• טלי סגל

מפת הלמידה בארגון - לפני ואחרי החלטה על עבודה היברידית

[פרסום 7 בסדרה: עבודה היברידית - עושים בחוכמה או שלא עושים בכלל]



נתונים שמצאנו בארגונים שונים:

- ארגון שיש בו 12 הורים מתוך 200 שיש להם תינוק עד גיל שנה.

- חברה שבה במסגרת מסוימת יש 30% מהעובדים שהם הורים לילדים עם צרכים מיוחדים.

- חברה (מייקרוסופט, הם פרסמו אז מותר לגלות...) - גילו ש50% מהתקשורת הדיגיטלית בין עובדים מתרחשת בין השעות 18:00-24:00 בערב/לילה.

- ארגון שיש בו 7 עובדים שנוסעים יותר משעתיים וחצי ביום הלוך/חזור.


"מה הקשר בין הנתונים האלה ללמידה ארגונית שנוגעת למדיניות היברידית?", תשאלו.

אה-אה!

אז בדיוק לשם כך התכנסנו כאן: זו רק הצצונת לתוצרים של למידה ארגונית שמשפיעה על תהליכי קבלת החלטות לפני קביעת מדיניות היברידית ארוכת טווח, ושם אנחנו רוצים להיות כאנשי למידה - שם: משפיעים על תהליכי קבלת ההחלטות האסטרטגי בארגון.


את הפוקוס הפעם אני רוצה לשים על תהליך הלמידה שתומך בתהליך האסטרטגי להחלטה על מדיניות היברידית בארגון.

מה אנחנו יכולים לעשות כאנשי למידה ארגונית בקומה האסטרטגית ובכלל?


אפתח בכמה מילים על עבודה היברידית ומודל הייחוס שלנו, כדי לתת תשתית לשיח ולהתוויית התהליך השלם.

לאחר מכן - נדבר על תהליך הלמידה הארגונית שמקדים לקבלת "ההחלטה ההיברידית", שבו בדרך כלל מצויים מי מאיתנו שאמון על הפיתוח הארגוני.

ובחלק האחרון - נעבור לתהליך הלמידה הארגוני שמגיע אחרי גיבוש המדיניות, לתמיכה, להטמעה, ומתן כלים לאנשים לעשות את זה יותר טוב. החלק שיעניין במיוחד את מי מאיתנו שאמון על פיתוח הלמידה.


החלטה על מדיניות היברידית לא מסתכמת ב"כמה ימים נעבוד מהבית וכמה מהמשרד?" אלא בסוגיות רבות כמו ניהול היברידי, תרבות ארגונית, מיצוי הפרודוקטיביות, ישיבות אפקטיביות, טיפול בשחיקה ובטשטוש גבולות בעבודה מהבית, תקשורת ואמון, החלטות תפעוליות, מדיניות איזון בית עבודה ו-well-being בארגון, שימור וגיוס הון אנושי, מדיניות רווחה, תפיסות מגדריות, אסטרטגיה עסקית, תשתיות ונדל"ן...

... מורכב!


המחקר תומך בכך שעבודה מהבית היא כלי מצוין גם לשיפור הפרודוקטיביות וגם לאיזון בית עבודה בו בזמן אבל צריך לדעת איך לעשות את זה.


התשתית: מודל "רואים 6/6"

תהליך הלמידה שארצה להציע, הוא חלק ממודל שקראתי לו "רואים 6/6" שנועד לתת את מפת הדרכים השלמה לעבודה היברידית אפקטיבית בארגון.

כשמו כן הוא - כולל שלושה שלבים:

  • 6 נושאים לאבחון - מבנה תהליך הלמידה שיאפשר החלטות חכמות לגבי המתכונת ההיברידית אצלכם.

  • 6 נושאים לקבלת החלטה - ממה מורכבת המדיניות ההיברידית בפועל.

  • תוכנית הטמעה יעילה - איך להפוך את המדיניות מתפיסה למציאות בפועל.




את המודל פיתחתי במסגרת לימודי תואר שני בייעוץ למדיניות איזון בית עבודה לארגונים (האקדמית ת"א-יפו), ועל סמך ניסיון עצום של שני עשורים בהתמחות בניהול זמן, פרודוקטיביות ואיזון בית עבודה במאות ארגונים, לעשרות אלפי עובדים ומנהלים.


