על השקט בדוא"ל ועל השקט בראש: מייל ח"י-מ"ת

חופש. סדר. ארגון. רוגע. כל דבר במקומו... תענוג.

מה בתמונה? ככה נראית תיבת הדואר הנכנס בג'ימייל כשהיא ריקה.

אז מה הסיפור?

ככה אני מתנהלת. מה שאתם רואים זה צילום מסך של תיבת הדואר הנכנס בג'ימייל שלי בטלפון מהיום בבוקר.

זה לא שאין לי 5735 מיילים כמו רוב האנשים, יש לי... והרבה יותר מזה. רק שהם מסודרים, מטופלים, מתויקים. הם לא זרוקים בתהום של תיבת הדואר הנכנס. ויותר חשוב: הם לא זרוקים לי בראש. הארגון הזה מאפשר לי שקט פנימי, ריכוז, מחשבה בהירה, פניות ליצירה, שליפה יעילה לטיפול, נגישות מהירה למידע.

חלום.

אתם הולכים לעשות את אותו דבר אצלכם עם סיום קריאת הפוסט הזה.

זה בידיים שלכם, ולא מסובך בכלל.

המהפך הזה בחיי קרה לפני כמה שנים. לאחר שקראתי כמה ספרים שקיבלתי מהם השראה, כמו "לגרום לדברים לקרות" של דיוויד אלן ונחשפתי למרלין מן ממובילי גוגל, עם ה-Inbox zero. הבנתי את חשיבות הסדר בניהול העצמי והשפעתו על חוויית החיים שלנו. החלטתי שאני לא מוכנה לחיות יותר עם רעשי הרקע האלה של מיליון משימות קופצות בראש. הפנמתי את כוחו של "האינבוקס הלבן"...

לימים פיתחתי את דרך העבודה שלי לשיטה שקראתי לה חי"ה-מת"ה, ולאחרונה דייקתי אותה אף יותר, והיום שמה בישראל: מייל ח"י-מ"ת. שייפתי שייפתי, דייקתי דייקתי.. ויצרתי שיטה לטיפול ב"מתפרצות". "מתפרצות" הן כל ההפתעות שנוחתות עלינו במהלך היום, ללא שום תכנון ודורשות מאיתנו להיות שחקני טניס שצריכים לתת מענה לכל כדור שמגיע לעברנו - מיילים, טלפונים, הודעות וואטסאפ, מבקרים לא צפויים... אבל היום אני רוצה לשתף אתכם ביישום של ח"י-מ"ת בזירה של הדואר האלקטרוני, כשיטה לטיפול יעיל בזרימת מאות המיילים לתיבה שלנו.

קבלו באהבה:

כלל מס' 1: לעבוד עם תיקיות בדואר הנכנס.

שלא יהיו יותר מדי תיקיות (שלא ידרוש גלילה לחיפוש תיקיות בזמן התיוק או פתיחה של תיקיה לתיקיות משנה). נסו למפות את תחומי העשייה והדואר שלכם ופתחו תיקיות בצד. אצלי כמחצית הן תיקיות של העסק: חומר עיון, לקוחות, מדיה, ייעוץ עסקי וכו' ומחצית מהתיקיות הן תחומים אחרים בחיי: ילדים, בריאות, כלכלת משפחה, לימודים וכו'.

כלל מס' 2: לקבוע צמתים קבועים ביום לפינוי התיבה.

כמה דקות, לא צריך יותר מזה. לאנשים שמקבלים עשרות מיילים ביום תספיק רבע שעה כפול שלוש או ארבע פעמים ביום. א-ב-ל חוץ מחלונות הזמן האלה - לא נוגעים במייל, וגם לא מאפשרים לו להסיח את דעתכם: בטלו במסך של התראות על מיילים חדשים, ובטלו את המספר הקטן שמודיע כמה מיילים מחכים לכם.

כלל מס' 3: כשכבר התיישבתם לעבור על המיילים - פותחים כל מייל פעם אחת.

