיכולוגיה סביבתית קבע כי 50% מן העובדים בחללים כאלה מצהירים שהמחסור בפרטיות ובשקט זו הבעיה הכי גדולה שלהם בעבודה, ללא קשר לתחום העיסוק.
פגיעה בזיכרון לטווח קצר - מדענים במכון הפיני לרפואה תעסוקתית חקרו לאיזה מרחק נישאים קולות שיחה, ואת השפעתם על המאזין שלא מרצון. ממצאי המחקר הצביעו על ירידה של בין 5%-10% בביצוע מטלות קוגניטיביות המצריכות זיכרון לטווח קצר, כמו קריאה, כתיבה ופעילות יצירתית אחרת.
צניחה בכמות המפגשים והאינטראקציות פנים-אל-פנים - גם כשכבר מתנהלות שיחות - הן קצרות ושטחיות יותר במרחב עבודה פתוח, כיוון שאנשים מודעים לכך שהשיחה נשמעת בכל הסביבה. מחקר חדש, של אית'ן ב' ברנשטיין וסטפן טורבן מאוניברסיטת הארוורד, שפורסם לפני כארבעה חודשים ב- The Royal Societyקובע ש"אופן ספייס" יותר מזיק ממועיל, לכולם - גם לעובדים וגם לחברה. [ניתן לקרוא על המחקר בהרחבה בקישור זה]. החוקרים הצמידו לעובדים חיישנים שמודדים פרמטרים שונים כמו אינטראקציות פנים-אל-פנים, טון דיבור, קרבה, מיקום, תנועת גוף ופעילות, וכאשר סיכמו החוקרים את התוצאות הם הופתעו לגלות, שבניגוד לתפיסה ש"אופן ספייס" מגביר את האינטראקציות והפגישות פנים-אל-פנים בארגון – המספר של המפגשים האלו דווקא צנח בין 67 אחוזים ל-72 אחוזים!
צמיחה משמעותית בכמות המיילים - ועוד מאותו מחקר: ירידה דומה מסתמנת גם בפרודוקטיביות של הצוותים והעובדים, שנובעת ברובה ובאופן מפתיע מ... עלייה משמעותית בהיקף השימוש בדוא"ל... כן, כן. אנחנו יושבים במרחק קשר עין אך מעדיפים לשלוח את מה שיש לנו לומר בהודעה כתובה, בכל פלטפורמה שעומדת לרשותנו. במחקר נמצא שחל זינוק של עד 71 אחוזים במספר המיילים ו-67 אחוזים במספר ההודעות הפרטיות ששלחו העובדים בינם לבין עצמם. עם זאת, החוקרים מדגישים שהעלייה בערוץ תקשורת אחד לא הצליחה לחפות על הירידה בערוץ התקשורת השני, והאינטראקציות במייל לא היו יעילות כמו הפגישות קודם לכן. באופן לא מפתיע, דיווחו המנהלים בחברות הללו על ירידה בולטת ביעילות של העובדים. לפי החוקרים, מה שגורם לממצאים המפתיעים האלה הוא שהעובדים שיושבים בקרבה גדולה אחד לשני, חרדים לפרטיות ולזמן העבודה שלהם ולכן הם רוצים לבודד את עצמם מהרעש וההמולה שמסביבם.
אני מתייחסת כאן בעיקר לזווית של הפרודוקטיביות, אולם אין ספק, וגם לכך לא חסר גיבוי במחקר – שיש חסרונות רבים נוספים לשיטות העבודה שדוגלות במרחב משותף לעובדים – כמו הרעש במשרד מנקודת המבט של אומללות העובדים; המשמעות של הסטטוס שזה משדר (תגדל.. תקבל משרד, אתה עדיין לא שם); האקוסטיקה במרחב עבודה פתוח שבנוכחות של טיפוסים קולניים הופכת להיות מאתגרת שבעתיים; הצפיפות חונקת, והצורך שלנו לצאת לשאוף קצת אוויר ושפיות; ריחות המאכלים שמביא מי שמביא (ותמיד יהיה זה שמביא סלט טונה עם ביצה ובצל, או זה שהורג את כולם אם ניחוח המק'דונלדס); וכמובן – המיזוג, שהטמפרטורה שלו לנצח תהיה שנויה במחלוקת.
אז מה בכל זאת אפשר לעשות?
כבר שנים מספידים ומבקרים את הקונספט של ה"אופן ספייס" או של ישיבת מספר אנשים באותו מרחב במגוון הצורות, אבל נראה שהקונספט הזה יישאר איתנו עוד שנים רבות, בין אם מסיבות אידיאולוגיות ובין אם בשל אילוצים משאביים.
אתם כבר מכירים אותי: לא באתי להגיד אם זה טוב או לא טוב, אלא לתת את הזווית של התכל'ס: בהינתן שזה המצב – ולא משנה אם זה אופן-ספייס, תאי-קוביות, או שותפים למשרד סגור – בואו נראה מה בכל זאת אפשר לעשות עם הסחות דעת אנושיות בסביבת העבודה שלנו...