לפני שנצלול למעטפת הלמידה, ואם תרצו ללמוד קצת יותר על התהליך האסטרטגי השלם, תיאור קצר של המודל עצמו (12 דקות מלאות ערך) תוכלו לקבל בסרטון הבא:



תהליך הלמידה הארגונית "לפני"

זה ש"אלה" בחרו במתכונת של יום אחד עבודה מהבית ו"ההם" עוברים ליומיים מהבית - זה לא אומר שזה מתאים גם לארגון שלכם! (וזה גם לא אומר שהם קיבלו את ההחלטה הנכונה עבורם...). וגם אם זה מתאים לכם - זה לא אומר שזה מתאים לכל חלקי הארגון....

נדרשת כאן עבודה מכינה של אבחון שיהווה בסיס לקבלת ההחלטות.

לתהליך הלמידה המקדים יכולות להיות מספר תועלות, הנה כמה לדוגמה:

  • לאפשר קבלת החלטה על המתכונת האופטימלית עבור הארגון

  • הבנת המקרים החריגים שיש לקחת בחשבון (כמו הטעימה של הנתונים בפתיח)

  • הבנת משמעויות קבלת החלטה על מרכיבים שונים

  • חזרה ודיוק בהגדרת המטרות של התהליך

  • הצפת שאלות לדיון בפורום ההנהלה במסגרת תהליך קבלת ההחלטות

  • איסוף נתונים אמפיריים שיאפשרו תמונת מצב ארגונית ממנה ניתן יהיה לגזור משמעויות מכל החלטה שתתקבל

  • צמצום גורמים מעכבי פרודוקטיביות - הן בבית והן המשרד

  • יכולת לעשות דיפרנציאציה בין תתי מסגרות בארגון לפני מאפייניהם

את תהליך הלמידה נעשה במגוון כלי הלמידה הארגונית המוכרים לנו - ראיונות, קבוצות מיקוד, סקר ארגוני - חובה!, איסוף דאטה וכו'.


הנושאים שנרצה לבדוק, אם כן, יהיו - לפי מודל "רואים 6/6", כמה צפוי... שישה:

1. אבחון פרופילי תפקיד - נחלק את הארגון לכמה "אוואטרים" ארגוניים בולטים ונבדוק לגבי כל תפקיד:

• יתרונות יחסיים בתפקיד לפי המשימות העיקריות שלו - מהן המשימות שלו שמתאימות יותר לבית ומהן המשימות שעדיף משרד?

• דפוס העבודה - האם לבד? עבודה בצוות? נותן שירות ללקוחות? מינונים של הדפוסים?

• מגבלות מיוחדות שמשפיעות בתפקיד על יכולת עבודה מהבית - כמו למשל תלות בציוד, סוגיות של אבטחת מידע וכו'.


2. מיפוי שעות פעילות

• מיפוי שעות עבודה בכל פרופיל תפקיד - כמה שעות ביום? ממתי עד מתי? משמרות פורמליות? משמרות א-פורמליות (תכלס עבודה בערבים...)? פיצול יום? עבודה מול חו"ל (שעון בינ"ל).

• פרופיל זמינות - פרק זמן קריטי לזמינות? זמינות למי? חלונות אי-זמינות פוטנציאליים?

• זמני נסיעות ביום - משך נסיעה ממוצע ארגוני, עובדים "בקצה".


3. למידת נושאים שקשורים בפרודוקטיביות - יעילות והספק

• מה למדנו על יעילות מהבית בתקופת הקורונה? חוויית פרודוקטיביות - מהזווית של העובד ומהזווית של המנהל? מדדי פרודוקטיביות?

• מעכבי פרודוקטיביות במשרד/בבית - כמו הסחות דעת שיש לתת להם את המענה

• מדדים להערכת תפוקה - המעבר מהעברה לפי תשומות להערכה לפי תוצאות - עד כמה קורה בפועל ואיך?