אחת! "שברת שילמת" - אחת שנפתח מייל - סופו יוכרע - אבל באינבוקס הוא לא יישאר יותר! נגמרו הימים שאני פותחת מייל, הוא מסתכל עליי, אני מסתכלת עליו, הוא מסתכל עליי, אני מסתכלת עליו, וזה נגמר בסגירתו עם "טוב, עוד מעט...". ואחרי כמה שעות שוב. ואז למחרת שוב, נכנסת לשאול מה שלומו וסוגרת... עד ש.. "עד ש" מה? או שייכנסו עשרות אחרים ואשכח ממנו או שאגיע לטפל בו בסוף אבל אחרי שסחבתי בראש את הטירדה של משימה פתוחה ולא מטופלת, ושלא לדבר על לא מעט דקות שבזבזתי בביקורים אליו ובקריאה שלו שוב ושוב (הכניסות והיציאות האלה הם תופעה שמוערכת במצטבר כבזבוז של 30-60 דקות ביום בממוצע! ידעתם זאת?)

כלל מס' 4: מיון התיבה לפי ח"י או מ"ת.

אוקי.. אסור לסגור את המייל בלי לעבד אותו - אז מהן האופציות? או שיימחק, או שיתוייק, או שיטופל ואז יתוייק. איך זה עובד? כאן בדיוק נכנסת השיטה: ח"י/מ"ת. כל מעטפה שנכנסת לתיבה שלנו היא או מייל ח"י (שדורש טיפול) או מייל מ"ת (שאין צורך בטיפול, רק לידיעה). כלומר ח"י/מ"ת הן ראשי התיבות של אופציות הטיפול. נתחיל עם המיילים שאינם לטיפול - המייל המ"ת:

מ - מחק > כל דואר הזבל, או משהו שנשלח לידיעתי אבל אין לי מה לעשות עם זה, לא מעניין, ולא דורש שמירה >> לגרור לפח! שאאאלום!

ת - תיוק > כל הדואר לתיעוד >> ארכיון/ הגדרת תיקיות (לא יותר מעשר!)

אבל לא כל המיילים הם לידיעה, בסופו של דבר אנשים עובדים אנחנו.. ויש לא מעט מיילים שאנחנו לא יכולים לנפנף, הם טומנים עבודה אמיתית בתוכם.. וזה המייל הח"י, אז קדימה, לעבודה:

ח - חסל > מיילים שבהם עליי לעשות דבר מה, אבל הוא קצרצר, כמו לתת תשובה או הנחיה בת שורה-שתיים למישהו, או לצרף קובץ שביקשו ממני, או הנחייה שצריך להעביר לטיפול של מישהו אחר, ממש משהו שלוקח 2-3 דקות >> את זה מחסלים מיד, לא משתהים. עונים מיד, ושולחים לתיוק או לאשפה. שאאאלום!

י - יומן > לא כל משימה היא "משימת תקתוק" של שתי דקות.. לפעמים במייל נחשפת בפניי משימה של רבע שעה, חצי שעה, שעה, שעתיים, יומיים של עבודה... ואז מה? >> ואז היומן נכנס לתמונה. אני פותחת את הקלנדר שלי ומכניסה לתוכו זמן עבודה עצמית על המשימה הזאת. ממש קובעת פגישה עם עצמי ועם המשימה "להכין מצגת...", "לכתוב הצעת מחיר...", "להגיש בקשה ל...". אם המשימה דחופה אנסה לשבצה היום-מחר, ואם לא - בהמשך ע"פ דחיפותה, לפעמים גם חודש אחרי אם זה לא משהו דחוף. איך עושים את זה טכנית? באווטלוק לוחצים על כפתור "פגישה", ובג'ימייל בעוד/צור אירוע - וזה "זורק" את המיל ליומן שלנו. ברגע שהמשימה הכבדה שובצה ביומן קרו שני דברים חשובים: ראשית, גדלה פלאים הסבירות שהמשימה תטופל בזמן המתאים וללא דחיינות, ושנית - היא מוסרת כלאחר כבוד מהאינבוקס לתיקייה הנושאית ולא משתתפת בקונצרט רעשי הרקע של חיינו. שאאאלום!

איך לגרום לזה לקרות?