אתן כאן מספר רעיונות, את חלקם שאבתי ממקורות כתובים ואת חלקם מחוכמת ההמונים שעולה בדיונים בנושא במסגרת הסדנאות:
בריחה אל הפרטיות – חלק מהמשתתפים בסדנאות סיפרו לי שיש להם "חדר מפלט" לרגעים שהם ממש חייבים להתרכז בעבודה, כמו למשל – חדר הדיונים כשהוא לא תפוס; משרד של מישהו שהלך כרגע לדיון במקום אחר, למרפסת של הקומה או לקפיטריה למטה. ברמה הארגונית, אחד הפתרונות הוא לבחון חלוקה חדשה של מרחב המשרד כך שיכלול בתוכו גם פינות שקטות או חדרי צד למטרות שיחה פרטית ודיבור בטלפון, ואנו רואים יותר ויותר במקומות עבודה מרחבים ניטראליים של מרחבי ישיבה שאמנם הם לא נטולי הסחות דעת, אך לפחות לא עם האנשים המוכרים לי.
אמנת חברים במשרד – מעבר לחשיבות של הגדרת נהלים ברורים להתנהלות נכונה ב"אופן ספייס" ע"י ההנהלה – כאלה שהועלו על הכתב ומופצים בקרב העובדים מעת לעת, כדאי גם להגיע לכמה כללים מוסכמים בין החבר'ה... באחד הארגונים שהגעתי אליהם לא מזמן, הנושא הזה היה כ"כ בוער, שהחלטנו לקראת סוף הסדנה, לאחר שקיבלו את הכלים לשיפור ניהול הזמן, לשבת בקבוצות קטנות לפי החולקים באותו משרד, ולהגיע לכמה כללים משותפים, מעין "אמנה" מוסכמת ביניהם. מישהו העלה לדוגמה את ההצעה הבאה: אם מבינים ששעות העבודה הפרודוקטיביות ביותר הן 0900-1100 (אחת התובנות מהסדנה), הרי שניתן להגדיר את השעתיים האלה כ"שעות הדממה" במשרד, בהם התחייבו זה לזה לא לדבר. אגב, לפני כשנתיים כתבה שלי גרוס על "25 כללי נימוס באופן ספייס" שלדעתי יכולים להוות בסיס לשיחה ולאמנה כזאת – אהבתי ושמרתי - קבלו כאן בקישור!
שימוש באוזניות - רבים מהעובדים במרחב פתוח מרכיבים אוזניות ומאזינים למוסיקה, מה שמאפשר להם להתרכז במשימות שלהם. זוג אוזניות איכותיות יכולות להיות ההגנה שלכם בשעות הקשות – גם מפני הרעש שמאפיין מרחבים פתוחים, וגם מפני אנשים - כי מי שמרכיב אוזניות נראה עסוק ופחות מזמין לפטפוט של פנים-מול-פנים. זו דרך לשדר מסר די ברור של "אל תגשו אליי ואל תדברו אותי, אני צריך את השקט שלי עכשיו". בהקשר זה צוטטו ב"הארץ" לפני כמה שנים את ראג' אודשי, מפתח תוכנה שחלק מרחב משרדי פתוח בחברת היי-טק במנהטן, שאמר "אוזניות הן הקיר החדש", בהצביעו על שכנים לעבודה שאוזניהם מכוסות.
מיסוך קול – נכון, נכון, הבטחתי שהטיפים יהיו יותר אל העובד ופחות על התשתית הארגונית, ובכל זאת אני חייבת להזכיר כאן שחברות רבות מעצבות מחדש את שטח המשרד ומחדירות לתוכו רעש לבן כצליל רקע בתדר שמשפר את האקוסטיקה בחלל ומצמצם את הרעשים מהסביבה. תציעו את זה אצלכם.
תמרורי "עזבו אותי עכשיו בבקשה.." – בשנים האחרונות חברות מאמצות גאדג'טים שתכליתם לאפשר לעובד לאותת שכרגע איננו פנוי להסחה אנושית יזומה.. כמו נורות בצבעים שאמורים לסמן "אני ממש בתוך משהו, נא לא להפריע". כמובן יש גם דגלון חביב שנמצא בסל האפשרויות, כזה שמרימים אותו כך שייראה בכל המרחב. במשרדי מכירות הדגל הפך מאוד פופולרי, עם מכירות שגדלו ב-33% מדי חודש – כך שאני ממש בעד כל האותות ששומרים עלינו בפוקוס... אולם שוב.. אני רוצה להתייחס כאן אל פתרונות ברמת העובדים עצמם, בנוסף לאלה שהמנהלים שלהם מחליטים לאמץ או לא. אז אם דיברתי קודם על "אמנה" – הנה לכם עוד כיוון לחשוב עליו.. גם אם אנחנו לא ב"אופן ספייס" של 50 איש, אלא רק ארבעה אנשים שחולקים משרד, אפשר לחשוב יחד ולהגיע לסימנים מוסכמים שכאלה. ההסכמה של הצוות חשובה כי תכל'ס כל אחד יכול להמציא איזשהו סימן שיאותת לאנשים שהוא איננו פנוי, אבל הסימן הזה יעבוד רק אם כל מי שסביבך מבין ומקבל את משמעותו, ויודע בעצמו כמה חשיבות יש לשקט ולפוקוס במקום העבודה.