4. מיפוי מפת התקשורת הארגונית

• פלטפורמות ארגוניות ומאפייני תקשורת

• נוהלי דיווח קיימים

• קיום תשתית מתאימה בבית - את הרוב "סגרנו" בתקופת הקורונה, ובכל זאת, עכשיו כשעוברים לתצורה הקבועה... האם נרצה להוסיף/ לדרוש/ לשפות ובמה?


5. איזון בית עבודה

• מדדי שביעות רצון של עובדי ארגון בחתכים שונים - לפי תפקיד, לפי מחלקה, לפי ותק, לפי תנאי עבודה ...

פרופילים משפחתיים - כמו שעושים פרופילי תפקיד ולוקחים אותם בחשבון - כך ניקח בחשבון גם פרופילים משפחתיים בולטים, מקרים מיוחדים שנוכל לבוא בהם בצורה משמעותית כלפי עובד במסגרת המדיניות ההיברידית שנקבע

• אתגרי הערכת איזון בית עבודה ו well-being - לפי כל מרכיבי רווחת העובד בארגון


6. תרבות ארגונית וסקר עמדות

• תפיסות ניהוליות נפוצות בארגון? האם יש מנהלים עם תפיסות חריגות לגבי ההיברידי? מה הרוח הכללית של ההנהלה בתפיסה? מה המניע שלהם להכיל עבודה היברידית? מי המודל שלהם?

• מדדי השפעת מנהלים ישירים - עליהם יפול ויקום דבר... אחרי שהמנכ"ל סיכם מה שסיכם והופצה מדיניות כתובה... לפי המחקר אנו רואים שבסוף העובד בוחר/לא בוחר להשתמש בהטבות או נהנה/לא נהנה מהן בפועל כפונקציה של "שדרים" שהוא מקבל ממנהלו הישיר, עליהם נשים פוקוס מיוחד.

• תרבות ארגונית וסביבת עבודה - ערכים משפיעים, המצוי והרצוי, הסגנון התרבותי (תרבות אד-הוקרטיה, תרבות השבט, תרבות השוק וכו') והקשר למדיניות איזון בית עבודה.


רגע קבלת ההחלטה

כל תוצרי הלמידה הנ"ל, יוצגו למקבלי ההחלטות, והם יחליטו על המדיניות.

זה לא המקום להרחיב בתהליך קבלת ההחלטות - אבל כן אומר בהקשרנו: ככל שנעשה כאנשי הלמידה תהליך יסודי יותר, ונשאל את השאלות הנכונות, כך נוכל ממש להשפיע!

הלמידה צריכה להיות מוכוונת-נושאים-להחלטה, ולכן כדאי להכיר גם מהן ההחלטות שיש לקבל בסופו של דבר, שהרי הם המצפן של האבחון מראש...

לפי "מודל רואים 6/6" מדובר בשישה תחומים שעליהם יתבקשו הקברניטים לקבל החלטות, כחלק מן המדיניות:


ומכאן אנו חוזרים אל הלמידה והפעם בהקשר של ההטמעה.


תהליך הלמידה הארגונית "אחרי"

כאן מרכיב התפקיד הדומיננטי לאנשי הלמידה בארגון הוא למי שאמון על למידה והטמעה בארגון - את כל ההחלטות הנ"ל יש בסוף צריך לעטוף בלמידה שהפעם המטרות שלה מעט שונות, ויכולות להיות למשל:

- להכשיר לבבות - לרתום מנהלים ועובדים אל התהליך לטובת הטמעה יעילה בפועל.

- למנף את התכלית האסטרטגית של ההחלטות, ולהוריד מהמדיניות אל הביצוע - "האיך" ולא רק "המה" – לדוגמה: איך באמת מייצרים פרודוקטיביות בעבודה מהבית ופרודוקטיביות בעבודה בימים של המשרד, איך מתכננים שבוע היברידי בחוכמה וכו'.

- לייצר הסדרה ו"מצפן" לחזור אליו בתהליכי קבלת החלטות משלימים או עתידיים, לדייק את ההחלטות בתהליכי היזון חוזר.

- לעשות תהליך של אפקטיביות של המדיניות לאורך זמן - האם אחרי חצי שנה/ שנה /יותר - נמצא עדיין שזו המתכונת האופטימלית עבורנו?