כמה מילים ממני אליכם למי שקורא את זה עכשיו ואומר לעצמו "כן.. נו טוב... זה יופי אצלה.. אצלי אין סיכוי שאמצא זמן למיין עכשיו את אלפי המיילים שמחכים לי", הקשיבו נא לי... זה ישים! אני ממש מפצירה בכם לנסות! זה הרגל משנה-חיים, ואם זה לא מספיק כדי לשכנע אתכם לעשות את הצעד.. אז אני גם מצרפת טיפים של זהב לכאלו שאהבו ורוצים לראות גם בג'ימייל שלהם מסך ריק בתיבת הדואר הנכנס, ואומרים לעצמם "טוב נו אולי בכל זאת...בא לי גם!" - כמה פעולות תשתית לפני שמתחילים לעבוד עם הח"י-מ"ת:

1. ההחלטה - פנו שעתיים. רק שעתיים. סמנו אותם ביומן כפגישה עם עצמכם, קראו לפגישה הזאת "ח"י-מ"ת" ועקבו אחרי שני הצעדים הבאים.

2. התיקיות והארכיון - ארגנו את התיקיות הרצויות לכם, ובנוסף - פתחו עוד תיקיה שנקראת: "עד..." (ציינו חודש ושנה של החודש שעבר). גררו פנימה את כל המיילים מהאינבוקס ללא מיון, חוץ מהמיילים של החודש הנוכחי. גם ככה זה מיילים שאתם כבר לא תגיעו אליהם בשום דרך שאינה מנוע חיפוש, ומנוע החיפוש בלאו הכי מחפש גם בתיקיות צד. שימו לב לסדר הפעולות לפני הגרירה: בוחרים ב"בחר הכול" את כל המיילים באינבוקס; מסמנים כנקראו (שלא יהיו לכם מעטפות סגורות); גוררים ל"עד...". כך עד שתגיעו לאינבוקס לבן זמנית - זה לוקח כמה דקות. אחרי שתסיימו... נשאר לכם תכל'ס למיין רק את החודש האחרון לפי חי"ה מת"ה.

3. המיון לפי ח"י מ"ת - התחילו באימון של 21 יום, שאתם ממיינים את הדואר שלכם זריז ובקול רם: "מחק, תייק, תייק, מחק, מחק, יומן, חסל, תייק, חסל..." - ממש כמו משחק!

תוך כמה ימים אתם תראו שאתם עושים את זה כבר בלי הפתק ותתחילו ליהנות! ... ליהנות מתיבת דואר ריקה, מתחושת תנועה מדהימה בחייכם, מביצוע מהיר של משימות, מאי נקיפות מצפון על דחיינות, מפידבק מדהים מאנשים על התקתוק שלכם, ובעיקר בעיקר - משקט נפשי ופניות למחשבות ולעבודה על הדברים החשובים.

בהצלחה, אני כאן אם תצטרכו.

על הכותבת

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מנכ"לית, מייסדת, יועצת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש.

באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק יותר ובנחת....

בו בזמ"ן היא לא רק שיטה לניהול זמן, אלא שיטה לתפירת שיטה אישית לניהול זמן עבור המשתתפים.

בא לכם לפגוש אותנו ולקבל מכל הטוב הזה שיש לנו לתת לכם?

לקהל הרחב (לפרטיים+מארגונים):

לגרסת העמוקה - לפצח את נושא ניהול הזמן שלכם לאחת ולתמיד, ולבסס הרגלי ניהול זמן שיקדמו אתכם בכל תחום בחיים, קורס מאסטר לניהול זמן - התוכנית הכי יסודית ואפקטיבית שקיימת כיום בארץ.

לגרסה הקלילה - קורס דיגיטלי (3 פרקים מוקלטים, סה"כ 10 שעות לימוד) - ראו בחנות שלנו דיגיטלי עם טלי.

לארגונים:

להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר:

כתבו לנו בדוא"ל: talisegal@bobazman.com

או בטלפון: טלי - 052-9276510, תמי - 054-8142600

או פשוט להשאיר הודעה בוואטסאפ או באתר ונחזור.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן.

הדף שלנו בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ואם בפייסבוק עסקינן - אם אתם עדיין לא חלק מקהילת ניהול הזמן שלנו "להספיק יותר ובנחת"... אז קדימה!

כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)