הצבת קירות ומחיצות מאולתרות - חברות היום נעזרים במעצבים כדי לחשוב מחדש מהו סוג וגובה המחיצות הנדרשות בין עמדות העבודה. ברמת העובדים, פתרון כזה למשל הוא הצבת "קירות" מדומים כמו העמדת ערימת קלסרים או מסמכים - שחוצצים בינינו לבין העולם החיצון. נכון שפתרון זה יכול להתפרש אצל אחרים סביבנו כשולחן עבודה עמוס ולא כסימן להתרחק, אז אם זה מה שממש אכפת לך, אפשר לחשוב על קיטים יצירתיים לעמדה, שהם גם אסתטיים וגם מאוד שימושיים (עם לוח מחיק, תאי ציוד משרדי וכו'), כמו אלה שמציעה למשל חגית סגל-מיקיי (אין קשר משפחתי) - תציצו.
להפוך את הלימון ללימונדה – דווקא בזכות השותפים למשרד ניתן להפוך את האיום להזדמנות ולשפר את הפרודוקטיביות. מעבר לכל היתרונות שמלכתחילה כיוון אליהם ה"אופן ספייס" כמו סיעור מוחות והתייעצות שוטפת, אני רוצה להוסיף טיפ קטן משלי. חלק מאוצרות ניהול הזמן שאני נותנת בסל הכלים בסדנה הם כאלה שדורשים עבודה על הרגלים – כמו התארגנות על תכנון יומי, ניהול יעיל של ישיבות, ניהול נכון של מיילים ועוד. אפשר וכדאי לנצל את הסביבה הצוותית להחליט שכולנו רוצים לבסס את ההרגל ולעזור אחד לשני זה בזה, כמו למשל אם החלטנו לאמץ את השיטה של חי"ה מת"ה לניהול יעיל של מיילים (שיטה המבוססת על inbox zero – להרחבה היכנסו לפוסט שלי בנושא). שיטת חי"ה מת"ה בין היתר אומרת שעובדים על המייל 3-4 פעמים ביום (בלבד!) - בהן מביאים את האינבוקס לאפס מיילים, וב"בין-לבין" לא נוגעים במיילים – הרגל שיכול להיות קשה למי שרגיל לקפוץ על כל מייל שנכנס. והנה ראו לדוגמה, קבוצת מודרכים שלי שיושבים יחד באותו משרד, הבינו שההרגל של תגובה לכל מייל שנכנס מיד כמו שחקני טניס, מביא אותם לבזבוז מחצית מהזמן ביום הלכה למעשה, והחליטו ש"ישמרו" אחד על השני, ויבססו את ההרגל של חי"ה-מת"ה באופן צוותי: באותם זמנים עושים יחד "זמן מיילים". נפלא!
הדיפת הסחות הדעת – אני שבה וממליצה כאן על ספר נפלא שאני מזכירה לא אחת בסדנאות: "איך להגיד לא ולהישאר בחיים" של סוזן ניומן. לא, אין הכוונה להגיד 'לא' בוטה ולא-נחמד, אלא מתוך הבנה עמוקה של הרעיון הבא: כל "כן" שאנו אומרים לדבר פחות חשוב - זה "לא" שאנו אומרים לדבר שחשוב לנו באמת (שננו את המשפט הזה!). קשה לנו להגיד 'לא', אנחנו באמת באמת רוצים להיות אנשים נחמדים, אולם אם כל אחד שיקפוץ עלינו יקבל יחס מקצועי עמוק עם אקסטרה של שיחת חולין, ובמרחב משותף זה קורה הרבה - לא נתקדם לשום מקום מבחינת המשימות שלנו. יש פניות אלינו שאנחנו חייבים להיות מסוגלים לצמצם את הזמן המושקע בהם, ולמצוא כל אחד מאיתנו את המשפטים שנוח לו איתם (הספר של ניומן עוזר בזה), כמו "אוי סליחה, ממש... אני פשוט לא יכולה כרגע", "זה דחוף? כי אני פשוט באמצע משהו כאן..." או למקרה שזה כן חשוב לכן אבל עכשיו זה תקוע באמצע משהו חשוב אחר שלכם: "זה ממש חשוב לי לשמוע את מה שאתה רוצה לספר לי, בוא ניתן לזה את הזמן והמקום, אני ממש רוצה להקשיב לך כמו שצריך, לא ככה כשאני על הדרך".
מוזמנים להציע את השיטות שלכם :)
על הכותבת:
טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.
באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....
בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.
בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?
לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):
לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.
לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.
לארגונים:
להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:
כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com
או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600
היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.
הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"
ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!
כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)