לפי המטרות של העבודה ההיברידית שנגדיר ביציאה לדרך, למשל:

  • האם אנחנו באמת מצליחים לשמר עובדים? לגייס חדשים?

  • האם אנחנו באמת יותר פרודוקטיביים?

  • האם מדדי שביעות הרצון של העובדים שלנו היו בעלייה?


אני מניחה כאן מפה מסכמת לנוחיותכם של שלב ההטמעה:

תוכנית הלמידה לפי "רואים 6/6" - בהקשרי הדרכה והטמעה, כוללת את המרכיבים הבאים:

קדימה: גזור הדבק ולכו על זה!


לסיכום,

החלטה על עבודה היברידית בארגון היא החלטה אסטרטגית מהותית שתשפיע על התרבות הארגונית ועל תפוקות הארגון משמעותית.

מקומו של מנהל הלמידה בארגון - משתנה מארגון לארגון, גם בטייטל שלו, גם בתכולת התפקיד וגם בסמכויות. עם זאת, אני חושבת שבכל גרסה של התפקיד הזה, זו הזדמנות פז להיות אלה בארגון שמפשטים את התהליך עבור מקבלי ההחלטות ומסייעים להם בכך לקבל את ההחלטות הנכונות, מבוססות נתונים, וכמובן... התפקיד המסורתי של הכשרת הארגון וטיוב ההוצאה לפועל - המנטלית והמקצועית של הדירקטיבה הניהולית ושל ה"איך".

אנחנו, בכובעי הלמידה הארגונית השונים והמגוונים שלנו, יכולים לגרום לזה להיראות אחרת!


בהצלחה!!!




על הכותבת

טלי סגל, סגן-אלוף במיל', מייסדת ומרצה בכירה ב"בו בזמן" - בית התוכן להדרכת ניהול זמן וניהול עצמי, ויועצת לארגונים בנושא עבודה מהבית. באה לעשות לכם סדר במשימות ובראש - לבחור נכון, להספיק הרבה יותר ובנחת....


לפרטים נוספים וליצירת קשר להזמנת הרצאות וסדנאות לארגונים או לקבלת הצעת מחיר: דוא"ל: talisegal@bobazman.com , או בטלפון: טלי - 052-9276510, ויקי - 050-7166772.

היכנסו להתרשם וללמוד גם באתר האינטרנט שלנו בתוכו תוכלו לקרוא גם המלצות של משתתפי ההדרכות של בו בזמן, ומגוון הדרכות ניהול זמן לארגונים בימי הקורונה.


הדף של "בו בזמן" בפייסבוק: "בו בזמן – הדרכות ניהול זמן מבית טלי סגל"

ועוד בפייסבוק, גם הקבוצה שלנו: "להספיק הרבה יותר ובנחת- קהילת ניהול זמן"


ליווי והדרכה לארגונים בתהליכי עבודה היברידית - ראו כאן.



כרגיל.. מאחלת לכם "לבחור נכון, להספיק יותר, ובנחת" :)


_____________________


פרסומים בסדרה "עבודה היברידית עושים בחוכמה או שלא עושים בכלל" -

עד כה -

  1. סיכום המחקר החלוצי של סטנפורד, 2014: 13% יותר פרודוקטיבי לעבוד מהבית!

  2. אילו מדינות, ואילו מקצועות, מתאימים יותר לעבודה מהבית?

  3. בשבחה של מדיניות העבודה ההיברידית - גם וגם!

  4. בואו נעשה זום-אין על עייפות הזום

  5. עבודה מרחוק - לא רק מהבית

  6. עבודה מהבית כדוגמה לפרקטיקה במדיניות איזון בית עבודה (לפני הקורונה)

  7. תהליכי למידה ארגונית במדיניות היברידית


מה אני מבשלת לכם להמשך? יש למה לחכות...

8. תהליכי ההבדלים בין דוריים בתפיסת איזון בית-עבודה

9. איזון בית עבודה - לא רק להורים לילדים קטנים

10. טשטוש הגבולות בעבודה מהבית

11. עבודה היברידית - היבטים משפטיים

200 צפיות
Featured Posts